Importação e atualização de aquisições com um arquivo CSV

Importação y atualização de aquisições com um arquivo CSV

Índice

Introdução

Em ITM Platform, é possível administrar as aquisições dentro de cada projeto. As aquisições podem ser criadas e processadas manualmente. É possível executar parte desse processo usando a importação, através de um arquivo CSV que contém informação atualizada de uma ou mais arquisições. Este arquivo poderia, por exemplo, ser exportado de um sistema de contabilidade e ERP de sua empresa. O principal intuito dessa ferramenta é atualizar as compras existentes em ITM Platform uma vez que as faturas foram pagas.
Também se pode utilizar o mesmo processo para agregar novas aquisições a ITM Platform. Como o escopo desse processo são faturas pagas, as aquisições serão automaticamente estabelecidas em um estado com valor real (como “Pago” ou “Concluído”).O processo de importação é realizado em um projeto individual. Se você precisar atualizar as compras em vários projetos, deverá repetir o processo para cada projeto.

Configuração

Antes de usar o processo de importação pela primeira vez, precisamos configurar o mapeamento de campos entre o arquivo CSV e ITM Platform. Esta seção requer Full Access  e pode ser encontrada sob o nome “Importar” em “Costumização” na guia “Configurações”. O mais fácil é carregar um arquivo de exemplo, a partir do qual a ITM Platform lerá os nomes das colunas. Na seção abaixo, você pode mapear o nome da coluna CSV com seu campo correspondente na ITM Platform. Todos os campos são opcionais, exceto “Nome”, “Status da data” e “Valor real”.

 

Na tela de configuração anterior, são fornecidas opções adicionais:

  • Definir como campo-chave: é necessário selecionar qual campo será usado para estabelecer o relacionamento entre cada linha no arquivo CSV e a compra em ITM Platform. Você pode escolher entre “Nome” ou “Nº da compra”.
  • Permitir a criação de novas aquisições: ative essa opção se desejar permitir a criação de novas aquisições a partir de um arquivo CSV (conforme descrito em mais detalhes em “Criando novas aquisições“).
  • Permitir o agrupamento de várias compras em ITM Platform: ative esta opção se desejar agrupar várias aquisições do arquivo CSV a uma aquisição em ITM Platform (conforme descrito em mais detalhes em “Agrupamento de aquisições”).
  • Separador de campos: selecione qual caractere usar como separador de campos padrão no arquivo CSV, escolhendo entre vírgula (,) e ponto e vírgula (;). Essas configurações podem ser substituídas em cada importação.
  • Valor real: quando você atualiza ou adiciona aquisições à ITM Platform a partir do arquivo CSV, elas são automaticamente definidas para um estado com um valor real. Se sua empresa tiver vários estados de aquisições com um valor real, nessa configuração você poderá selecionar o estado em que as aquisições devem ser estabelecidas.
  • Associação de compras anteriores: ITM Platform tenta associar aquisições do seu arquivo CSV a uma aquisição existente. Nesta configuração, você pode definir o que deve ser feito se a data do status da aquisição importada for anterior à(s) data(s) de vencimento das aquisições correspondentes na ITM Platform. As opções disponíveis são vinculá-lo em ITM à aquisição com a data mais antiga, com a última aquisição, com a aquisição mais próxima ou criar uma nova aquisição.
  • Associação de aquisições subsequentes: Em esta configuração, você pode definir o que deve ser feito se a data de status da aquisição importada for posterior à (s) data (s) de vencimento da (s) compra (s) correspondente (s) na ITM Platform. As opções disponíveis são vinculá-lo na ITM Platform à aquisição com a data mais antiga, com a última compra ou criar uma nova compra.
  • Associação padrão: Em esta configuração, você pode definir o que deve ser feito se a data do status da aquisição importada ficar entre as datas de vencimento das compras correspondentes na ITM Platform. As opções disponíveis são vinculá-lo em ITM à aquisição com a data mais antiga, com a última aquisição, com a aquisição mais próxima ou criar uma nova aquisição.
  • Correspondência fraca: A correspondência é baseada na medida em que os nomes das aquisições no seu arquivo CSV e ITM Platform correspondem. Nesta configuração, você pode determinar a porcentagem mínima de correspondência para que uma correspondência seja considerada fraca.
  • Correspondência forte: A correspondência é baseada na medida em que os nomes das compras no seu arquivo CSV e ITM Platform correspondem. Nesta configuração, você pode determinar a porcentagem mínima de correspondência para que uma correspondência seja considerada forte.

* Observe que esta configuração se aplica a todos os projetos e todos os usuários da sua organização.

