Conceptos principales utilizados en este documento
- Un riesgo es un evento futuro que podría tener un impacto –generalmente negativo- en un proyecto.
- El nivel de riesgo está determinado por la probabilidad de que se produzca un riesgo y el impacto que tendrá. Ambos son parámetros configurables.
- Mediante la aplicación de un plan de mitigación, reducimos la probabilidad de que se produzca el riesgo.
- Al crear un plan de contingencia, no cambiamos la probabilidad de que se produzca el riesgo, pero planeamos cómo controlar el impacto si lo hiciera.
- Una incidencia es un evento que afecta al proyecto. Cuando el plan de mitigación de riesgos falla, el riesgo puede escalar a un incidencia.
- Los incidencias pueden ser de diferente naturaleza. ITM Platform prevé tres tipos de incidencias predefinidas:
- Un problema, un hecho inesperado que afecta a las predicciones del entregable del proyecto o servicio
- Una solicitud de cambio es un ajuste de las especificaciones que afecta a la entrega del proyecto
- Un error es un incidencia que afecta a la funcionalidad del servicio o producto
- Tareas afectadas por el riesgo, tareas existentes comprometidas por el riesgo y en qué forma: alcance, presupuesto o calendario.
- Tareas para gestionar el riesgo: tareas creadas para gestionar, mitigar o actuar en base al plan de contingencia.
- Tareas afectadas por la incidencia: tareas existentes afectadas por la incidencia y en qué forma: alcance, presupuesto o calendario.
- Tareas para gestionar la incidencia: tareas creadas para resolver la incidencia.
- El gerente de riesgo o incidencia: la persona encargada de monitorear el riesgo o lidiar con la incidencia. Las tareas para gestionar riesgos o incidencias también pueden tener sus propios gerentes y miembros del equipo.
- Resolución de la incidencia: Conjunto de datos que reflejan cómo se resolvió o abordó la incidencia. Incluye cambios en el coste, el calendario o el alcance del proyecto.
Esta es una visión general de lo que explicaremos en las siguientes secciones.
Configuración
ITM Platform ofrece configuraciones predefinidas que le permiten comenzar a usar la función de riesgos e incidencias de inmediato. Si necesita cambiar la configuración, vaya a la pestaña de menú CONFIGURACIÓN, sección PARAMETROS.
Parámetros de riesgo
La sección más relevante en parámetros de riesgo se encuentra en la pestaña nivel de riesgo.
Allí puede modificar los valores de impacto del riesgo o crear otros nuevos. Por ejemplo, alto, media-alto, media-bajo y bajo .
El segundo parámetro es la probabilidad del riesgo, que, de forma similar al impacto del riesgo, tiene valores que se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades.
Por último, la sección de nivel de riesgo permite a una empresa definir sus propios umbrales para los niveles preestablecidos alto, medio y bajo. El nivel de riesgo se calculará multiplicando el impacto por la probabilidad, lo que resultará en uno de los niveles de riesgo existentes.
Por ejemplo, supongamos que el umbral para alcanzar el nivel de riesgo medio es 25 y para alto es 35. Si se marca un riesgo con un impacto de 4 y una probabilidad de 7, el nivel de riesgo resultante será 28. Por lo tanto, medio.
Además del nivel de riesgo, impacto y probabilidad, puede personalizar el estado de riesgo y el tipo de riesgo
Parámetros de incidencias
El tipo de incidencia le ayudará a identificar la naturaleza de la incidencia, así como a clasificar cualquier variación de coste o calendario por cada tipo. ITM Platform provee tres tipos predefinidos: solicitud de cambio, error y problema. Puede agregar más, editarlos o eliminarlos.
El estado de la incidencia permite determinar si se trata de un incidencia en curso o bien si se ha resuelto. Existen dos estados predefinidos: abierto y cerrado. Puede agregar más tipos de estados si lo necesita. Se usarán como marca para cuadros de mando e informes.
Riesgos
Los riesgos se pueden encontrar en la sección «Riesgos e incidencias»’ de un proyecto, subsección “Riesgos”.
El diseño inicial del registro de riesgos será ‘Gráfico’, que le permite visualizar el mapa de riesgos.
Aquí puede editar, agregar o eliminar riesgos, así como establecer los valores de impacto y probabilidad para actualizar el nivel de riesgo dinámicamente.
Bajo el indicador de nivel de riesgo, hay un botón que le mostrará la matriz de riesgo.
En el eje vertical de la tabla verá la probabilidad mostrada y en el eje horizontal, el impacto. El nivel de riesgo es el resultado de multiplicar ambos valores y se representa donde ambos se cruzan.
