Análisis de recursos

El Análisis de Recursos es una función dentro de ITM Platform que permite a los gestores de recursos analizar la capacidad de los usuarios, los esfuerzos estimados y reales en todos los proyectos y servicios. Esta herramienta ofrece información sobre la utilización de recursos, ayudándole a identificar discrepancias entre el trabajo planificado y el real, optimizar la planificación de proyectos y mejorar la eficiencia general.

Para acceder a la función Análisis de recursos, vaya al menú GESTIÓN  y seleccione Recursos.

Sección de configuración

La interfaz de Análisis de Recursos comienza con la sección de configuración, donde puede configurar los parámetros de su análisis. Esta sección comprende dos partes principales:

• Selección de modo: Elija cómo desea agregar los datos, ya sea a lo largo de intervalos de tiempo o como cifras totales.
• Opciones de filtro: Especifique qué componentes (proyectos o servicios) desea incluir en su análisis. Una vez que haya establecido sus preferencias, haga clic en Aplicar para generar una tabla dinámica basada en sus criterios.

Su configuración se guardará y se cargará automáticamente la próxima vez que acceda a esta sección.

Selección de modo

El Modo determina cómo se agregará la información en su análisis.

Intervalos

Al seleccionar Intervalos, se genera una tabla que agrega horas durante períodos específicos, como días, semanas, meses o trimestres. Este modo es ideal para analizar esfuerzos a lo largo del tiempo.

Configuración de Períodos:

• Fecha de inicio: Defina un punto de partida y especifique el número de períodos a analizar posteriores desde esa fecha. Por ejemplo, analice 4 semanas a partir del 1 de septiembre.
• Últimos: Analice un número determinado de períodos anteriores desde la fecha actual. Por ejemplo, analice los últimos dos trimestres.

Dependiendo de su selección,  se mostrarán campos adicionales para adaptar su configuración.

Totales

Al elegir Totales, se agregan todos los esfuerzos y horas sin dividirlos en períodos. Este modo ofrece dos opciones principales:

• Activo entre: Muestra todos los componentes (proyectos o servicios) que estuvieron activos en algún momento entre las fechas de inicio y fin especificadas. Ejemplo: Si establece las fechas del 1 de enero al 31 de diciembre, se incluirán todos los proyectos activos durante ese año, incluso si comenzaron antes o terminaron después de esas fechas.
• Estrictamente entre: Muestra componentes cuyas fechas de inicio y fin se ubican completamente dentro del rango especificado. Ejemplo: Para centrarse en proyectos que comenzaron y terminaron dentro del segundo trimestre, seleccione Estrictamente entre y establezca las fechas del 1 de abril al 30 de junio.

Opciones de filtro

La sección de filtro le permite delimitar los componentes incluidos en su análisis. Puede filtrar por varios criterios, tales como prioridad, cliente o duración, entre otros.

Generación de la tabla dinámica

Después de configurar sus ajustes, haga clic en Aplicar. El sistema generará una tabla dinámica basada en sus selecciones, mostrando los esfuerzos estimados y reales para los componentes y recursos elegidos. Su configuración se guarda automáticamente y se cargará la próxima vez que acceda a esta sección, permitiendo un análisis rápido y consistente.

La tabla dinámica

La tabla dinámica proporciona una vista flexible y detallada de sus datos, permitiéndole enfocarse en los aspectos más relevantes para sus necesidades.

Opciones de tabla dinámica

En la parte superior de la tabla dinámica, tiene tres opciones para organizar sus datos:

• Componente – Tarea: Muestra proyectos o servicios en el primer nivel, seguidos de tareas o actividades, y luego usuarios. Esta vista es útil para analizar esfuerzos a nivel de tarea dentro de cada proyecto.
• Componente – Usuario: Muestra proyectos o servicios primero, usuarios en segundo lugar, y elementos de trabajo en tercero. Esta vista le ayuda a ver cómo cada usuario contribuye a diferentes tareas dentro de un proyecto.
• Usuario – Componente: Lista los usuarios en el primer nivel, seguidos de proyectos o servicios. Esta vista es ideal para analizar la participación de cada usuario en varios proyectos. En modo intervalo, esta opción añadirá la columna Capacidad por cada intervalo, permitiéndole comparar  con la estimación y el real.

Seleccione la opción de tabla dinámica que mejor se adapte a sus necesidades de análisis.