 Atualização de aquisições existentes

O processo é iniciado ao clicar no botão “importar arquivo CSV” dentro da seção Administrar Compras de um projeto

Isso abre uma janela pop-up na qual você é solicitado a selecionar seu arquivo CSV. Nesta etapa, você também pode alterar o separador de campos do arquivo CSV (vírgula ou ponto e vírgula).

Se houver algum problema, geralmente relacionado à sintaxe / formato do arquivo, você receberá uma mensagem de erro.

Ao clicar em “Salvar”, analisaremos seu arquivo CSV e faremos uma proposta sobre como atualizar as compras. Na próxima tela, você pode fazer as alterações necessárias.

  • No lado esquerdo da tela, você verá os campos extraídos do arquivo CSV (campos com fundo cinza).
  • No lado direito da tela, você verá os campos correspondentes às aquisições na ITM Plataform com seus respectivos valores. As alterações feitas serão aplicadas a todos os campos.
  • No centro da tela, você encontrará a coluna “Tipo de correspondência”, que mostra o tipo de correspondência encontrada entre as compras do seu arquivo CSV e da ITM Plataform .
    • Uma correspondência forte significa que, com base nos nomes de compra no seu arquivo CSV, encontramos uma correspondência forte com um nome de compra na ITM Plataform .
    • Uma correspondência fraca significa que, com base nos nomes de compra no seu arquivo CSV, encontramos uma correspondência com um nome de compra na ITM Plataform , mas com uma correspondência mais fraca.
    • Um novo registro será exibido se não houver correspondência e a criação de novas compras do arquivo CSV for permitida, o que significa que uma nova compra será criada.
    • Nenhuma correspondência será mostrada se não houver correspondência e a criação de novas aquisições a partir do arquivo CSV não é permitida. Para continuar, você deve remover esta  aquisição da lista ou selecionar manualmente uma aquisição em ITM Plataform.
    • Selecionado manualmente significa que você estabeleceu manualmente o relacionamento com uma aquisição em ITM Platform.
  • Na coluna “Nome”, mostramos a aquisição que será atualizada na ITM Platform. Para facilitar a identificação, mostramos sua data de validade entre parênteses.
  • Para aquisições existentes, o item do orçamento mostrado não pode ser alterado.
  • Clicar no botão ao lado do nome da aquisição abre uma janela pop-up que permite alterar a aquisição que será atualizada.
  • Os campos “Descrição”, “Nº da compra”, “Valor real”, “Valor previsto” e “Status da data” podem ser alterados manualmente, basta digitar o campo desejado. O campo “Tipo” pode ser alterado selecionando um valor existente no menu suspenso.
  • Você pode (opcionalmente) incluir um nome de fornecedor ou tipo de aquisição, que será incluído na compra somente se encontrarmos um valor correspondente na ITM Platform.
  • O fornecedor pode ser alterado clicando no botão que abrirá uma caixa pop-up onde você pode selecionar um fornecedor existente ou criar um novo.
  • Você também pode selecionar ou alterar a tarefa dependente de uma aquisição
  • A coluna “Grupo” mostra a qual grupo uma aquisição pertence. (Para obter mais informações, consulte a seção “Agrupamento de aquisições”).

Após revisar o resumo da importação e fazer as alterações, clique em “Confirmar” para aplicar as alterações. Se houver algum problema com a importação, você será informado por meio de uma tela pop-up e as alterações não serão aplicadas até que você tenha resolvido os problemas.

Agrupamento de aquisições

O agrupamento de aquisições permite que o usuário agrupe duas ou mais aquisições do arquivo CSV em uma aquisição correspondente na ITM Platform. Isso significa que as informações de duas ou mais compras no arquivo CSV são combinadas e usadas para atualizar uma compra na ITM Platform:

  • A data do status definida é a mais próxima da data de vencimento da aquisição correspondente em ITM Platform.
  • Para definir o valor real na ITM Platform, adicionamos os valores de aquisições individuais do arquivo CSV.
  • Para adicionar ou atualizar as outras informações na ITM Platform, usamos os dados de aquisição do arquivo CSV que possuem a data de status mais próxima da data de vencimento da aquisição em ITM Platform
  • A coluna “Grupo” lista a qual grupo uma aquisição pertence.

Se ITM Platform encontrou uma correspondência com uma aquisição existente, mas você prefere criar uma nova aquisição, pode clicar no ícone ao lado do nome da aquisição. Na janela pop-up exibida, clique em “Criar nova aquisição” e uma nova aquisição será criada.

