Importación y actualización de compras con un archivo CSV

Índice

Introducción

En ITM Platform, se pueden administrar las compras dentro de cada proyecto. Las compras se pueden crear y procesar manualmente. Parte de este proceso se puede hacer mediante la importación de un archivo CSV que contiene información actualizada de una o más compras. Este archivo CSV podría, por ejemplo, exportarse desde el sistema de contabilidad o ERP de su empresa. El uso principal de esta funcionalidad es actualizar las compras existentes en ITM Platform una vez que se hayan pagado las facturas de compra. El proceso también se puede utilizar para agregar nuevas compras a ITM Platform. Dado que el alcance de este proceso son facturas pagadas, las compras se establecerán automáticamente en un estado que tenga un valor real (como “Pagado“ o “Completado“). El proceso de importación se lleva a cabo en un proyecto individual. Si se necesita actualizar las compras en varios proyectos, se debe repetir el proceso para cada proyecto.

Configuración

Antes de usar el proceso de importación por primera vez, necesitamos configurar el mapeo de campos entre el archivo CSV e ITM Platform. Esta sección requiere Full Access y se puede encontrar bajo el nombre «Importación» en “Otros ajustes“ en la pestaña “Configuración“. Lo más fácil es cargar un archivo de ejemplo, del cual ITM Platform leerá los nombres de columna. En la sección inferior, se puede hacer el mapeo entre el nombre de la columna CSV con su campo correspondiente en ITM Platform. Todos los campos son opcionales excepto “Nombre“, “Fecha Estado“ y “Cantidad Real“.

En la pantalla de configuración anterior, se proporcionan opciones adicionales:

  • Establecer como campo clave: necesario para seleccionar qué campo se utilizará para establecer la relación entre cada fila en el archivo CSV y la compra en ITM Platform. Puede elegir entre «Nombre» o «Compra nº».
  • Permitir la creación de nuevas compras: habilite esta opción si desea permitir la creación de nuevas compras desde el archivo CSV (como se describe en más detalle en “Creación de nuevas compras“).
  • Permitir la agrupación de multiples compras en una sola en ITM Platform: habilite esta opción si desea agrupar varias compras desde el archivo CSV en una compra en ITM Platform (como se describe en más detalle en «Agrupación de compras»).
  • Separador de campos: seleccione qué carácter se utilizará como separador de campos predeterminado en el archivo CSV, eligiendo entre coma (,) y punto y coma (;). Esta configuración se puede sobrescribir en cada importación.
  • Valor real: al actualizar o agregar compras a ITM Platform desde el archivo CSV, estas se establecerán automáticamente en un estado con un valor real. Si en los parámetros de compras su empresa tiene varios estados de compra con un valor real, en esta configuración puede seleccionar el estado al que se deben establecer las compras.
  • Asociación de compras anteriores: ITM Platform intenta asociar las compras de su archivo CSV con una compra existente en ITM Platform. En esta configuración puede establecer lo que se debe hacer si la fecha de estado de la compra importada es anterior a la(s) fecha(s) de vencimiento de la(s) compra(s) coincidente(s) en ITM Platform. Las opciones disponibles son vincularla en ITM Platform a la compra con la fecha más antigua, con la última compra o crear una nueva compra.
  • Asociación de compras posteriores: En esta configuración puede establecer lo que se debe hacer si la fecha de estado de la compra importada es posterior a la(s) fecha(s) de vencimiento de la(s) compra(s) coincidente(s) en ITM Platform. Las opciones disponibles son vincularla en ITM Platform a la compra con la fecha más antigua, con la última compra o crear una nueva compra.
  • Asociación por defecto: En esta configuración puede establecer lo que se debe hacer si la fecha de estado de la compra importada cae entre las fechas de vencimiento de las compras coincidentes en ITM Platform. Las opciones disponibles son vincularla en ITM Platform a la compra con la fecha más antigua, con la última compra, con la compra más cercana o crear una nueva compra.
  • Coincidencia débil: La coincidencia se basa en la medida en que coinciden los nombres de las compras en su archivo CSV e ITM Platform. En esta configuración puede determinar el porcentaje mínimo de coincidencia para que una coincidencia se considere débil.
  • Coincidencia fuerte: La coincidencia se basa en la medida en que coinciden los nombres de las compras en su archivo CSV e ITM Platform. En esta configuración puede determinar el porcentaje mínimo de coincidencia para que una coincidencia se considere fuerte.