Visualización de horas estimadas y reales

Dependiendo del Modo que haya seleccionado, la tabla dinámica mostrará diferentes columnas:

Modo de intervalos:

• Columnas de período: Cada período (por ejemplo, semana, mes) tiene su propia columna, mostrando las horas estimadas y las horas reales para ese período.
• Columna de resumen: Una columna adicional proporciona un total de las horas estimadas y reales a lo largo de todos los períodos para cada fila.

Modo de totales

• Columna de horas totales: Una sola columna muestra el total de horas estimadas y horas reales para cada fila, brindándole una vista general sin segmentación temporal.

Personalización de la tabla dinámica

Puede adaptar la tabla dinámica para centrarse en la información más relevante:

• Alternar filas: En la parte superior de la tabla, puede deseleccionar ciertos niveles de detalle. Por ejemplo, si no necesita ver tareas individuales, puede deseleccionar la fila de Tarea, resultando en una vista más limpia y de alto nivel.
• Expandir/Colapsar: Use los iconos de expandir y colapsar junto a cada elemento para ver u ocultar información detallada según sea necesario.
• Resaltar valores basados en umbrales: Junto a las opciones de filtro, puede resaltar valores en su tabla dinámica según su relación con otras métricas, estableciendo porcentajes de umbral por encima y por debajo para comparar los valores reales con las estimaciones y las estimaciones con la capacidad (donde esté disponible). Los valores que excedan o caigan por debajo de estos umbrales se colorearán en la tabla dinámica, ayudándole a identificar rápidamente variaciones significativas.

Ejemplos de uso del análisis de recursos

1. Comparación de esfuerzos estimados vs. reales para proyectos

Suponga que desea evaluar qué tan bien se alinean los esfuerzos estimados con los esfuerzos reales en sus proyectos.

• Modo: Seleccione Totales.
• Opción de totales: Elija Entre Fechas y establezca las fechas que cubren el año fiscal.
• Filtro:
  • Prioridad: Alta
  • Cliente: Acme Corp.
• Tabla dinámica: Seleccione Componente – Tarea para ver el desglose de tareas.
• Aplicación: Revise la tabla dinámica para comparar las horas estimadas y reales para cada tarea dentro de sus proyectos de alta prioridad para Acme Corp.

Este análisis puede ayudarle a identificar proyectos o tareas donde el esfuerzo real se desvió significativamente de las estimaciones, proporcionando información valiosa para la planificación futura.

2. Monitorización de esfuerzos a lo largo del tiempo

Para monitorizar cómo se distribuyen los esfuerzos durante el próximo trimestre:

• Modo: Seleccione Intervalos.
• Configuración de períodos:
  • Fecha de inicio: Establezca el primer día del próximo trimestre.
  • Número de períodos: Elija 3 meses.
• Filtro:
  • Estado: En ejecución.
  • Es servicio: falso (solo proyectos)
• Tabla dinámica: Seleccione Componente – Usuario para ver cómo los usuarios contribuyen a cada proyecto a lo largo del tiempo.
• Aplicación: Analice las horas estimadas y reales para cada período, identificando tendencias o variaciones que puedan requerir atención.

3. Evaluación de contribuciones individuales de usuarios

Si desea evaluar cómo los esfuerzos reales de los usuarios individuales se comparan con las estimaciones:

• Modo: Seleccione Totales.
• Opción de totales: Elija Activo Entre y establezca el rango de fechas relevante.
• Tabla dinámica: Seleccione Usuario – Componente para centrarse en las contribuciones de cada usuario a través de los proyectos.
• Aplicación: Examine las horas totales estimadas y reales para cada usuario, identificando discrepancias o desempeños destacados.

Consejos para un análisis de recursos efectivo

• Monitorización regular: Utilice el análisis de recursos periódicamente para revisar cómo los esfuerzos reales se alinean con las estimaciones, permitiendo ajustes oportunos.
• Identificación de patrones: Busque discrepancias recurrentes entre los esfuerzos estimados y reales para mejorar las estimaciones futuras.
• Aprovechamiento de los filtros: Utilice las opciones de filtro para centrarse en clientes, proyectos o equipos específicos relevantes para su análisis.
• Simplificación de los datos: Personalice la tabla dinámica alternando filas y colapsando niveles para hacer que los datos sean más comprensibles.

El análisis de recursos en ITM Platform es una herramienta para obtener información detallada sobre los esfuerzos estimados y reales de su equipo. Combinado con la planificación de recursos, los cuadros de mando personalizables y las integraciones opcionales con herramientas de terceros como las plantillas de Power BI, proporciona una solución integral para la gestión de recursos.

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