Os grupos são propostos automaticamente com base nos nomes encontrados no arquivo CSV. Se você não concordar com a proposta feita pela ITM Platform, poderá eliminar a aquisição do grupo. Clique no ícone ao lado do nome da aquisição e na janela pop-up exibida, clique em “Remover do grupo”.

Para adicionar aquisições a um grupo, você pode alterar manualmente a aquisição associada na ITM Platform. Se uma aquisição da ITM Platform já estiver vinculada a uma ou mais aquisições de CSV, um grupo será criado ou estendido. Para remover aquisições de um grupo, você pode alterar manualmente a aquisição vinculada. Ao fazer isso, se eliminará automaticamente a aquisição do seu grupo correspondente. Observe que, ao clicar na opção “X”, as aquisições são totalmente excluídas da importação, e não apenas do grupo. O agrupamento de aquisições pode ser feito para aquisições existentes e novas. O agrupamento de aquisições só pode ser feito se as configurações correspondentes tiverem sido ativadas na tela de configurações de importação.

Criando novas aquisições

O processo para criar novas aquisições é semelhante à atualização de aquisições existentes. As aquisições existentes e novas podem ser combinadas em um arquivo CSV. Se a ITM Platform não detectar uma correspondência entre a aquisição no seu arquivo CSV e ITM Platform, você propõe criar uma nova. Isso pode ser identificado pelo valor “Novo registro” na coluna “Tipo de correspondência”. Alguns recursos específicos da criação de novas aquisições são:

  • Selecione um item de orçamento para cada nova aquisição individual, selecionando-o no menu suspenso
  • ITM Platform usará o nome da aquisição fornecido no arquivo CSV e não pode ser alterado
  • Você pode (opcionalmente) incluir um nome de fornecedor ou tipo de aquisição, que será incluído na compra somente se encontrarmos um valor correspondente na ITM Platform.
  • Se você incluir várias entradas da mesma aquisição no seu arquivo CSV, elas serão agrupadas automaticamente (se o agrupamento estiver ativado)
  • Você pode selecionar manualmente uma aquisição existente na ITM Platform. Fazer isso atualizará uma aquisição existente em vez de criar uma nova.

Histórico de importação

Clique em “Importar arquivo CSV” na seção Gerenciar aquisições do projeto e, no menu suspenso, selecione a opção “Exibir histórico de importação”.

Isso abre uma janela pop-up onde você pode ver um histórico de todas as importações feitas, juntamente com sua data, número de registros e usuário.

Requisitos para formatar o arquivo CSV

Clicar em uma linha abre os detalhes completos da importação. Formate seu arquivo CSV levando em consideração os seguintes requisitos:

  • A primeira linha deve incluir os nomes das colunas.
  • Todas as colunas devem ser separadas por vírgula, outros separadores não são suportados.
  • Os valores podem, opcionalmente, ser colocados dentro das aspas ” ‘. Isso é necessário se, por exemplo, você precisar incluir vírgulas para quantidades ou dentro de um nome.
  • Os formatos de quantidade e data devem corresponder à configuração da empresa na ITM Platform.
  • O arquivo deve ser codificado em Unicode UTF-8

Licenças e papéis

Licenças e papéis

 

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 Modelo de licença

Ao contratar uma solução ITM Platform, você obtém várias licenças que dão acesso às diferentes funções durante o período contratado.

ITM Platform oferece vários tipos diferentes de  licenças.

  • As licenças são estabelecidas com características específicas.
  • Os preços das licenças podem ser encontrados em https://www.itmplatform.com/br/precos/
  • A seguir, são apresentados os tipos de licença fornecidos por ITM Platform:
    • Licenças de Gestão (consulte os preços):
      • Full Access: o usuário pode acessar todas as funções.
      • Project Manager: o usuário pode acessar todas as funções de um projeto, incluindo o portlet de exibição restrita para seus projetos e pode criar informações personalizadas.
    • Licenças Team Member (gratuitas):
      • Team Member: o usuário pode acessar as tarefas atribuídas a ele, painel de colaboração e reportar horas.
      • Gerente de Tarefa: Além disso, esse usuário pode adicionar relatórios de progresso de tarefas.
      • Project Guest: o usuário pode acessar a seção “Geral” de seus projetos, o painel de colaboração e os documentos que foram explicitamente atribuídos.
    • No-login: o usuário não pode acessar o sistema, mas pode ser referido como um recurso, incluindo horas estimadas e aceitas.

Papéis

Os usuários terão acesso às funções de ITM Platform configuradas de acordo com seus papéis. (veja a imagem a seguir). Cada licença tem um papel padrão. A configuração de papéis e a criação de papéis personalizados podem ser feitas apenas por um administrador de ITM Platform.

