Gestión de riesgos e incidencias
Principales conceptos utilizados en este documento
- Un riesgo es un posible evento futuro que podría impactar negativamente en un proyecto.
- El nivel de riesgo se determina por la probabilidad de que ocurra el riesgo y el impacto que este tendrá. Ambos parámetros se pueden configurar.
- Un plan de mitigación reduce la probabilidad de que ocurra el riesgo.
- Un plan de contingencia no afecta la probabilidad de ocurrencia, pero prepara una respuesta para controlar el impacto si el riesgo se materializa.
- Una incidencia es un evento que afecta al proyecto. Si un plan de mitigación de riesgos falla, el riesgo puede escalarse a incidencia.
- Tipos de incidencias en ITM Platform:
- Problema: Un evento inesperado que afecta a la entrega del proyecto o servicio.
- Solicitud de cambio: Un ajuste a las especificaciones que impacta en los entregables del proyecto.
- Error: Un defecto que afecta a la funcionalidad del servicio o producto.
- Tareas afectadas por el riesgo: Tareas existentes en riesgo, categorizadas según el impacto en el alcance, presupuesto o cronograma.
- Tareas para abordar el riesgo: Tareas creadas para gestionar, mitigar o ejecutar el plan de contingencia.
- Tareas afectadas por la incidencia: Tareas existentes impactadas por una incidencia, categorizadas según el alcance, presupuesto o cronograma.
- Tareas para abordar la incidencia: Tareas creadas para resolver la incidencia.
- Responsable del riesgo o de la incidencia: La persona encargada de supervisar el riesgo o resolver la incidencia. Las tareas relacionadas con riesgos o incidencias pueden tener sus propios responsables y miembros del equipo.
- Resolución de la incidencia: Un registro de cómo se resolvió una incidencia, incluyendo cambios en el coste, cronograma o alcance del proyecto.
Esta es una visión general de los conceptos que se tratarán en las siguientes secciones.
Riesgos
Puede acceder a los riesgos en Riesgos e Incidencias en el menú de un proyecto, específicamente en la subsección Riesgos.
La vista predeterminada es la Vista de gráfico, que muestra un mapa visual de riesgos.
Usted puede: - Añadir, editar o eliminar riesgos. - Modificar los valores de impacto y probabilidad, actualizando dinámicamente el nivel de riesgo. - Visualizar la matriz de riesgo, que representa visualmente la probabilidad (eje vertical) frente al impacto (eje horizontal).
Cambiar a la Vista de lista le permite filtrar, seleccionar columnas y exportar los riesgos a Excel.
La ficha de riesgo
Editar un riesgo incluye las siguientes secciones:
General
- Asigne un nombre y una clasificación.
- Se genera un número de riesgo único.
Impacto potencial en el proyecto
- La subsección Ocurrencia del riesgo registra:
- Variación de costes (impacto financiero).
- Variación de cronograma (impacto temporal en días).
- Cambio en el alcance (descripción de posibles alteraciones en el proyecto).
- La subsección Tareas afectadas por este riesgo vincula las tareas existentes impactadas por el riesgo, especificando cómo se ven afectadas (coste, presupuesto o alcance).
Gestión de riesgos
- Asigne un responsable del riesgo.
- Defina un plan de mitigación y un plan de contingencia.
- Adjunte documentos relacionados.
- Cree o vincule Tareas para abordar el riesgo, que son tareas creadas para gestionar el riesgo (distintas de las tareas afectadas).
- Rastre los Coste total de la gestión de riesgos y las Horas totales de la gestión de riesgos (se pueden introducir manualmente o derivar de los costes y horas de las tareas).
Incidencias asociadas
Si un riesgo se convierte en una incidencia, puede vincularla o crearla directamente desde esta sección.
Incidencias
Las incidencias pueden surgir de riesgos identificados previamente o ocurrir de forma independiente.
La estructura de una incidencia es similar a la de un riesgo: - Sección general - Tareas afectadas por la incidencia - Tareas para abordar la incidencia - Riesgos asociados
Resolución de la incidencia
Esta sección se completa cuando se cierra una incidencia. - Añada una descripción de la resolución y adjunte documentos. - Cambio en el coste del proyecto: Registra el impacto financiero. Puede introducir manualmente un valor o utilizar el coste de ocurrencia del riesgo asociado. - Variaciones en el cronograma: Rastre retrasos temporales causados por la incidencia.
Configuración
ITM Platform incluye configuraciones predefinidas para gestionar riesgos e incidencias. Para modificarlas, vaya a CONFIGURACIÓN > PARÁMETROS.
Parámetros de riesgo
La sección más relevante bajo Parámetros de riesgo es la pestaña de Nivel de riesgo.
- Puede modificar o crear valores de impacto del riesgo (por ejemplo, alto, medio-alto, medio-bajo, bajo).
- Puede personalizar valores de probabilidad del riesgo, de manera similar al impacto.
- El Nivel de riesgo se calcula multiplicando impacto y probabilidad, y la empresa puede definir umbrales para niveles alto, medio y bajo.
Por ejemplo, si el umbral para riesgo medio es 25 y para riesgo alto es 35, entonces un riesgo con un impacto de 4 y una probabilidad de 7 tendrá un nivel de 28, considerándose de nivel medio.
Opciones configurables adicionales: - Estado del riesgo: Personalice las diferentes etapas de la gestión de riesgos. - Tipo de riesgo: Defina categorías para los riesgos en función de las necesidades de su empresa.
Parámetros de incidencia
- Tipo de incidencia: Categorice las incidencias para reflejar el impacto en costes y cronogramas. ITM Platform ofrece tres tipos predefinidos: Solicitud de cambio, Error y Problema. Estos pueden ser editados o ampliados.
- Estado de la incidencia: Haga seguimiento de si una incidencia está en curso o resuelta. ITM Platform incluye por defecto los estados "Abierto" y "Cerrado", pero se pueden crear estados adicionales.
Cuadro de mando
El cuadro de mando del proyecto incluye las siguientes métricas:
- Coste total de la gestión de riesgos
- Coste total de la gestión de incidencias
- Variación total en el cronograma debido a la ocurrencia de riesgos
- Coste total de los cambios derivados de incidencias cerradas
- Variación total en el cronograma de incidencias cerradas
- Coste total de las incidencias por tipo