Planejamento de recursos

 

Índice

 

Introdução

O objetivo fundamental da área de planejamento de recursos é dar acesso a usuários Full Acess a uma vista em que possa ter acesso de maneira integral à seguinte informação:

  • A necessidade de recursos para projetos e tarefas
  • A capacidade dos recursos atuais

A área de planejamento de recursos oferece ferramentas que permitam resolver conflitos entre a demanda dos chefes de projeto e a disponibilidade dos recursos:

  • Visão total da demanda que necessita cada projeto ou tarefa e permite separar a informação por perfis profissionais, para poder analisá-la com o nível de detalhe pretendido
  • Visão global da disponibilidade de cada usuário e cada perfil profissional
  • Desvios entre a demanda que requerem os projetos, tarefas e esforços atribuídos ressaltam em vermelho, para identificar facilmente quando deverá efetuar correções na planificação de seus projetos
  • Perfis profissionais ou usuários individuais atribuídos destacados em verde, para que possa identificar os recursos com a maior disponibilidade

Planejamento de recursos para chefes de projetos

Existem duas maneiras para que os chefes de projeto atribuam membros da equipe a projetos e tarefas:

  • Na seção equipe de cada projeto

  • Na seção esforço de cada tarefa


 

Seção de equipe

Pode haver casos em que um chefe de projeto atribua uma tarefa a um usuário, que por exemplo esteja de folga durante a duração desta tarefa. Estes casos poderão ser identificados através do símbolo que aparecerá junto ao recurso (1) . Este ícone aparecerá em todas as tarefas em que haja pelo menos um dia não laboral durante o período de duração da tarefa.

 


Para se avaliar se os dias não laborais dos usuários podem pôr em causa a capacidade dos membros da equipe em cumprir a estimação de esforços das tarefas, o chefe de projetos pode consultar a vista de esforços estimados na seção “Equipe”. Os esforços para uma tarefa estimados que se destaquem com uma cor “laranjha/vermelho” indicam uma estimação de esforços sobre avaliada para esse usuário. Para saber qual é a disponibilidade exata de esse usuário durante o período de atribuição da tarefa, o chefe do projeto pode passar o cursor do mouse sobre o número de esforço estimado.


A seção de equipe é utilizada para atribuir tarefas e esforços a usuários individuais, no entanto, em determinados casos pode ser mais adequado planificar tarefas por categorias profissionais. Por exemplo, pode especificar em que projeto é necessário um analista sênior ou um arquiteto técnico sem especificar a pessoa concreta. Esta planificação pode ser realizada na seção Esforço de cada tarefa.

Nesta vista, na parte superior pode ver o esforço atribuído a cada perfil profissional e na parte inferior pode ver o esforço estimado para os membros da equipa.


 

Planejamento de recursos para gerenciadores de programas e portfólios

Os métodos de planejamento de recursos que descrevemos até ao momento são especialmente interessantes para chefes de projeto, no entanto não permitem uma visão geral de todos os projetos. É possível que o planejamento de recursos de diferentes projetos gere conflitos, na medida em que vários chefes de projetos podem ter atribuído tarefas e esforços a um mesmo membro da equipe.

Para resolver estes conflitos facilmente, a área de recursos (acessível para os usuários Full Acess) permite obter uma visão completa da demanda e capacidade de todos os recursos da organização.

  • A demanda de uma tarefa, representa a soma de esforços (atribuídos ou não atribuídos a usuários), planificados pelos chefes de projetos na seção de equipe do projeto ou na seção de esforço da tarefa.
  • A capacidade de um perfil profissional e dos recursos individuais em que se decompõe cada perfil é a soma das suas horas de trabalho durante o período selecionado, considerando as folgas.
  • As horas atribuídas são a soma de todos os esforços estimados na seção de equipe do projeto ou na seção esforço da tarefa

Nota: O cálculo da capacidade por perfil profissional toma em conta os dias não laborais de todos os recursos individuais.
A área de recursos está dívida em três secções

  • Seleção de período/filtro
  • Seção de demanda
  • Seção de atribuição de recursos

 

Seleção de período e opções de filtro

Na parte superior do tela podem ser definidos os filtros que permitem selecionar os dados que quiser mostrar. Os valores da demanda e a capacidade podem ser visualizados em intervalos (1) : diários, semanais, mensais e trimestrais

Nota: O número máximo de intervalos (2) que podem ser mostrados é de 31 para dias, semanas e meses e de 8 para trimestres.