Configuração de papéis

ITM Platform possui um mecanismo flexível para configurar permissões com base nos papéis do usuário. As licenças determinam o acesso a diferentes funcionalidades e os papéis dependem de licenças para configurar uma série de permissões de usuário.
Para configurar um papel, você deve primeiro ir para a guia ORGANIZAÇÃO. Em seguida, clique em “Definição de papéis” e adicione um novo papel.

Você pode atribuir e remover permissões para cada papel. Não há limites para o número de papéis que podem ser criadas. Um usuário pode ter mais de um papel atribuído: nesse caso, as permissões para cada papel são combinadas. Consulte Criar usuários para obter informações sobre como atribuir papéis.

Cenários de configuração freqüente

  • Um usuário precisa acessar apenas os painéis. Isso exigirá a criação de um papel personalizado que só pode ser executada com uma Full Access licença. Limpe a seleção de todas as outras funções e deixe acesso apenas à função do painel.
  • Os gerentes de projeto não devem acessar a seção “Orçamento” de seus projetos. Isso exigirá a criação de uma função personalizada que possa ser executada com uma licença Full Access ou Project Manager license. Desmarque o acesso à função de orçamento da função personalizada.
  • Usuários externos podem acessar algumas partes do projeto sem acessar a parte de horas. Isso exigirá a criação de um papel personalizado que pode ser feita com uma licença Team Member Licença. Desmarque o acesso à funcionalidade de meio período do papel personalizado  
  • função de compras mas não os projetos. Isso exigirá a criação de um papel personalizado que possa ser feita com uma licença Full Access license enquanto os recursos de compra fornecedor são ativados e o acesso a todos os outros recursos é eliminado.
  • Os usuários criados no Jira devem ser sincronizados com ITM Platform. Eles precisarão de licenças no-login licenças para sincronizar tarefas e relatórios de horário.

Como desativar e reativar projetos ou serviços

Como desativar e reativar projetos ou serviços

Projetos ou serviços não podem ser permanentemente excluídos para preservar a integridade do portfólio como um todo (recursos, horas, compras, etc.), mas podem ser desativados para que não apareçam na lista de projetos e dashboards.

Para desativar um projeto (para serviços siga as mesmas instruções), vá para a seção de projetos na seção “Administração” do menu principal.

Você pode ver os projetos desativados modificando o filtro:

Para activar de nuevo un proyecto, otra vez en la última columna, pero en este caso a “verde”:

Finalmente você tem que redefinir o filtro ou modificar o filtro para projetos ativos.

Avanço previsto das tarefas resumo e projetos

Avanço previsto das tarefas resumo e projetos

O cálculo do avanço esperado é executado considerando que, na data do dia, todas as tarefas são concluídas na mesma porcentagem do tempo decorrido desde o início. Nesta base, a percentagem esperada calculará o progresso das tarefas resumo e projetos da mesma forma que o faz com o progresso calculado.

Por exemplo, se uma tarefa tiver uma duração de 10 dias e a data de hoje for no sétimo dia, o sistema obtém 60% do progresso esperado para essa tarefa (6 dias decorridos / 10 dias totais).

Uma vez calculadas todas as tarefas, acumular-se-á a percentagem esperada para as tarefas resumo e para os projetos, o que resultará na percentagem de avanço esperado das mesmas.

O ITM Platform terá em conta o calendário predefinido e os fins-de-semana para o cálculo do progresso esperado, da mesma forma que são utilizados no cálculo das durações.

Progressos esperados na baseline

Se você tiver uma baseline ativa, o progresso esperado será calculado tanto para o planejamento atual quanto para a baseline, compensando tanto para a curva de acompanhamento do projeto.

Quão confiável é a % de avanço esperado?

O cálculo é uma projeção de tempo e, portanto, não representa necessariamente o progresso real esperado do projeto, a menos que o progresso real das tarefas seja proporcional ao tempo.

Em outras palavras, a produtividade real não está necessariamente ligada ao tempo decorrido. O gerente de projeto ou o gerente de tarefas informa sobre o progresso real da tarefa e não sobre o progresso do tempo, razão pela qual a % de avanço esperado pode diferir do que foi alcançado.

Exemplo: uma tarefa é colocar tijolos durante 10 dias, mas mais tijolos são colocados nos primeiros dias do que nos últimos. O responsável pela tarefa observa a realidade e ao final do terceiro dia relata um progresso/avanço de 40% (40% dos tijolos são colocados). No entanto, o progresso esperado não será igual à % de avanço real, pois o cálculo será de 30% (3 dias decorridos / 10 dias no total).

Considere a utilização do cálculo de valor agregado adicionalmente na mesma seção do projeto.