Creación de informes y gráficos con datos de ITM Platform en Excel: acceso básico y uso de Power Query

ITM Platform se puede conectar fácilmente con herramientas de análisis de datos para elaborar informes y gráficos de proyecto y automatizar la creación de cuadros de mando a medida.

Esta guía demuestra el uso de Microsoft Excel 2016, que incluye Power Query. Los pasos se pueden ver con mayor detalle en este vídeo:

Requisitos para completar este tutorial:

  • Microsoft Excel,
  • Entorno activo de ITM Platform
  • Usuario de ITM Platform con acceso a la información que se quiera analizar.

Además, debido a que la conexión con Excel utiliza la API de ITM Platform, es conveniente tener cierta familiaridad con sus métodos y funciones. Toda la documentación se puede consultar en http://developers.itmplatform.com/.

Nota: Los pasos descritos en esta guía sólo deben llevarse a cabo una vez para configurar la conexión. A partir de ese momento Excel actualizará automáticamente los datos desde ITM Platform.

Ejemplo:

  • Proyectos analizados: Todos los proyectos activos el 7 de mayo de 2017
  • Objetivo: Conocer el porcentaje de avance sobre calendario en contraste con el último avance reportado por el responsable del proyecto.

Nota: ITM Platform no calcula automáticamente el porcentaje de avance sobre el calendario (es decir, el porcentaje de tiempo transcurrido desde el inicio del proyecto sobre el total del tiempo estimado para el mismo). Sin embargo, este valor se puede calcular fácilmente con la siguiente fórmula:

% Calendario = (hoy-fecha inicio)*100  / (fecha fin – fecha inicio)

Paso 1 – Identificar los métodos de la API de ITM Platform

Antes de poder empezar, hay que identificar en http://developers.itmplatform.com/ los métodos que se van a utilizar. En este ejemplo, se utilizan los siguientes:

Primer método: Autenticación (get authentication): http://developers.itmplatform.com/documentation/#authentication-1

En este ejemplo se usan los siguientes datos de acceso para la autenticación:

La URL se construye con el siguiente formato:

https://api.itmplatform.com/ORGANIZACION/login/USUARIO/CONTRASEÑA

Por lo tanto, el método para este caso será:

https://api.itmplatform.com/itmrozas/login/elon.musk@itmplatform.com/12345

Segundo método: Proyectos (get projects): http://developers.itmplatform.com/documentation/#projects

El método para obtener los proyectos devuelve los datos del listado completo de proyectos.

Paso 2 – Crear la consulta básica desde Excel

Para acceder a Power Query desde Excel, basta con indicar una fuente de datos. En este caso, se debe seleccionar a ITM Platform como fuente externa, desde la web.

En el cuadro que aparece se debe introducir la URL de autenticación, que tiene el mismo formato visto más arriba:

https://api.itmplatform.com/ORGANIZACION/login/USUARIO/CONTRASEÑA

Al aceptar la fuente, Excel arrojará los datos de autenticación, que incluyen el “token” de autorización

A continuación, desde el editor avanzado de Power Query, en el menú de Inicio, se puede añadir la URL de los proyectos.

El editor avanzado carga el interfaz de Power Query y permite añadir código en el lenguaje “M” o “Get & Transform”. Aunque no es necesario conocerlo, a continuación se darán claves básicas para poder manejarlo con éxito.

Si todo ha ido bien, el editor debería mostrar la siguiente información:

Let

    Source = Json.Document(Web.Contents(«https://api.itmplatform.com/itmrozas/login/elon.musk@itmplatform.com/12345»))

in

    Source

Así se indica que la llamada a la URL de autenticación se almacena en la variable Source. Este es el elemento imprescindible para que Excel pueda “llamar a la puerta” de ITM Platform y extraer los datos.

A continuación, hay que indicar qué datos deben ser extraídos. En este caso, se añade la URL de proyectos. Para poder ver sólo los proyectos que estén abiertos el 7 de mayo, se añade el siguiente filtro de búsqueda al final de la URL:

?ProjectStartDate=lt:2017-05-08T00:00:00Z&ProjectEndDate=gt:2017-05-06T00:00:00Z

con lo que quedará como sigue:

https://api.itmplatform.com/itmrozas/projects/?ProjectStartDate=lt:2017-05-08T00:00:00Z&ProjectEndDate=gt:2017-05-06T00:00:00Z

Para que Power Query pueda utilizar la autenticación y hacer la consulta de proyectos, hay que reemplazar el código anterior por este:

Let

myToken = Json.Document(Web.Contents(«https://api.itmplatform.com/itmrozas/login/elon.musk@itmplatform.com/12345»)),

    Source = Json.Document(Web.Contents(«https://api.itmplatform.com/itmrozas/projects/?ProjectStartDate=lt:2017-05-08T00:00:00Z&ProjectEndDate=gt:2017-05-06T00:00:00Z», [Headers=[token=myToken[Token]]]))

in

    Source

El resultado de la consulta muestra registros que se deben transformar en una tabla. Se puede activar esta opción haciendo clic en el botón derecho del ratón.

A continuación, se seleccionan las columnas oportunas.

Como se van a realizar cálculos con la fórmula de fecha, es conveniente especificar el formato para los campos de fecha. Para ello, se selecciona cada campo de fecha y la opción de fecha/hora/zona.

De modo que ya tenemos un listado de los proyectos que cumplen nuestras condiciones

Paso 3 – Añadir los datos calculados

Es ahora cuando se puede calcular lo que estábamos buscando: el porcentaje de avance sobre el calendario. Recordemos que se basa en la fórmula:

(hoy-fecha inicio)*100  / (fecha fin – fecha inicio)

El cuadro de diálogo ya ofrece todo lo que hace falta. Tan sólo hay que añadir la fecha actual, que se obtiene con la función de Power Query: DateTimeZone.FixedLocalNow().

El resultado es una columna en la que se ha calculado el dato que necesitábamos

Paso 5 – Guardar y visualizar

Una vez que la consulta arroja el dato calculado, se puede guardar y cerrar el archivo de Power Query.

Para visualizar el resultado, Excel permite tanto acceder a la tabla completa de los datos de la consulta como elaborar gráficos.

En el ejemplo se crea un gráfico dinámico a partir de la consulta, desde el menú . Insertar /  Gráfico Dinámico /  Usar fuente de datos externa. A partir de ahí se cargan las conexiones existentes, lo que debería mostrar la consulta anterior.

El resultado no es otro que un gráfico que compara el avance real con el avance sobre el calendario.

Paso 6 – Uso posterior

Para acceder a los datos siempre actualizados y en tiempo real, basta con hacer clic en  Refrescar desde el menú de  Datos.