Ao selecionar a data de início (3) configurará o dia a partir do qual começará o primeiro intervalo. Lembre-se de fazer click em “Aplicar” (4) para que as opções selecionadas apareçam.

O campo de % Sublocação (5) permite configurar o limite a partir do qual se destacará com a cor verde a sublocação de recursos na seção inferior do tela.

Por exemplo, se a capacidade total de um recurso durante um período de 100h e também tenham sido atribuídas 60h, haverá 40% de sublocação. Se definirmos o campo % Sublocação com um valor de 35, a disponibilidade será destacada com uma cor verde.

Por último, o campo de “Itens” permite configurar o número de filas que se deseja mostrar em cada seção. (6)

Planejamento da demanda

Na seção de demanda podem ser vistos todos os projetos e serviços que necessitem esforços durante o intervalo selecionado. Abaixo do cabeçalho da primeira coluna pode ter acesso aos seguintes campos:

  • Porcentagem de horas já atribuídas a recursos, em relação com a quantidade total de horas de demanda (1)
  • Quantidade total de demanda é referente às horas de trabalho (pedidas pelos chefes de projeto) durante o período selecionado (2)
  • Quantidade total atribuída é referente ao número de horas atribuídas a recursos durante o período selecionado (3)
  • O desvio total é a diferença entre a quantidade total pedida e a quantidade total atribuída durante o período selecionado (4)

A porcentagem na parte superior de cada coluna, (5) mostra a quantidade atribuída ao total pedido para os recursos durante o intervalo selecionado. Em cada coluna poderá ver a demanda, as horas atribuídas e o desvio de cada projeto, tarefa ou perfil profissional tendo em conta o período selecionado.

Quando se carrega o tela de recursos, a maioria da informação não aparecerá visto que para ter acesso ao detalhe por projeto deverá desdobrar o menu fazendo click na flecha que aparece no nome de cada projeto.

Nota: Os ícones principais (com letras C, K, S) indicam o tipo de projeto: Clássico, Kanban, Serviços.

 

A informação detalhada dos projetos pode ser visualizada ao desdobrar a vista, fazendo click na flecha que precede o nome e o ícone dos projetos. Fazendo click na flecha que precede o nome de cada tarefa poderá ver a informação dos perfis profissionais, que serão requisitados para a tarefa ou que estão atribuídos a esta ultima.

 

O desvio de projetos ou tarefas, significa que a quantidade de horas atribuídas é menor que as horas de demanda. O valor do desvio aparecerá a laranjha/vermelho (1) quando o desvio seja inferior a 10 horas e amarelo escuro/ vermelho se o desvio for superior a 10 horas.

Existem diferentes métodos para corrigir os desvios que existam em tarefas e projetos:

  • Ir a um perfil profissional (ou perfis profissionais) que provocam o desvio e atribuir mais esforços aos usuários que já estão vinculados a esses projetos ou tarefas. Para consultar mais informação relativa a como proceder para atribuir esforços a estes usuários, pode consultar a seção de atribuição de recursos. Na seção de demanda pode fazer click num perfil profissional com desvio para visionar esse perfil profissional quadro inferior de atribuição de recursos
  • Reduzir a demanda: se a demanda foi definida pelo chefe de projetos deverá chegar a um acordo com este para que ajuste a planificação.
  • Modificar a duração da tarefa: Esta modificação poder ser feita a partir da janela que aparece ao fazer click sobre o ícone “engrenagem” que está à direita do nome da tarefa
  • Adicionar mais recursos das categorias profissionais já atribuídas à tarefa. Este pode ser feito fazendo click no ícone engrenagem, que se encontra à direita do nome de cada tarefa e depois fazendo click em acrescentar recursos. Quando vincular um recurso a uma tarefa, este terá como valor por defeito 0 horas atribuídas. Se for necessário podem ser adicionados perfis profissionais a uma tarefa, para isso deve simplesmente fazer click em “acrescentar perfis profissionais” depois de fazer click no ícone “engrenagem”.

Nota: Se deseja atribuir um membro da equipa a um projeto de maneira mais rápida pode fazê-lo com um click no ícone de engrenagem, que aparece à direita do nome do projeto.

