Análise de Recursos

Análise de Recursos é uma funcionalidade dentro da ITM Platform que permite aos gerentes de recursos analisar a capacidade dos usuários, os esforços estimados e reais em projetos e serviços. Esta ferramenta fornece insights sobre a utilização de recursos, ajudando a identificar discrepâncias entre o trabalho planejado e o real, otimizar o planejamento de projetos e melhorar a eficiência geral. 

Para acessar a funcionalidade de Análise de Recursos, navegue até o menu GERENCIAMENTO e selecione Recursos.

A Seção de Solicitação

A interface de Análise de Recursos começa com a seção de Solicitação, onde você configura os parâmetros da sua análise. Esta seção é composta por duas partes principais:

• Seleção de Modo: Escolha como deseja agregar os dados — seja em intervalos de tempo ou como números totais.
• Opções de Filtro: Especifique quais componentes (projetos ou serviços) você deseja incluir na sua análise.

Depois de definir suas preferências, clique em Aplicar para gerar uma tabela dinâmica com base nos seus critérios. Sua configuração será salva e carregada automaticamente na próxima vez que acessar esta seção.

Seleção de Modo

O Modo determina como os dados serão agregados na sua análise.

Intervalos

Selecionar Intervalos gera uma tabela que agrega horas ao longo de períodos específicos, como dias, semanas, meses ou trimestres. Este modo é ideal para analisar esforços ao longo do tempo.

• Configurações de Período:
  • Data de Início: Defina um ponto de partida e especifique o número de períodos a serem analisados a partir dessa data. Por exemplo, analise 4 semanas a partir de 1º de setembro.
  • Últimos: Analise um número definido de períodos retroativos a partir da data atual. Por exemplo, analise os últimos dois trimestres.

Dependendo da sua seleção, campos adicionais aparecerão para acomodar sua solicitação.

Totais

Escolher Totais agrega todos os esforços e horas sem dividi-los em períodos. Este modo oferece duas opções principais:

• Ativo Entre: Retorna todos os componentes (projetos ou serviços) que estiveram ativos em qualquer momento entre as datas de início e término especificadas. Exemplo: Se você definir as datas de 1º de janeiro a 31 de dezembro, todos os projetos ativos durante esse ano serão incluídos, mesmo que tenham começado antes ou terminado depois dessas datas.
• Estritamente Entre: Retorna componentes cujas datas de início e término caem inteiramente dentro do intervalo especificado. Exemplo: Para focar em projetos que começaram e terminaram dentro do segundo trimestre, selecione Estritamente Entre e defina as datas de 1º de abril a 30 de junho.

Gerando a Tabela Dinâmica

Após configurar suas definições, clique em Aplicar. O sistema gerará uma tabela dinâmica com base em suas seleções, exibindo os esforços estimados e reais para os componentes e recursos escolhidos. Sua configuração é salva automaticamente e será recuperada na próxima vez que você acessar esta seção, permitindo uma análise rápida e consistente.

A Tabela Dinâmica

 
A tabela dinâmica oferece uma visão flexível e detalhada dos seus dados, permitindo que você se concentre nos aspectos mais relevantes para suas necessidades.

Opções de Tabela Dinâmica

No topo da tabela dinâmica, você tem três opções para organizar seus dados:

• Componente – Item de Trabalho: Exibe projetos ou serviços no primeiro nível, seguidos por tarefas ou atividades, e depois usuários. Esta visualização é útil para analisar esforços no nível de tarefa dentro de cada projeto.
• Componente – Usuário: Mostra projetos ou serviços primeiro, usuários em segundo, e itens de trabalho em terceiro. Esta visualização ajuda a ver como cada usuário contribui para diferentes tarefas em um projeto.
• Usuário – Componente: Lista usuários no primeiro nível, seguidos por projetos ou serviços. Esta visualização é ideal para analisar o envolvimento de cada usuário em vários projetos. No modo de intervalo, esta opção adicionará a coluna de Capacidade para cada intervalo, permitindo que você compare com a estimativa e o real.

Selecione a opção de tabela dinâmica que melhor atende às suas necessidades de análise.

Visualizando Horas Estimadas e Reais

Dependendo do Modo que você selecionou, a tabela dinâmica exibirá diferentes colunas:

Modo Intervalos

• Colunas de Período: Cada período (por exemplo, semana, mês) tem sua própria coluna, mostrando as Horas Estimadas e Horas Reais para aquele período.
• Coluna de Resumo: Uma coluna adicional fornece um total das horas estimadas e reais em todos os períodos para cada linha.

