Gerenciamento de riscos e incidentes
Principais conceitos usados neste documento
- Um risco é um potencial evento futuro que pode ter um impacto negativo em um projeto.
- O nível de risco é determinado pela probabilidade de um risco ocorrer e pelo impacto que ele terá. Ambos são parâmetros que podem ser configurados.
- Ao aplicar um plano de mitigação, reduzimos a probabilidade de ocorrência do risco.
- Quando criamos um plano de contingência, não alteramos a probabilidade de ocorrência do risco, mas planejamos como controlar o impacto, caso isso ocorra.
- Um incidente é um evento que afeta o projeto. Quando o plano de mitigação de riscos falha, você pode escalar o risco para um incidente.
- Os incidentes podem ter naturezas diferentes. A ITM Platform fornece três tipos predefinidos de incidentes:
- Um problema, um fato inesperado que afeta as previsões para a entrega do projeto ou serviço
- Uma solicitação de mudança, ajuste nas especificações, afetando a entrega do projeto
- Um bug, problema que afeta a funcionalidade do serviço ou produto
- Tarefas afetadas pelo risco: tarefas existentes comprometidas pelo risco e qual a forma: escopo, orçamento ou cronograma.
- Tarefas para enfrentar o risco: tarefas criadas para gerenciar, mitigar ou agir no plano de contingência.
- Tarefas afetadas pelo problema: tarefas existentes afetadas pelo problema e como: escopo, orçamento ou cronograma.
- Tarefas para resolver o incidente: tarefas criadas para resolver o problema.
- O gerente de risco ou incidente: a pessoa encarregada de monitorar o risco ou lidar com o problema. Tarefas para lidar com riscos ou problemas também podem ter seus próprios gerentes e membros da equipe.
- Resolução do incidente: conjunto de dados que reflete como o problema foi resolvido ou tratado. Inclui mudanças no custo, cronograma ou escopo do projeto.
Esta é uma visão geral do que explicaremos nas próximas seções.
Configuração
A ITM Platform oferece configurações predefinidas que permitem começar a usar o recurso de risco e incidente imediatamente. Se você precisar alterar a configuração, vá para a guia do menu CONFIGURAÇÃO, seção PARÂMETROS.
Parâmetros de risco
A seção mais relevante sobre parâmetros de risco é encontrada na guia nível de risco.
Lá você pode modificar os valores de impacto de risco ou criar novos. Por exemplo, alto, médio-alto, médio-baixo e baixo.
O segundo parâmetro é a probabilidade de risco, que, semelhante ao impacto do risco, possui valores que podem ser personalizados para atender às suas necessidades.
Por fim, a seção de nível de risco permite que uma empresa defina seus próprios limites para os níveis predefinidos alto, médio e baixo. O nível de risco será calculado multiplicando o impacto pela probabilidade, o que resultará em um dos níveis de risco existentes.
Por exemplo, suponha que o limite para atingir o nível de risco médio seja 25 e alto seja 35. Se um risco for marcado com um impacto de 4 e uma probabilidade de 7, o nível de risco resultante será 28. Portanto, médio.
Além do nível de risco, impacto e probabilidade, você pode personalizar o status e o tipo de risco.
Parâmetros de incidentes
O tipo do incidente o ajudará a identificar a natureza do problema, além de classificar as alterações nos custos e agendar por tipo. A plataforma ITM vem com três tipos predefinidos: solicitação de alteração, bug e problema. Você pode adicionar, editar ou remover esses itens.
O status do problema permite determinar se é um problema em andamento ou se foi resolvido. Existem dois status predefinidos: aberto e fechado. Você pode adicionar mais tipos de status, se necessário. Eles serão usados como sinalizador para seus painéis e relatórios.
Riscos
Os riscos podem ser encontrados na seção “Riscos e incidentes” de um projeto, subseção Riscos.
O layout inicial do registro de riscos será a “Visualização de gráfico”, que permite entender o mapa de riscos visualmente.
Aqui, você pode editar, adicionar ou excluir riscos, além de estabelecer os valores de impacto e probabilidade para atualizar o nível de risco dinamicamente.
Abaixo do indicador do nível de risco, existe um botão que mostra a matriz de risco.
