Diagrama de Gantt

by | dez 28, 2020

Gantt Chart

 

O gráfico de Gantt será exibido em projetos em cascata

Barra de ferramentas

  • Crie uma nova tarefa
  • Editar uma tarefa
  • Desfazer – Refazer
  • Collapse – expandir todos os resumos
  • vZoom in-out
  • Zoom to fit
  • Navegue por períodos de tempo
  • Mostrar linha de base ativa
  • Crie uma nova baseline
  • Agende tarefas automaticamente por dependências(toggles on/off)
  • Agende tarefas selecionadas por dependências (one time)
  • Defina a duração da tarefa com base no esforço estimado (consulte a seção de duração baseada no esforço para mais informações)
  • Mostrar caminho crítico
  • Pesquisar tarefas por nome
  • Importar do MS Project
  • Exportar para PDF

Menu contextual

Quando você clica com o botão direito do mouse em uma tarefa, um menu mostra as várias opções disponíveis, como editar a tarefa, filtrar por nome, adicionar uma tarefa, recuar, recuar ou excluir.

A disponibilidade de algumas dessas opções está condicionada às características da tarefa:

  • Uma tarefa não pode ser excluída se tiver uma equipe atribuída, riscos associados ou problemas associados
  • A opção de recuo estará disponível se a tarefa anterior puder ser convertida em um resumo. Por exemplo, se a tarefa anterior tiver uma equipe atribuída, a opção de recuo não será habilitada

Colunas

Você pode personalizar o layout da seção de colunas (painel esquerdo) clicando com o botão direito no nome de qualquer coluna. Serão apresentadas a você várias opções

  • Filtro
  • Selecione quais colunas você deseja exibir
  • Classifique por uma ou várias colunas

Sua visualização personalizada será salva e estará disponível em sua próxima visita. Limpar o cache do navegador fará com que suas preferências sejam redefinidas para a configuração padrão.

Edição de tarefas

Você pode editar uma tarefa clicando no botão editar enquanto estiver posicionado na tarefa, clicando com o botão direito na tarefa e selecionando “Editar” ou clicando duas vezes na barra que representa a tarefa no painel direito de Gantt

A maioria das opções exibe informações sobre a tarefa e são autoexplicativas. No entanto, alguns campos requerem mais explicações:

  • GERAL → Esforço: campo somente leitura exibindo a soma de todos os esforços estimados do usuário. Não inclui o esforço não atribuído se a tarefa tiver algum.
  • GERAL → Agendado manualmente: marcado por padrão, permite que os usuários agendem a tarefa manualmente. Desmarcado, irá agendar por dependências automaticamente.
  • ECURSOS: Você pode definir a porcentagem e o número de horas para cada recurso. Consulte a seção de duração baseada no esforço para mais informações.
  • AVANÇADO: Você pode aplicar restrições para suas tarefas. Observe que, na criação da tarefa, uma restrição “Não iniciar antes de” será definida para a data de início da tarefa. Se você removê-lo, a tarefa começará seguindo suas dependências, ou na data de início do projeto se não houver dependências.

Dependências de tarefas

Você pode definir dependências entre as tarefas em todas as suas formas (início-término, início-início, término-início, término-término) e definir o número de dias de avanço ou atraso entre eles.

Existem três maneiras de fazer isso:

  1. Passe o mouse sobre a barra de tarefas de início e arraste o círculo até seu sucessor. Você pode clicar duas vezes na seta criada entre as tarefas para editar a dependência.
  2. Exiba as colunas predecessora e sucessora e adicione a tarefa para a qual deseja criar uma dependência. Você pode adicionar um sufixo para indicar a direção da dependência (SS, SF, FS, FF) mais ou menos o número de dias no caso de precisar adicionar um lead ou um lag.
  3. Edite a tarefa e use as guias Successors e Predecessors.
  4. Observe que, depois que as dependências forem estabelecidas, não será possível converter uma tarefa em uma tarefa resumo.

Duração baseada no esforço

Você pode definir a duração da tarefa com base nos esforços estimados da equipe atribuída.

Para tal, em Editar RESOURCES da tarefa defina a percentagem de dedicação e o número de horas que estima que a tarefa irá necessitar para cada membro. Em seguida, selecione a tarefa ou tarefas e clique no ícone da barra de ferramentas “Definir a duração da tarefa com base no esforço”    . Como resultado, a tarefa definirá automaticamente a duração para o número de dias do membro da equipe que levará mais tempo.