Modo Totais

• Coluna de Horas Totais: Uma única coluna mostra o total de Horas Estimadas e Horas Reais para cada linha, oferecendo uma visão geral sem segmentação de tempo.

Personalizando a Tabela

Você pode ajustar a tabela dinâmica para focar nas informações mais relevantes:

• Alternar Linhas: No topo da tabela, você pode desmarcar certos níveis de detalhe. Por exemplo, se não precisar ver tarefas individuais, pode desmarcar a linha de Item de Trabalho, resultando em uma visão mais limpa e de alto nível.
• Expandir/Colapsar: Use os ícones de expandir e colapsar ao lado de cada item para visualizar ou ocultar informações detalhadas conforme necessário.
• Destacar Valores com Base em Limiares: Ao lado das Opções de Filtro, você pode destacar valores na sua tabela dinâmica com base em sua relação com outras métricas, definindo percentuais de limiar acima e abaixo para comparar valores Reais com Estimativas e Estimativas com Capacidade (quando disponível). Valores que excedem ou ficam abaixo desses limiares serão coloridos na tabela dinâmica, ajudando você a identificar rapidamente variações significativas.

Exemplos de Uso da Análise de Recursos

1. Comparando Esforços Estimados vs. Reais para Projetos

Suponha que você queira avaliar quão precisamente os esforços estimados se alinham com os esforços reais em seus projetos.

• Modo: Selecione Totais.
• Opção de Totais: Escolha Entre e defina as datas que cobrem o ano fiscal.
• Filtro:
  • Prioridade: Alta
  • Cliente: Acme Corp
• Tabela Dinâmica: Selecione Componente – Item de Trabalho para ver a divisão das tarefas.
• Aplicar: Revise a tabela dinâmica para comparar as horas estimadas e reais para cada tarefa dentro de seus projetos de alta prioridade para a Acme Corp.

Esta análise pode ajudar a identificar projetos ou tarefas onde o esforço real se desviou significativamente das estimativas, fornecendo insights para o planejamento futuro.

2. Monitorando Esforços ao Longo do Tempo

Para monitorar como os esforços estão distribuídos ao longo do próximo trimestre:

• Modo: Selecione Intervalos.
• Configurações de Período:
  • Data de Início: Defina para o primeiro dia do próximo trimestre.
  • Número de Períodos: Escolha 3 meses.
• Filtro:
  • Status: Em andamento.
  • É Serviço: falso (apenas projetos).
• Tabela Dinâmica: Selecione Componente – Usuário para ver como os usuários contribuem para cada projeto ao longo do tempo.
• Aplicar: Analise as horas estimadas e reais para cada período, identificando tendências ou variações que possam exigir atenção.

Esta abordagem permite que você acompanhe a distribuição de esforços ao longo do tempo, ajudando a identificar padrões ou desvios que podem impactar o andamento dos projetos.

3. Avaliando Contribuições Individuais de Usuários

Se você deseja avaliar como os esforços reais dos usuários individuais se comparam às estimativas:

• Modo: Selecione Totais.
• Opção de Totais: Escolha Entre e defina o intervalo de datas relevante.
• Tabela Dinâmica: Selecione Usuário – Componente para focar nas contribuições de cada usuário em vários projetos.
• Aplicar: Examine as horas totais estimadas e reais para cada usuário, identificando discrepâncias ou desempenhos excepcionais.

Esta análise ajuda a destacar áreas onde os usuários podem estar superando ou não atingindo as expectativas, permitindo ajustes e reconhecimentos apropriados.

Dicas para uma Análise de Recursos Eficaz

• Monitoramento Regular: Use a Análise de Recursos periodicamente para acompanhar como os esforços reais se alinham com as estimativas, permitindo ajustes oportunos.
• Identificar Padrões: Procure por discrepâncias recorrentes entre os esforços estimados e reais para melhorar as estimativas futuras.
• Aproveitar Filtros: Utilize as opções de filtro para focar em clientes, projetos ou equipes específicos, relevantes para sua análise.
• Simplificar Dados: Personalize a tabela dinâmica alternando linhas e colapsando níveis para tornar os dados mais fáceis de digerir.

A Análise de Recursos na ITM Platform é uma ferramenta poderosa para obter insights detalhados sobre os esforços estimados e reais da sua equipe. Combinada com os recursos de Planejamento de recursos, painéis personalizáveis e integrações opcionais com ferramentas de terceiros, como os modelos do Power BI, ela oferece uma solução abrangente para a gestão de recursos.

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