No eixo vertical da tabela, você verá a probabilidade exibida e no eixo horizontal, o impacto. O nível de risco é o resultado da multiplicação de ambos os valores e é representado onde os dois se cruzam.
Se você selecionar a “Visualização de lista” no registro de riscos, todas as opções tradicionais de lista na ITM Platform estarão disponíveis, como filtragem, seleção de colunas ou exportação para o Excel.
O guia de risco
Ao editar um risco, você encontrará as seguintes seções:
Geral
Ele permite que você classifique o risco e dê um nome a ele. Além disso, um número de risco será fornecido.
Potencial Impacto no Projeto
Esta seção contém informações relacionadas ao impacto que o risco provavelmente terá no projeto, se materializado.
Aqui você encontrará a subseção de ocorrência de risco. Isso permite indicar a variação de custo potencial, a variação do cronograma em dias e uma descrição da possível mudança no escopo.
A terceira e última subseção são Tarefas afetadas por esse risco, que permitem selecionar tarefas existentes que serão particularmente afetadas pelo risco. Para cada tarefa, você pode indicar como ela será afetada: custo, orçamento ou escopo.
Gerenciamento de riscos
Esta seção contém as informações relacionadas a como o risco está sendo tratado. A primeira parte permitirá selecionar um gerente de risco e definir planos de mitigação e contingência. Você também pode anexar qualquer documento relacionado.
Você pode selecionar tarefas existentes para enfrentar riscos ou criar novas. Essas são tarefas específicas criadas para gerenciar o risco e não são as afetadas por ele.
Nesta subseção, você também encontrará o Custo total do gerenciamento de riscos e o total de horas de gerenciamento de riscos. Você pode especificar um valor para cada um deles ou clicar na opção para solicitar ao sistema que use o custo e as horas entre Tarefas e Risco.
Incidentes Associados
Como dito anteriormente, os riscos podem aumentar para se tornar um incidente. Nesta seção, você pode criar ou selecionar problemas existentes para associar ao risco.
Incidentes
Os problemas podem surgir como resultado de um risco previamente identificado ou serem completamente independentes.
A anatomia de um problema é muito semelhante à de um risco: inclui uma seção Geral, Tarefas afetadas pelo problema, Tarefas para resolver o problema e Riscos associados.
Na seção Geral, o Status do incidente é particularmente relevante, pois as informações que você encontrará nos painéis e nos relatórios serão classificadas entre problemas fechados e não fechados.
Resoluções de incidentes
Esta seção geralmente é preenchida quando o problema é encerrado. Inclui uma descrição final da resolução que pode ser estendida adicionando documentos.
A mudança no custo do projeto indicará o impacto econômico que esse problema teve no projeto. Esse valor pode ser digitado manualmente ou você pode clicar na opção para usar o custo de ocorrência do risco, se houver algum risco associado. O mesmo vale para variações no cronograma.
Painel de Controle
O painel do projeto oferece os seguintes dashlets
Custo total do gerenciamento de riscos
- Total: custo total do projeto + Custo total do gerenciamento de riscos
- 2 divisões
- Número (formatado) e porcentagem
- Aplica-se a todos os riscos, abertos e fechados
Custo total do gerenciamento de incidentes
- Tipo: Torta
- Total: custo total do projeto + Custo total do gerenciamento de incidentes
- 2 divisões
- Número (formatado) e porcentagem
- Aplica-se a todos os incidentes, abertos e fechados
Custo total da mudança para incidentes fechados
- Tipo: Torta
- Total: custo total do projeto + custo total da mudança para incidentes de status fechado
- 2 divisões
- Número (formatado) e porcentagem
- Aplica-se a incidentes fechados
Variação total do cronograma para incidentes fechados
- Tipo: Barras horizontais
- Barra 1: duração total do projeto
- Barra 2: duração total do projeto (+/-) Σ duração total da mudança de cronograma
- Número (formatado) e porcentagem
- Aplica-se a incidentes fechados
Custo total de incidentes por tipo
- Tipo: torta
- Total: custo total de questões fechadas
- Tantas divisões por tipos de incidentes
- Número (formatado) e porcentagem
- Aplica-se a incidentes fechados