Por exemplo, uma tarefa tem dois usuários, ambos com 40 horas estimadas. Essa configuração fará com que a duração da tarefa seja de cinco dias. Se você alterar o percentual de um deles para 50%, a tarefa levará dez dias.

Cálculo de progresso

Tarefas de resumo e progresso calculado do projeto mostrarão o progresso de acordo com o método de cálculo de progresso aplicado ao projeto.

Cada resumo terá seu “% Concluído” atualizado quando uma das subtarefas for atualizada. Da mesma forma, o “Progresso Calculado” localizado no canto superior direito da página também será atualizado. Observe que o campo “% Concluído” à esquerda só será atualizado quando você salvar com a opção “Criar um relatório de progresso automático” marcada.

Ao salvar o gráfico de Gantt, você o disponibiliza para outros usuários e aciona algumas outras ações:

  • Os membros da equipe serão notificados de acordo com suas preferências de comunicação
  • A distribuição de horas estimada será recalculada se necessário.

When you save the Gantt chart, you make it available for other users and trigger some other actions:

  • Team members will be notified according to their communication preferences
  • Estimated hour distribution will be recalculated if need be.

Horário de trabalho semanal e configuração de fim de semana

by | dez 16, 2020

Weekly working hours and weekend configuration

In ITM Platform, you can create different working hours and set up non-working days for each week (weekends).

Weekly working hours

In the section ORGANIZATION → USER MANAGEMENT → Working hours, you will find a default working hour setting created with eight working hours from Monday to Friday.

Optionally, you can create different weekly working hours configurations. For example:

  • America office (default): Monday to Friday, 8 hours daily
  • Middle East office: Sunday to Thursday, 8 hours a day
  • hird-level backup staff: Monday to Saturday, 6 hours a day

After the working hour schedules are created, you can assign them to users.

How working hour schedules affect users

Estimated hour distribution: When you assign a schedule to a user, the estimated hours for each task will be evenly distributed over their duration, proportionally to the working hours of each day. Non-working days reflected in the user’s calendar will be excluded.

For example, an estimated 10 hours assigned to a user over five days will have an projected distribution of two hours per day.

Timesheet: days of the week marked with zero hours will be marked as non-working in the timesheet.

Weekends

Days marked with zero hours in the section ORGANIZATION → USER MANAGEMENT → Working hours will be considered weekends and will be non-working.

To what weekends affect

Duration of tasks and projects: Days marked with zero hours at the default working hours schedule will be considered non-working in calculating task durations.

For example, a task that goes from Tuesday to next Monday in an organization whose default working hours schedule in the previous example is “America office” will last five days, as Saturday and Sunday are non-working.

The tasks’ duration will also take into account the non-working days indicated in the organization’s default calendar. In the previous example, if Thursday were a public holiday, the task’s duration would become four days.

Task duration is displayed in several ITM Platform sections, such as the Gantt chart, task list, project list, and reports.

Timesheet: the days of the week marked with zero hours, will be marked as non-working in the time timesheet.

Modelo de previsão de receitas

by | set 2, 2020

When you create revenue, you can fill in the revenue projected amount within the “Revenue Projection” section. This value will be displayed within the application regardless of the revenue status and can be used to compare the projected amount with the actual amount.

You can configure how the revenue projected amount will be filled in:

  • Manual: the projected amount will be typed. The currency can be changed to any of the enabled currencies
  • Based on completed tasks: The projected revenue amount will be based on the tasks completed per period. Users will be presented with a pop-up to select which tasks to include.
    Each task will add its value, which is calculated multiplying the estimated hours by the bill rate of the categories involved

 

Configuration

 There are three locations where you can set your preferences for revenue projected amount, from a higher level to the project itself:

For the whole company, in Configuration Configuration

  1.  Project Parameters → Methods.
  2. By project type, in Configuration → Project Parameters → Project Type.
  3. By project, in the General section of the project. This option will only be available if the option “Allow project settings to override this configuration” was ticked at the company level

At any of those levels, you will be able to set your preference for the way revenue projected amount is filled in

Reconhecimento de receitas

by | set 2, 2020

Introduction to Revenue Recognition

Contents

 

Introduction to Revenue Recognition

Revenue Recognition is part of the Project Revenue Management feature in ITM Platform, which includes plan revenue, recognize revenue, actual revenue processing, and perform project account closure and financial analysis within the project life cycle.

Revenue recognition is an accounting principle that identifies the specific conditions in which revenue is recognized. The revenue recognition concept is part of accrual accounting and establishes that revenue should be recorded when it has been earned, not received.

