Planificación de recursos

 

Indice

 

Introducción

El objetivo fundamental del área de planificación de recursos es dar acceso a los usuarios full access a una vista en la que se pueda tener acceso de manera integral a la siguiente información:

  • La necesidad de recursos para los proyectos y sus tareas
  • La capacidad de los recursos actuales

El área de planificación de recursos facilita herramientas que permitan resolver conflictos entre la demanda de los jefes de proyectos y la disponibilidad de los recursos:

  • Se muestra la demanda total que requiere cada proyecto o tarea y permite desglosar la información por perfil profesional, para poder analizarla con el nivel de detalle requerido.
  • Se muestra la disponibilidad de cada usuario y de cada perfil profesional.
  • Las desviaciones entre la demanda que requieren los proyectos y tareas, y los esfuerzos asignados se resaltan en rojo, para identificar fácilmente cuando se deben hacer correcciones en la planificación de los proycetos.
  • Cuando un perfil profesional o un usuario individual esté subasignado, se destacará en verde, para que se puedan identificar los recursos que tienen una alta disponibilidad.

 

Planificación de recursos para jefes de proyectos

Hay dos maneras de que los jefes de proyecto asignen miembros del equipo a los proyectos y sus tareas:

  • En la sección de equipo de cada proyecto

Sección de equipo de un proyecto

 

  • En la sección de esfuerzo de cada tarea

Sección de esfuerzo de una tarea

 

Sección de equipo

Puede haber casos en los que un jefe de proyecto asigne una tarea a un usuario, que esté de vacaciones durante el periodo de duración de la tarea. Estos casos se podrán identificar, ya que en estos casos aparecerá el símbolo junto al recurso. Este icono se muestra en todas las tareas en las que haya al menos un día no laborable en el periodo de duración de la tarea.

Sección de equipo: Señal de días no laborables del usuario en una tarea

 

Para comprobar si los días no laborables de los usuarios hacen que los miembros del equipo no tengan capacidad para cumplir la estimación de esfuerzos en las tareas, el jefe de proyectos puede consultar la vista de esfuerzos estimados en la sección de “Equipo”. Los esfuerzos estimados que se destaquen con un color naranja/rojo indican que la estimación de esfuerzos para ese usuario en esa tarea genera una sobreasignación de esfuerzos. Para saber cual es la disponibilidad exacta de ese usuario en el periodo de duración de la tarea, el jefe del proyecto puede detener el cursor del ratón sobre la cifra del esfuerzo estimado.

Sección de equipo: Señal de sobreasignación a un usuario

 

La sección de equipo se utiliza para asignar tareas y esfuerzos a usuarios individuales, pero en determinados casos, puede ser más adecuado planificar las tareas por categorías profesionales. Por ejemplo, se puede especificar que en un proyecto se requiere un analista senior o un arquitecto técnico sin especificar la persona concreta. Esta planificación se puede realizar en la sección esfuerzo de cada tarea.

En esta vista, en la parte superior se muestra el esfuerzo asignado a cada perfil profesional y en la parte inferior se puede ver el esfuerzo estimado a los miembros del equipo.

Sección de esfuerzo de una tarea: Esfuerzos por perfil profesional y por miembro del equipo

 

Planificación de recursos para gestores de programas y portafolio

Los métodos de planificación de recursos que se han descrito hasta ahora son de especial interés para los jefes de proyecto pero no permiten tener una visión general de todos los proyectos. Es posible que la planificación de recursos de diferentes proyectos generen conflictos, en la medida en la que varios jefes de proyectos hayan asignado tareas y esfuerzos a un mismo miembro del equipo. Para poder resolver fácilmente estos conflictos, el área de recursos (accesible para los usuarios full access) permite tener una visión completa de la demanda y capacidad de todos los recursos de la organización:

  • La demanda de una tarea, representa la suma de esfuerzos (asignados o no asignados a usuarios) planificados por el jefe de los proyectos en la sección de equipo del proyecto o en la sección de esfuerzo de la tarea.
  • La capacidad de un perfil profesional y de los recursos individuales en los que se descompone cada perfil es la suma de sus horas de trabajo en el periodo seleccionado, considerando las vacaciones.
  • Las horas asignadas son la suma de todos los esfuerzos estimados en la sección de equipo del proyecto o en la sección de esfuerzo de la tarea.

Nota: El calculo de la capacidad por perfil profesional tiene en cuenta los días no laborables de todos los recursos individuales.

