La función de Gestión de Ingresos por Horas de ITM Platform permite el cálculo automático de ingresos basados en horas. Esta funcionalidad se aplica tanto a servicios como a proyectos, ofreciendo flexibilidad en cómo se estiman y facturan los ingresos.
Conceptos clave:
- Gestión de ingresos: Funcionalidad general para la gestión de ingresos, que incluye el Reconocimiento de ingresos.
- Ingresos manuales: Ingresos agregados manualmente, sin cálculos.
- Ingresos por horas: Calculados con base en las horas estimadas o reales trabajadas.
- Horas no facturables: Tiempo registrado por los usuarios que no genera ingresos.
- Sustitución de perfil profesional: Un perfil profesional que se puede asignar a un usuario en una tarea en lugar de su perfil profesional predeterminado.
Ingresos por horas
Los Ingresos por Horas automatizan el proceso de generación de ingresos basados en esfuerzos estimados u horas reales trabajadas en un proyecto o servicio. Mejora la gestión de ingresos al permitir alternar entre facturación por tareas o recursos, incorporando horas no facturables cuando sea necesario.
Conceptos clave:
- Horas estimadas: Se utilizan para predecir los ingresos antes de que se complete el trabajo real.
- Horas reales: Reflejan el esfuerzo real realizado y ajustan los ingresos en consecuencia.
Configuración del proyecto para ingresos por horas
Para habilitar los ingresos por horas para un proyecto, siga estos pasos en la página General del proyecto:
- Habilitar ingresos: Debe estar activado. Si el método de ingresos reales se basa en tareas o recursos y ya se han creado ingresos, esta opción se bloqueará e impedirá futuros cambios.
- Seleccionar el método de ingresos reales: Elija entre:
- Solo manual: Requiere la introducción manual de montos.
- Basado en tareas completadas: Calcula automáticamente los ingresos en función de las tareas completadas en el período seleccionado.
- Basado en recursos: Calcula los ingresos en función de las horas registradas por recursos individuales durante el período seleccionado.
Tras generar los ingresos por horas, no se podrá cambiar el método.
- Horas estimadas vs. reales: Estas opciones se habilitarán si los ingresos por horas se basan en tareas o recursos. Configuran la opción predeterminada al crear ingresos.
- Permitir cambios por ingreso: Esta opción permite que el usuario que crea el ingreso elija entre horas estimadas o reales para ese ingreso específico.
- Permitir a los usuarios agregar horas no facturables: Si esta casilla está marcada, los usuarios con permisos podrán registrar horas no facturables para el proyecto, lo que hará que estas horas se excluyan de los cálculos de ingresos por horas.
Creación de ingresos por horas
El proceso de creación de ingresos por horas depende de si el proyecto está configurado para tareas o recursos:
- Navegue a la sección Ingresos.
- Haga clic en Crear ingresos por horas.
- Aparecerá un pop-up según la configuración del proyecto, mostrando tareas completadas o recursos para el período seleccionado.
- Selecciona el mes de facturación. Si la configuración del proyecto lo permite, elija entre horas estimadas o reales.
- Las tareas o recursos facturados previamente estarán marcados y no se podrán facturar nuevamente.
Cálculos de facturación
- Basado en tareas completadas:
- Horas estimadas: El precio de la tarea se calcula a partir de la tarifa de facturación del perfil profesional en el proyecto multiplicada por las horas estimadas de cada tarea.
- Horas reales: El precio de la tarea se basa en la tarifa del perfil del proyecto, multiplicada por las horas reales trabajadas (excluyendo las horas no facturables).
- Basado en recursos:
- Horas estimadas: Multiplica las horas estimadas registradas por cada usuario por la tarifa del perfil del proyecto (aplicada a empleados o proveedores).
- Horas reales: El mismo cálculo se aplica a las horas reales trabajadas, excluyendo las horas no facturables.
Asignar un perfil de facturación diferente a una asignación de usuario-tarea
Para asignar un perfil de facturación diferente a un usuario para una tarea específica:
- Vaya a la pestaña Esfuerzo de la tarea.
- En la sección Asignar por miembro del equipo, hay una columna de Perfil de facturación disponible para cada usuario. Inicialmente, coincidirá con su perfil profesional.
- Cambie el perfil de facturación para la tarea si es necesario.
Horas no facturables
Las horas no facturables permiten a los usuarios registrar tiempo que no se incluirá en los cálculos de ingresos por horas cuando se utilizan horas reales.
Pasos para habilitar horas no facturables:
- Asegúrese de que el proyecto tenga habilitada la opción Permitir a los usuarios agregar horas no facturables.
- Los usuarios con este permiso verán opciones para registrar tanto horas facturables como no facturables en la hoja de tiempo para cada tarea.
- Los usuarios pueden agregar notas sobre las horas registradas en la sección de Comentarios.
Configuración y parámetros
Parámetros de horas no facturables
Para que los usuarios puedan registrar horas no facturables en sus proyectos y servicios, es necesario habilitar esta funcionalidad en su entorno tanto en los modelos de ingresos de proyectos como en los de servicios.
Para ello, debe acceder a Configuración > Parámetros > Parámetros de Proyectos / Servicios > Modelos, y seleccionar la opción «Permitir a los usuarios añadir horas no facturables».
No obstante, se debe tener en cuenta que, para habilitar el ingreso de horas no facturables en un tipo específico de proyecto o de servicio, es necesario acceder a Parámetros > Parámetros de Proyectos / Servicios > Tipo de Proyecto / Servicio, y seleccionar la opción «Permitir a los usuarios añadir horas no facturables».
Así, los administradores podrán tener control sobre aquellos tipos de proyectos y servicios en los cuales las horas no facturables estarán habilitadas y realizar cambios y actualizaciones según sus necesidades.
Parámetros del proyecto y Parámetros del servicio
Las secciones de Parámetros del proyecto y Parámetros del servicio permiten a los administradores definir los métodos predeterminados para calcular los ingresos por horas. Estas configuraciones se estructuran en dos áreas principales:
Pestaña de modelos:
- Esta pestaña proporciona opciones para establecer los valores predeterminados a nivel de empresa, tales como:
- Método de ingresos reales: Configurado como “Por horas basado en tareas completadas”.
- Horas no facturables: Habilitar globalmente para contabilizar el tiempo que no debe facturarse.
- Opción de sobrescribir: Permitir a los gerentes de proyectos o servicios sobrescribir las configuraciones a nivel de empresa seleccionando “Permitir que las configuraciones del proyecto/servicio sobrescriban esta configuración”.
Tipo de proyecto/servicio:
- Se pueden aplicar diferentes configuraciones según el tipo de proyecto o servicio. Por ejemplo:
- Proyectos de transformación: Pueden no requerir seguimiento de ingresos.
- Proyectos de consultoría: A menudo requieren facturación por horas.
- Proyectos de construcción: Podrían usar facturación basada en tareas. Cada tipo de proyecto/servicio puede heredar los métodos a nivel de empresa o personalizarlos para adaptarse a necesidades específicas.
Los tipos de proyecto son visibles en la pestaña ‘General’ de cada proyecto:
La gestión de ingresos por horas permite controlar y optimizar sus flujos de ingresos de manera precisa, asegurando que cada tarea y recurso contribuyan de forma transparente y medible a la rentabilidad del proyecto.