Revenue versus cash timing:

  • Accrued revenues are used for transactions in which goods and services have been provided, but cash has not yet been received.
  • Deferred revenues reflect situations in which money has been received, but goods and services have not been provided.

Recognition principles are extensively outlined in IFRS and U.S. GAAP.

ITM Platform provides the following project revenue recognition methods.

  • Percentage-of-completion
  • Linear Distribution by Milestones
  • Fixed Price per Period
  • Bill Rate per Estimated Hours
  • Direct Revenue Recognition

The revenue recognition feature will distribute the total project revenue budget within the different periods of the project. Each method will use different formulas to calculate revenue recognition for each period.

You can choose to apply the same method for all projects in your company, specify a method per project type, or specify the method project by project. Before describing each of the methods, let us clarify the concepts of periods, actuals, forecast, amounts, percentages, how they apply to projects and how they affect revenue recognition.

Periods

Intuitively, you can tell a period is a range of time between two dates. ITM Platform identifies periods as days, weeks, or months. Months are more generally used for accounting and financial analysis purposes.

When a project is created, so are the periods. For example, say a project starts on November 15th and ends on February 10th. It will have four periods: November, December, January, and February.

Whenever a Revenue Recognition is made, it will apply to one period. Therefore, you will be able to recognize revenue for each month, using the method of your choosing.

Actuals and forecast

When you select a revenue recognition method, establish a revenue budget, and set the project start and end dates, the system will automatically create a forecasted revenue recognition per period.

Forecasted revenue recognition is the expected revenue recognition for a future period. The forecast can use the revenue recognition method applied to the project or, if you configure it that way, it can just make a homogeneous distribution along all periods.

Once forecasts have been calculated, you can create an actual revenue recognition, starting with the first period.

Actual revenue recognition is usually applied to past periods and represents the revenue that has been recognized.

Amounts and percentages

Whenever revenue recognition is made, it will generate four relevant values per period: amount and percentage both for the period and accumulated to the project.

Let’s see an example:

The project has a revenue budget of 100,000 $ and has four periods. Let us assume each period will have the same revenue recognition of 25,000 $ each.

  • Revenue recognition amount for the period: the amount of money recognized on the period. In our example, this will be 25,000 $.
  • Accumulated revenue recognition amount: the amount of money recognized from the beginning of the project until that period. On the third period, it will be 75,000$
  • Revenue recognition percentage for the period: the proportion of the revenue recognition amount for the period over the total revenue budget. In our case, 25%
  • Accumulated revenue recognition percentage: the proportion of the accumulated revenue recognition amount for that period over the total revenue budget. On the third period, it will be 75%

 

Revenue Recognition Methods

Percentage-of-completion

This method calculates revenue recognition multiplying the project progress during the period by the total revenue budget.

Linear Distribution by Milestones

This method is based on “Revenue Milestones”. The value of each milestone is the proportion of its estimated hours within the project, multiplied by the total revenue budget

As opposed to the percentage-of-completion method, each milestone will consider a linear distribution of progress along time and will apply that percentage to-date to the milestone value, regardless of the progress reported.

Fixed Price per Period

This method will divide the total revenue budget by the number of periods within the project, applying the same revenue recognition amount per period.

Bill Rate per Estimated Hours

This method recognizes the revenue as the result of multiplying the bill rate per professional category by the estimated hours of each task, factoring in the progress task as the proportion for that period.

Direct Revenue Recognition

This method recognizes all revenue, regardless of their status.

 

Getting Started with Revenue Recognition

Configuration

There are three parts where you can set your preferences for revenue recognition, from a higher level to the project itself:

  1. For the whole company, in Configuration → Project Parameters → Methods
  2. By project type, in Configuration → Project Parameters → Project Type.
  3. By project, in the General section of the project. This option will only be available if the option “Allow project settings to override this configuration” was ticked at the company level

Regardless of the level at which you configured the settings, these are the options you can configure:

  • Revenue Recognition Method: any of the methods offered by ITM Platform.
  • Forecast Recognition Method: use the same as Revenue Recognition Method or create a linear distribution over the future periods.
  • Revenue Recognition Periods: Months or weeks.
  • Whether the actual revenue recognition amount can be manually changed or not.

Project requirements to work with revenue recognition

Once you have chosen the options that best meet your needs, make sure your project has the necessary information:

  • Your project has both start and end dates. Otherwise, the system will not be able to create the periods.
  • Your project has a total revenue budget. You can set this value in the Budget section of the project, clicking on the “Edit Top-Down Budget” button.