* Tenga en cuenta que esta configuración se aplica a todos los proyectos y a todos los usuarios de su organización.

 

Actualización de las compras existentes

El proceso se inicia haciendo clic en el botón “Importar desde archivo CSV“ dentro de la sección Administrar Compras de un proyecto.

Esto abre una ventana emergente en la que se le pide que seleccione su archivo CSV. En esta paso también puede cambiar el separador de campos del archivo CSV (coma o punto y coma).

Si encontramos algún problema, normalmente relacionado con la sintaxis/formato del archivo, recibirá un mensaje de error.

Al hacer clic en “Guardar“ analizaremos su archivo CSV y haremos una propuesta sobre cómo actualizar las compras. En la siguiente pantalla, puede realizar los cambios necesarios.

  • En el lado izquierdo de la pantalla, verá campos extraídos del archivo CSV (campos con un fondo gris).
  • En el lado derecho de la pantalla, verá campos correspondientes a compras en ITM Platform con sus respectivos valores. Los cambios realizados se aplicarán a todos los campos.
  • En el centro de la pantalla, encontrará la columna “Tipo coincidencia“, que muestra el tipo de coincidencias que se encontraron entre las compras de su archivo CSV e ITM Platform.
    • Una coincidencia fuerte significa que en base a los nombres de compra en su archivo CSV encontramos una fuerte coincidencia con un nombre de compra en ITM Platform.
    • Una coincidencia débil significa que en base a los nombres de compra en su archivo CSV sí encontramos una coincidencia con un nombre de compra en ITM Platform, pero con una coincidencia más débil.
    • Se muestra Nuevo registro si no hay una coincidencia y se permite la creación de nuevas compras desde el archivo CSV, lo que significa que se creará una nueva compra.
    • No se muestra ninguna coincidencia  si no hay una coincidencia y no se permite la creación de nuevas compras desde el archivo CSV. Para continuar, deberá eliminar esta compra de la lista o seleccionar manualmente una compra de ITM Platform.
    • Seleccionado manualmente significa que ha establecido manualmente la relación con una compra en ITM Platform.
  • En la columna “Nombre“, mostramos la compra que se actualizará en ITM Platform. Para facilitar la identificación, mostramos su fecha de vencimiento entre paréntesis.
  • Para compras existentes, la partida presupuestaria que se muestra no se puede cambiar.
  • Al hacer clic en el botón junto al nombre de la compra, se abre una ventana emergente que le permite cambiar la compra que se actualizará.
  • Los campos “Descripción“, “Compra nº“, “Cantidad Real“., “Cantidad Prevista” y “Fecha Estado“ se pueden cambiar manualmente, simplemente escribiendo en el campo deseado. El campo “Tipo“ se puede cambiar seleccionando un valor existente en el menú desplegable.
  • Puede (opcionalmente) incluir un nombre de proveedor o tipo de compra, que se incluirá en la compra sólo si encontramos un valor coincidente en ITM Platform.
  • El proveedor se puede cambiar haciendo clic en el botón junto a él, para abrir una ventana emergente donde puede seleccionar un proveedor existente o crear uno nuevo.
  • También puede seleccionar o cambiar la tarea de la que depende una compra.
  • La columna “Grupo“ muestra a qué grupo pertenece una compra. (Para obtener más información, consulte la sección “Agrupación de compras“).

Después de revisar el resumen de importación y realizar los cambios que haya, haga clic en “Confirmar“ para aplicar los cambios. Si hay algún problema con la importación, se le informará a través de una pantalla emergente y los cambios no se aplicarán hasta que haya solucionado los problemas.