Truque: Quando um membro da equipa já foi atribuído a um projeto, pode atribui-lo a uma tarefa fazendo click no ícone engrenagem que pode ver à direita da tarefa.

Atribuição de recursos

Nesta seção, tal como na seção de demanda, a maior parte da informação não aparecerá diretamente na primeira página. Para isso deverá desdobrar cada perfil profissional. Nesta seção aparecem todos os recursos que têm horas atribuídas no intervalo selecionado, reagrupados por perfil profissional.


Para consultar a informação detalhada por usuário, deverá desdobrar a informação de cada perfil fazendo click na flecha que procede o nome de cada recurso. Pode ser também possível que necessite desdobrar a informação de cada recurso individual para saber quais os seus projetos e tarefas a que estão atribuídos.


A seção de atribuição de recursos mostra apenas recursos aos quais se tenha estimado horas de esforço durante o intervalo de tempo selcionado. Como já explicado anteriormente, se adicionar um recurso a uma tarefa desde uma seção de demanda (fazendo click no ícone “engrenagem”), aparecerá com 0 horas em cada coluna.

Nota: Se guardar as modificações realizadas sem ter atribuído previamente esforços ao usuário que acaba de incluir numa tarefa, não poderá visualizar na seção de atribuição de recursos pois não terá horas estimadas

Truque: O mais recomendável será atribuir pelo menos uma hora para que se possa continuar a visualizar o recurso após ter guardado as modificações.

Na seção de atribuição de recursos poderá visualizar a seguinte informação:

  • Capacidade (1): O número total de horas disponíveis para os membros da equipe (usuários individuais) ou todos os ) recursos de cada perfil profissional, independentemente dos esforços que se tenham atribuídos. Ou seja, a capacidade será apenas restringida pelo horário de cada usuário e o calendário durante o intervalo de tempo selecionado, não pelas horas que se atribuam aos usuários.
  • Atribuição (2): O número total de horas que se atribuíram num projeto ou tarefa aos membros da equipe disponíveis (usuários individuais) ou todos os recursos de cada perfil profissional.
  • Disponibilidade (3): A diferença entre capacidade e horas atribuídas. Se uma cor amarelo/vermelho (8) aparecer, é sinal de uma sobre atribuição de uma categoria profissional ou de um membro da equipe individual. Se o valor se destacar com uma cor verde (9), isso indica uma sobre atribuição considerando o limite definido com o filtro da parte superior da parte superior direita do tela.

Ao desdobrar os detalhes da seção pode ver a informação dividida sobe quatro níveis:

  • A capacidade total de horas atribuídas a recursos de um perfil profissional (4)
  • A quantidade total de horas atribuídas a um membro da equipe em todos os seus projetos (5)
  • A quantidade total de horas que um membro da equipe tem atribuídas a um projeto individual (6)
  • A quantidade total de horas que um membro da equipe tem atribuídas numa tarefa individual (7)

Nota: A capacidade não pode ser editada, já que o está dependente do horário e calendário de cada recurso.

Nota: A disponibilidade também não pode ser editada sabendo que é um valor calculado, que resulta da diferença entre a capacidade e a atribuição.

Nota: O único campo que pode ser editado é a quantidade de horas atribuídas aos membros da equipa para cada tarefa individual.

Se incrementar o número de horas atribuídas a um recurso, podem surgir duas situações em relação a demanda correspondente:

  • A demanda total para um perfil profissional supera a atribuição total: neste caso o desvio diminuirá. Exemplo: Um recurso está atribuído 1:00 hora numa tarefa que tem uma demanda de 4:00 horas, de modo que o desvio é de 3:00 horas. Se aumentar a atribuição para 3:00h, a demanda continuará sendo superior à atribuição total, no entanto o desvio baixará de 3:00h para 1:00h
  • A demanda total para esse perfil profissional é menor que a atribuição total, neste caso a demanda deverá aumentar para que o desvio seja nulo. Exemplo: Um recurso está atribuído 1:00hora a uma tarefa que tenha uma demanda de 4:00h, de modo que o desvio é de 3:00h. Se aumentar a atribuição para 5:00h, a demanda será inferior que a atribuição total de modo que o desvio será de 0:00.