Si selecciona la opción de vista en el registro de riesgos de ‘Lista’, todas las opciones de lista tradicionales de ITM Platform estarán disponibles: filtrado, selección de columnas o exportación a Excel.
La ficha de un riesgo
Al editar un riesgo, encontrará las siguientes secciones:
General
Le permite casificar el riesgo y darle un nombre. Además, se proporcionará un número de riesgo.
Impacto potencial en el proyecto
Esta sección contiene información relacionada con el impacto que el riesgo tendrá en el proyecto si se materializa.
Aquí encontrará la subsección Materialización del riesgo, donde podrá indicar la
variación de coste potencial, la variación de calendario medida en días y una descripción del posible cambio en el alcance.
La tercera y última subsección son Tareas afectadas por este riesgo, donde puede seleccionar las tareas existentes que se verán particularmente afectadas por el riesgo. Para cada tarea, puede indicar cómo se verá afectada: coste, presupuesto o alcance.
Gestión de riesgos
Esta sección contiene la información relacionada con cómo se maneja el riesgo. La primera parte le permitirá seleccionar un gestor de riesgos y definir planes de mitigación y contingencia. También podrá adjuntar documentos relacionados.
Además, podrá seleccionar tareas existentes para gestionar el riesgo o crear otras nuevas. Estas son tareas específicas creadas para gestionar el riesgo y no son las afectadas por este.
En esta subsección, también encontrará el Coste Total de Gestión de Riesgos y Horas Totales de Gestión de Riesgos. Puede especificar un valor para cada uno de ellos, o puede hacer clic en la opción para pedir al sistema que calcule el coste y las horas a partir de las tareas designadas para gestionar el riesgo.
Incidencias asociados
Como hemos mencionado, los riesgos podrían llegar para convertirse en un incidencia. En esta sección puede crear o seleccionar incidencias existentes para asociarlos al riesgo.
Incidencias
Los incidencias pueden surgir como resultado de un riesgo previamente identificado o bien ser completamente independientes.
La anatomía de una incidencia es muy similar a la de un riesgo: incluye una sección General, Tareas afectadas por la incidencia, Tareas para gestionar la incidencia y riesgos asociados.
En la sección General, el estado de la incidencia es especialmente relevante, ya que la información que encontrará en los cuadros de mando e informes se clasificará entre incidencias cerradas y no cerradas.
Resolución de incidencias
Esta sección se suele rellenar cuando la incidencia se ha cerrado. Incluye una descripción de resolución final que se puede ampliar añadiendo documentos.
El cambio en el coste del proyecto indicará el impacto económico que esta incidencia tuvo en el proyecto. Esta cifra se puede escribir manualmente o bien puede hacer clic en la opción para utilizar el coste de materialización del riesgo, si hubiera algún riesgo asociado. Lo mismo ocurre con las variaciones en el calendario.
Cuadro de mando
El cuadro de mando del proyecto ofrece los siguientes dashlets o gráficos
Coste total de la gestión de riesgos
- Tipo: Tarta
- Total: coste total del proyecto + Coste total de la gestión de riesgos
- 2 secciones
- Número (formateado) y porcentaje
- Se aplica a todos los riesgos, abiertos y cerrados
Coste total de la gestión de incidencias
- Tipo: Tarta
- Total: coste total del proyecto + Coste total de la gestión de incidencias
- 2 secciones
- Número (formateado) y porcentaje
- Se aplica a todas las incidencias, abiertas y cerradas
Variación total del calendario de la ocurrencia de riesgo
- Tipo: Barras horizontales
- Bar 1: Duración total del proyecto
- Barra 2: Variación total del proyecto (+/-) – Duración total de la ocurrencia de riesgo
- Número (formateado) y porcentaje
- Se aplica a riesgos no resueltos
Coste total de cambio para incidencias cerrados
- Tipo: Tarta
- Total: Coste total del proyecto + Coste total de cambio para incidencias de estado cerrado
- 2 secciones
- Número (formateado) y porcentaje
- Se aplica a incidencias cerrados
Variación total de el calendario para los incidencias cerrados
- Tipo: Barras horizontales
- Barra 1: duración total del proyecto
- Barra 2: duración total del proyecto (+/-) – Duración total del cambio de calendario
- Número (formateado) y porcentaje
- Se aplica a incidencias cerradas
Coste total de las emisiones por tipo
- Tipo: Tarta
- Total: coste total de las emisiones cerradas
- Tantas secciones como tipos de incidencia
- Número (formateado) y porcentaje
- Se aplica a incidencias cerradas
Informe de progreso desde el Gantt
En el Gantt existe la columna «% Completado» que puede modificar el jefe de proyecto siempre que esta se encuentre en un estado abierto.