El área de recursos está dividido en tres secciones:

  • selección de periodo/filtro
  • sección de demanda
  • sección de asignación de recursos

Nota: En la sección superior y en la inferior se muestran los mismos periodos de tiempo y utilizando la barra de desplazamiento lateral pueden mover la tabla horizontalmente. Esto le permitirá tener siempre una visión integrada de la demanda del proyecto y de la capacidad de los recursos asignados en el mismo periodo de tiempo.

 

Selección del periodo y opciones de filtro

En la parte superior de la pantalla se pueden definir los filtros, que permiten seleccionar el rango de datos que queremos mostrar. Los valores de la demanda y la capacidad se pueden visualizar divididos en intervalos : diarios, semanales, mensuales y trimestrales.

Nota: El numero máximo de intervalos que se puede mostrar es de 31 para días, semanas y meses y de 8 para trimestres.

Al seleccionar la fecha de inicio se configura el día a partir del cual empezará el primer intervalo. Recuerde hacer click en “Aplicar” para que las opciones seleccionadas se muestren. 

El campo de % Subasignación permite configurar el límite a partir del cual se va a destacar con un color verde la subasignación de recursos en la sección inferior de la pantalla.

Por ejemplo, si la capacidad total de un recurso en un periodo es de 100 horas y han sido asignadas 60 horas, habrá un 40% de subasignación. Si definimos el campo de % Subasignación con un valor de 35, la disponibilidad será destacada con un color verde.

Por último, el campo de “Elementos” permite configurar el número de filas que desea que se muestren en cada sección.

Gestión de recursos: Selección del periodo y opciones de filtro

 

Gestión de la demanda

En la sección de demanda se muestran todos los proyectos y servicios que tengan esfuerzos demandados en el intervalo seleccionado. Justo debajo de la cabecera de la primera columna se pueden ver los siguientes campos:

  • El porcentaje de horas ya asignadas a recursos, en relación con la cantidad total horas demandadas 
  • La cantidad total demandada se refiere a las horas que se deben trabajar (horas demandadas por los jefes de proyecto) en el periodo seleccionado 
  • La cantidad total asignada se refiere al número de horas asignadas a recursos en el periodo seleccionado 
  • La desviación total es la diferencia entre la cantidad total demandada y la cantidad total asignada en el periodo seleccionado 

El porcentaje que se muestra en la parte superior de cada columna, muestra la cantidad asignada del total demandado para los recursos en el interval seleccionado.

En cada columna se van a mostrar la demanda, las horas asignadas y la desviación para cada proyecto, tarea y perfil profesional, teniendo en cuenta el periodo seleccionado.

Planificación de recursos: Cabecera de las columnas con los indicadores principales

 

Cuando se carga la pantalla de recursos, la mayoría de la información no se muestra ya que para ver la información detallada por proyecto hay que desplegarla haciendo click en la flecha que precede el nombre de cada proyecto.

Nota: Los iconos iniciales (con letras C, K y S) indican si se tratan de proyectos clásicos, proyectos kanban o servicios.

Sección de demanda: Vista agrupada de los proyectos 

 

La información detallada de los proyectos se puede visualizar al desplegar la vista, haciendo click en la flecha que precede al nombre y al icono de los proyectos. Al hacer click en la flecha que precede al nombre de cada tarea se podrá ver la información de los perfiles profesionales, que se demandan para esa tarea o que están asignados a la misma.

Sección de demanda: Vista desplegada de los proyectos 

 

La desviación en proyectos o tareas, significa que la cantidad de horas asignadas es menor a las demandadas. El valor de la desviación se remarcará en naranja/rojo cuando la desviación sea menor a 10 horas y en amarillo oscuro/rojo si la desviación es mayor a 10 horas.

Sección de demanda: Desviaciones

 

Hay diferentes métodos para corregir las desviaciones que existan en tareas y proyectos:

  • Ir al perfil profesional (o perfiles profesionales) que están produciendo la desviación y asignar más esfuerzos a los usuarios que ya vinculados a esos proyectos y tareas. Para consultar más información acerca de cómo proceder para asignar esfuerzos a estos usuarios, puede consultar la sección de Asignación de Recursos. En la sección de demanda puede hacer click en un perfil profesional con desviación para que se muestre ese perfil profesional en el apartado inferior de asignación de recursos.
  • Reducir la demanda. Si la demanda fue definida por el jefe de proyectos se debería acordar con él para que se considere en la planificación.
  • Cambiar la duración de la tarea. Este cambio puede hacerse desde la ventana que se muestra al hacer click en el icono del engranaje que está a la derecha del nombre de la tarea.
  • Añadir más recursos de las categorías profesionales ya asignadas a las tareas. Esto se puede hacer haciendo click en el icono del engranaje, que se puede ver a la derecha del nombre de cada tarea y después haciendo click en añadir recursos. Cuando se vincula un recurso a una tarea, éste tendrá por defecto 0 horas asignadas. Si fuera necesario se pueden añadir perfiles profesionales a una tarea, para ello simplemente deben hacer click en “Añadir perfiles profesionales” después de hacer click en el icono del engranaje.