Accessing the revenue recognition feature

If your project meets the requirements, it will show a new “Revenue Recognition” section under “Revenue”

There are two main subsections on this page:

  • Summary, which provides with condensed and graphical data about the current revenue recognition status
  • Revenue Recognition Periods, which will display a list of all actual and forecasted revenue recognition periods

The button “Add New Revenue Recognition” button will convert the next forecasted revenue recognition into actual revenue recognition.

You will be able to add a description and, if it was configured that way, change the period amount.

Once you save, the line will turn into actual revenue recognition, and the next forecasted period will be next to become actual.

Actual revenue recognitions can be deleted from the list in the reverse order they were created. A user with enough permissions can lock actual revenue recognition lines, so they cannot be changed or deleted.

 

 

Gerenciamento de riscos e incidentes

by | abr 27, 2020

Gerenciamento de riscos e incidentes

Principais conceitos usados neste documento

  • Um risco é um potencial evento futuro que pode ter um impacto negativo em um projeto.
  • O nível de risco é determinado pela probabilidade de um risco ocorrer e pelo impacto que ele terá. Ambos são parâmetros que podem ser configurados.
  • Ao aplicar um plano de mitigação, reduzimos a probabilidade de ocorrência do risco.
  • Quando criamos um plano de contingência, não alteramos a probabilidade de ocorrência do risco, mas planejamos como controlar o impacto, caso isso ocorra.
  • Um incidente é um evento que afeta o projeto. Quando o plano de mitigação de riscos falha, você pode escalar o risco para um incidente.
  • Os incidentes podem ter naturezas diferentes. A ITM Platform fornece três tipos predefinidos de incidentes:
    • Um problema, um fato inesperado que afeta as previsões para a entrega do projeto ou serviço
    • Uma solicitação de mudança, ajuste nas especificações, afetando a entrega do projeto
    • Um bug, problema que afeta a funcionalidade do serviço ou produto
  • Tarefas afetadas pelo risco: tarefas existentes comprometidas pelo risco e qual a forma: escopo, orçamento ou cronograma.
  • Tarefas para enfrentar o risco: tarefas criadas para gerenciar, mitigar ou agir no plano de contingência.
  • Tarefas afetadas pelo problema: tarefas existentes afetadas pelo problema e como: escopo, orçamento ou cronograma.
  • Tarefas para resolver o incidente: tarefas criadas para resolver o problema.
  • O gerente de risco ou incidente: a pessoa encarregada de monitorar o risco ou lidar com o problema. Tarefas para lidar com riscos ou problemas também podem ter seus próprios gerentes e membros da equipe.
  • Resolução do incidente: conjunto de dados que reflete como o problema foi resolvido ou tratado. Inclui mudanças no custo, cronograma ou escopo do projeto.

Esta é uma visão geral do que explicaremos nas próximas seções.

Configuração

A ITM Platform oferece configurações predefinidas que permitem começar a usar o recurso de risco e incidente imediatamente. Se você precisar alterar a configuração, vá para a guia do menu CONFIGURAÇÃO, seção PARÂMETROS.

Parâmetros de risco

A seção mais relevante sobre parâmetros de risco é encontrada na guia nível de risco.

Lá você pode modificar os valores de impacto de risco ou criar novos. Por exemplo, alto, médio-alto, médio-baixo e baixo.

O segundo parâmetro é a probabilidade de risco, que, semelhante ao impacto do risco, possui valores que podem ser personalizados para atender às suas necessidades.

Por fim, a seção de nível de risco permite que uma empresa defina seus próprios limites para os níveis predefinidos alto, médio e baixo. O nível de risco será calculado multiplicando o impacto pela probabilidade, o que resultará em um dos níveis de risco existentes.

Por exemplo, suponha que o limite para atingir o nível de risco médio seja 25 e alto seja 35. Se um risco for marcado com um impacto de 4 e uma probabilidade de 7, o nível de risco resultante será 28. Portanto, médio.

Além do nível de risco, impacto e probabilidade, você pode personalizar o status e o tipo de risco.

Parâmetros de incidentes

O tipo do incidente o ajudará a identificar a natureza do problema, além de classificar as alterações nos custos e agendar por tipo. A plataforma ITM vem com três tipos predefinidos: solicitação de alteração, bug e problema. Você pode adicionar, editar ou remover esses itens.

O status do problema permite determinar se é um problema em andamento ou se foi resolvido. Existem dois status predefinidos: aberto e fechado. Você pode adicionar mais tipos de status, se necessário. Eles serão usados como sinalizador para seus painéis e relatórios.

