Acompanhamento de projetos com a metodologia ágil

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O artigo a seguir explica o acompanhamento em projetos ágeis.

Ao contrário do monitoramento e do progresso em projetos em cascata (Gantt), os projetos baseados em metodologias ágeis não têm uma projeção de calendário e, portanto, a maneira de acompanhar seu progresso é diferente.

Na seção “Acompanhamento” de um projeto de metodologia ágil, você encontrará os seguintes blocos diferenciados: Acompanhamento, Tarefas por estado e Diagramas de monitoramento.

Acompanhamento

O acompanhamento manual permite que o gerente de projeto crie um registro indicando o progresso observado (% concluído), bem como a avaliação (lista de valores configuráveis), uma descrição e uma data.

Isso é útil quando o progresso do projeto não é representado apenas pelo consumo de tarefas, mas pela conquista das entregas do projeto.

Tarefas por estado

Este gráfico representa a porcentagem de tarefas em cada estado presente no projeto no momento.

Os tipos básicos de status são “Para fazer”, “Em progresso”, “Completado” e são independentes do número de colunas que o painel ágil possui, pois cada coluna será baseada em um desses três tipos.

Você pode optar por mostrar o projeto de forma agrupada ou dividi-lo em swimlanes.

Você também pode excluir um dos estados, para que o gráfico seja recalculado na base 100, considerando apenas os estados restantes.

Neste exemplo, removemos o status “Completado” para ver a composição do trabalho pendente (Para fazer e Em progresso)

Diagramas e gráficos de acompanhamento

Esta seção fornece dois tipos de gráficos, Burndown e Fluxo acumulado, descritos em cada seção.

Ambos os gráficos compartilham o mesmo bloco de filtro que permitirá personalizar as informações exibidas de acordo com suas preferências.

Intervalo de datas (começo e fim)

Determine a linha do tempo que o gráfico representará.

Primeiro, é importante entender que as datas representadas pelos gráficos são as das mudanças no status das tarefas. Ou seja, elas não são as datas de início ou de término delas.

Você pode visualizar datas e alterações de status na seção “Histórico de eventos” da tarefa.

De forma predeterminada

  •  O fluxograma cumulativo começará na data de criação da primeira tarefa e terminará hoje
  • No diagrama de burndown, o gráfico corresponde às datas de início e término do projeto

As datas que representam as verticais (eixo X) são o resultado da divisão do período por 14, para que, independentemente da dimensão temporal do gráfico, você sempre tenha uma visão homogênea. Se a duração for inferior a 14 dias, você observará quantos intervalos houver dias.

Colunas y swimlanes

Você pode optar por mostrar ou ocultar tarefas que pertencem a:

  • Colunas: lembre-se de que cada coluna possui um dos três estados e são esses os representados nos gráficos
  • Swimlanes, sejam usadas como estado de processo ou sprints

Diagrama Burndown

Também chamado de “trabalho pendente” ou “combustão de tarefas” representa a dinâmica do trabalho realizado.

O diagrama Burndown geralmente é usado quando todas as tarefas são determinadas desde o início.

Exemplo:

Observe que o trabalho pendente (Para fazer) são tarefas criadas no mesmo dia. Vamos ver o que acontece se passarmos um para um estado “Completado” enquanto outro para “Em progresso”

Se continuarmos a um determinada ritmo, terminaremos todos, deixando a coluna de trabalho pendente em zero.

No entanto, se adicionarmos tarefas a “Pendente” à medida que o projeto ou o sprint for aprovado, observaremos anomalias na tendência, porque, em vez de reduzir o trabalho pendente, ele poderá aumentar.

Linha de avanço esperado

É apenas uma linha reta que conecta o início do intervalo (eixo X) e o número de tarefas no estado “Para fazer” naquele momento (eixo Y), com o fim. Nesse momento, não deve haver tarefas pendentes (eixo Y = 0); portanto, é uma linha descendente com uma inclinação uniforme.

Sua leitura é a seguinte: se as tarefas são de tamanho semelhante, o número de tarefas pendentes deve ser representado pela linha de avanço esperado.

Linha de progresso real

Representa o número real de tarefas para fazer em cada intervalo. Ou seja, o número total de tarefas pendentes no início menos as concluídas. Já explicamos esse conceito anteriormente com os exemplos de barra.

A inclinação da linha de progresso indica a “velocidade” e determina o número de tarefas concluídas por bloco de tempo (geralmente um sprint)

Interpretação do diagrama de Burndown

Em progresso: A linha de progresso ideal e real estão juntas. Se você continuar, o projeto terminará no prazo.
Atrasado: Se a linha de progresso real estiver acima do ideal, significa que a equipe está atrasada e deve ter concluído mais trabalhos nesse momento.

Adiantado:Se a linha de progresso real estiver abaixo do ideal, ela estará se movendo em um ritmo mais rápido do que o esperado. Você pode concluir antes do agendamento ou adicionar tarefas.

Essas interpretações são válidas desde que as tarefas tenham o mesmo tamanho, ou seja, o tempo para resolvê-las seja semelhante.

Limitações do diagrama de Burndown

O gráfico Burndown representa apenas o trabalho concluído: ele reporta o trabalho pendente, mas na verdade não visualiza o que está sendo feito.

Burndown funciona melhor em sprints ou projetos curtos e faz menos sentido em projetos de longo prazo. Em projetos de longo prazo, o trabalho pendente passa por muitas alterações para que as estimativas façam sentido. Essa é a maior razão pela qual Burndown não é recomendado para a metodologia Kanban.

O gráfico Burndown não representa alterações de escopo, pois as alterações na quantidade de trabalho pendente não são exibidas efetivamente.

Essas limitações são superadas pelo fluxograma cumulativo.

Diagrama de Fluxo cumulativo (Cumulative Flow Diagram o CFD)

Um fluxograma acumulado é um gráfico de áreas empilhadas que mostra, a cada intervalo de tempo, o número de tarefas por estado.

Lendo CFD

À medida que avança, o gráfico mostra o fluxo de tarefas em seus estados. É chamado de “acumulado” porque não mede incrementos entre intervalos, mas conta cada elemento em cada estado, independentemente de estar nesse estado na medição anterior.

Assim, resolve o principal problema do Burndown, porque representa melhor as situações em que as tarefas pendentes não são criadas durante todo o primeiro dia.

O CFD também oferece duas informações fundamentais em gerenciamento ágil: trabalho em andamento (WIP) e tempo de ciclo (CT).

A largura de banda “Em progresso” representa o trabalho em andamento (WIP, Work in Progress) e o espaço entre os intervalos oferece o Cycle Time, o tempo médio gasto por uma tarefa para passar de um estado para outro.

Limitações do diagrama do fluxo cumulativo

Apesar de resolver as principais limitações do gráfico Burndown, o CFD possui suas próprias limitações

  • Não reflete se alguma tarefa está bloqueada
  • Relacionado ao anterior, não indica o tempo de ciclo individual, o que significa a quantidade de tempo que uma determinada tarefa permaneceu em um único estágio

Essas limitações podem ser resolvidas por meio de relatórios ou visualizações personalizadas de tarefas