Nota: Si desea asignar un miembro del equipo al proyecto de manera más rápida puede hacerlo, haciendo click en el icono del engranaje, que aparece a la derecha del nombre del proyecto.

Asignación de recursos a un proyecto

Truco: Cuando un miembro del equipo ha sido asignado al proyecto, puede asignarlo a una tarea haciendo click en el icono del engranaje que puede ver a la derecha del nombre de la tarea.

Asignación de recursos a una tarea

 

Asignación de recursos

En esta sección, al igual que en la sección de demanda, la mayor parte de la información no se va a mostrar al cargar la página, ya que para ello hay que desplegar cada perfil profesional. En esta sección se muestran todos los recursos que tienen horas asignadas en el intervalo seleccionado, agrupados por su perfil profesional.

Sección de asignación de recursos

Para consultar la información detallada por usuario, se debe desplegar información de cada perfil profesional hacienda click en la flecha que precede el nombre de cada recurso. Es posible que también necesite desplegar la información de cada recurso individual para saber cuales son los proyectos y tareas a los que están asignados.

La sección de asignación de recursos solo muestra recursos a los que se les hayan estimado horas de esfuerzo en el intervalo de tiempo seleccionado. Como se ha explicado anteriormente, si añade un recurso a una tarea desde la sección de demanda (haciendo click en el icono del engranaje), se mostrará con 0 horas en cada columna.

Nota: Si guarda los cambios realizados, sin haber asignado esfuerzos al usuario que se acaba de incluir en una tarea, no se mostrará en la sección de asignación de recursos ya que no tiene horas estimadas.

Truco: Es recomendable asignar al menos una hora para que el recurso se pueda continuar visualizando después de haber guardado los cambios.

En la sección de asignación de recursos se muestra la siguiente información:

  • Capacidad: El número total de horas que tienen disponibles los miembros del equipo (usuarios individuales) o todos los recursos de cada perfil profesional, independientemente de los esfuerzos que se les hayan asignado. Es decir, la capacidad sólo se ve restringida por el horario de cada usuario y el calendario en el intervalo de tiempo seleccionado, no por las horas que se asignen a los usuarios.
  • Asignado: El número total de horas que se les hayan asignado en un proyecto o tarea a disponibles los miembros del equipo (usuarios individuales) o todos los recursos de cada perfil profesional.
  • Disponibilidad: La diferencia entre la capacidad y las horas asignadas. Si se destaca con un color amarillo/rojo, indica una sobreasignacion de la categoría profesional o del miembro del equipo individual. Si el valor se destaca con un color verde, indica una subasignación considerando el límite definido en el filtro de la parte superior derecha de la pantalla.

Al desplegar los detalles de la sección se puede ver información a cuatro niveles diferentes:

  • La cantidad total de horas asignadas a recursos de un perfil profesional
  • La cantidad total de horas asignadas a un miembro del equipo en todos sus proyectos
  • La cantidad total de horas que un miembro del equipo tiene asignadas en un proyecto individual
  • La cantidad total de horas que un miembro del equipo tiene asignadas en una tarea individual

Nota: La capacidad no puede ser editada, ya que depende del horario y del calendario de cada recurso. La disponibilidad tampoco puede ser editada ya que es un valor calculado, que resulta de la diferencia entre la capacidad y la asignación. El único campo que puede ser editado es la cantidad de horas asignadas a los miembros del equipo por cada tarea individual.

Cuando incremente el número de horas asignadas a un recurso, pueden suceder dos situaciones en relación a la demanda correspondiente:

  • La demanda total para un perfil profesional supera la asignación total: en ese caso la desviación disminuirá. Ejemplo: Un recurso está asignado 1:00 hora en una tarea que tiene una demanda de 4:00 h, de modo que la desviación es de 3:00 h. Si aumentamos la asignación a 3:00 h, la demanda seguirá siendo superior a la asignación total pero la desviación a bajado de 3:00 h a 1:00 h.
  • La demanda total para ese perfil profesional es menor que la asignación total: en este caso la demanda habrá incrementado hasta que la desviación sea cero. Ejemplo: Un recurso está asignado 1:00 hora en una tarea que tiene una demanda de 4:00 h, de modo que la desviación es de 3:00 h. Si aumentamos la asignación a 5:00 h, la demanda será menor que la asignación total de modo que la desviación será 0:00.

 

Sección de asignación de recursos