Agrupación de compras

La agrupación de compras permite al usuario agrupar dos o más compras del archivo CSV en una compra correspondiente en ITM Platform. Esto significa que la información de dos o más compras del archivo CSV se combina y se utiliza para actualizar una compra en ITM Platform:

  • La fecha de estado que se establece es la más cercana a la fecha de vencimiento de la compra correspondiente en ITM Platform.
  • Para establecer la cantidad real en ITM Platform, sumamos los importes de las compras individuales del archivo CSV.
  • Para añadir o actualizar la demás información en ITM Platform, utilizamos los datos de la compra del archivo CSV que tiene la fecha de estado más cercana a la fecha de vencimiento de la compra en ITM Platform.
  • La columna “Grupo“ enumera a qué grupo pertenece una compra.

Si ITM Platform ha encontrado una coincidencia con una compra existente, pero prefiere crear una nueva compra en ITM Platform, puede hacer clic en el icono situado junto al nombre de la compra. En la ventana emergente que se abre, haga clic en “Crear nueva compra“ y se creará una nueva compra.

Los grupos se proponen automáticamente en función de los nombres que encontramos en el archivo CSV. Si no está de acuerdo con la propuesta que realiza ITM Platform, puede eliminar la compra del grupo. Haga clic en el icono junto al nombre de la compra y en la ventana emergente que se abre, haga clic en “Eliminar del grupo“.

Para añadir compras a un grupo, puede cambiar manualmente la compra asociada en ITM Platform. Si una compra de la plataforma ITM ya está vinculada a una o más compras CSV, se crea o amplía un grupo. Para eliminar compras de un grupo, puede cambiar manualmente la compra vinculada en ITM Platform. Al hacerlo, eliminará automáticamente la compra de su grupo correspondiente. Tenga en cuenta que, al hacer clic en la opción “X“, las compras están totalmente excluidas de la importación, no solo del grupo. La agrupación de compras se puede hacer tanto para compras existentes como para nuevas. La agrupación de compras solo se puede realizar si se ha habilitado la configuración correspondiente en la pantalla de configuración de importación.

Creación de nuevas compras

El proceso para crear nuevas compras es similar al de actualizar las compras existentes. Las compras existentes y nuevas se pueden mezclar en un archivo CSV. Si ITM Platform no detecta una coincidencia entre la compra en su archivo CSV e ITM Platform, propone crear una nueva. Esto se puede identificar mediante el valor “Nuevo registro“ en la columna “Tipo coincidencia“. Algunas características específicas de la creación de nuevas compras son:

  • Seleccione una partida presupuestaria para cada nueva compra individual, seleccionándola en el menú desplegable.
  • ITM Platform utilizará el nombre de compra proporcionado en el archivo CSV y no se puede cambiar
  • Puede (opcionalmente) incluir un nombre de proveedor o tipo de compra, que se incluirá en la compra sólo si encontramos un valor coincidente en la plataforma ITM
  • Si incluye varias entradas de la misma compra en su archivo CSV, se agruparán automáticamente (si la agrupación está habilitada)
  • Puede seleccionar manualmente una compra existente en ITM Platform. Al hacerlo, se actualizará una compra existente en lugar de crear una nueva.

 

Historial de importación

Haga clic en “Importar desde archivo CSV“ en la sección Administrar Compras del proyecto y en el menú desplegable seleccione la opción “Ver historial de importación”.

Esto abre una ventana emergente donde se ve un historial de todas las importaciones realizadas, junto con su fecha, número de registros y usuario.

Requisitos para formatear el archivo CSV

Al hacer clic en una fila, se abre el detalle completo de la importación. Formatee su archivo CSV teniendo en cuenta los siguientes requisitos:

  • La primera fila debe incluir los nombres de columna.
  • Todas las columnas deben separarse con una coma, no se admiten otros separadores.
  • Los valores se pueden colocar opcionalmente dentro de las comillas ‘’ ‘’. Esto es necesario si, por ejemplo, necesita incluir comas para cantidades o dentro de un nombre.
  • Los formatos de cantidad y fecha deben coincidir con la configuración de empresa en ITM Platform.
  • El archivo debe estar codificado en Unicode UTF-8