Riscos

Os riscos podem ser encontrados na seção “Riscos e incidentes” de um projeto, subseção Riscos.

O layout inicial do registro de riscos será a “Visualização de gráfico”, que permite entender o mapa de riscos visualmente.

Aqui, você pode editar, adicionar ou excluir riscos, além de estabelecer os valores de impacto e probabilidade para atualizar o nível de risco dinamicamente.

Abaixo do indicador do nível de risco, existe um botão que mostra a matriz de risco.

No eixo vertical da tabela, você verá a probabilidade exibida e no eixo horizontal, o impacto. O nível de risco é o resultado da multiplicação de ambos os valores e é representado onde os dois se cruzam.

Se você selecionar a “Visualização de lista” no registro de riscos, todas as opções tradicionais de lista na ITM Platform estarão disponíveis, como filtragem, seleção de colunas ou exportação para o Excel.

O guia de risco

Ao editar um risco, você encontrará as seguintes seções:

Geral

Ele permite que você classifique o risco e dê um nome a ele. Além disso, um número de risco será fornecido.

Potencial Impacto no Projeto

Esta seção contém informações relacionadas ao impacto que o risco provavelmente terá no projeto, se materializado.

Aqui você encontrará a subseção de ocorrência de risco. Isso permite indicar a variação de custo potencial, a variação do cronograma em dias e uma descrição da possível mudança no escopo.

A terceira e última subseção são Tarefas afetadas por esse risco, que permitem selecionar tarefas existentes que serão particularmente afetadas pelo risco. Para cada tarefa, você pode indicar como ela será afetada: custo, orçamento ou escopo.

Gerenciamento de riscos

Esta seção contém as informações relacionadas a como o risco está sendo tratado. A primeira parte permitirá selecionar um gerente de risco e definir planos de mitigação e contingência. Você também pode anexar qualquer documento relacionado.

Você pode selecionar tarefas existentes para enfrentar riscos ou criar novas. Essas são tarefas específicas criadas para gerenciar o risco e não são as afetadas por ele.

Nesta subseção, você também encontrará o Custo total do gerenciamento de riscos e o total de horas de gerenciamento de riscos. Você pode especificar um valor para cada um deles ou clicar na opção para solicitar ao sistema que use o custo e as horas entre Tarefas e Risco.

Incidentes Associados

Como dito anteriormente, os riscos podem aumentar para se tornar um incidente. Nesta seção, você pode criar ou selecionar problemas existentes para associar ao risco.

Incidentes

Os problemas podem surgir como resultado de um risco previamente identificado ou serem completamente independentes.

A anatomia de um problema é muito semelhante à de um risco: inclui uma seção Geral, Tarefas afetadas pelo problema, Tarefas para resolver o problema e Riscos associados.

Na seção Geral, o Status do incidente é particularmente relevante, pois as informações que você encontrará nos painéis e nos relatórios serão classificadas entre problemas fechados e não fechados.

Resoluções de incidentes

Esta seção geralmente é preenchida quando o problema é encerrado. Inclui uma descrição final da resolução que pode ser estendida adicionando documentos.

A mudança no custo do projeto indicará o impacto econômico que esse problema teve no projeto. Esse valor pode ser digitado manualmente ou você pode clicar na opção para usar o custo de ocorrência do risco, se houver algum risco associado. O mesmo vale para variações no cronograma.

Painel de Controle

O painel do projeto oferece os seguintes dashlets

Custo total do gerenciamento de riscos

  • Total: custo total do projeto + Custo total do gerenciamento de riscos
  • 2 divisões
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a todos os riscos, abertos e fechados

Custo total do gerenciamento de incidentes

  • Tipo: Torta
  • Total: custo total do projeto + Custo total do gerenciamento de incidentes
  • 2 divisões
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a todos os incidentes, abertos e fechados

Custo total da mudança para incidentes fechados

  • Tipo: Torta
  • Total: custo total do projeto + custo total da mudança para incidentes de status fechado
  • 2 divisões
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a incidentes fechados

Variação total do cronograma para incidentes fechados

  • Tipo: Barras horizontais
  • Barra 1: duração total do projeto
  • Barra 2: duração total do projeto (+/-) Σ duração total da mudança de cronograma
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a incidentes fechados

Custo total de incidentes por tipo

  • Tipo: torta
  • Total: custo total de questões fechadas
  • Tantas divisões por tipos de incidentes

  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a incidentes fechados