Configuración de workflow de estados de proyecto

En este tutorial veremos cómo funcionan los flujos de autorizaciones de cambios de estado, o workflow.

Para qué sirve el workflow de estados de proyecto:

El workflow permite definir el flujo de estados de un proyecto.

Por ejemplo, podemos definir que los proyectos cuyo estado es “en borrador” solo puedan cambiar a los estados “iniciado” o “descartado” con la aprobación de un miembro de la Oficina Técnica de Proyectos de nuestra organización.

Navegación: cómo acceder a la configuración de cambios de estado

Para navegar hasta la configuración de cambios de estado, hay que seguir esta ruta:

  • Área de “configuración” (1)
  • Desplegable “Parámetros” (2) 
  • Sección “Parámetros de proyecto” (3)
  • Menú “Estado del proyecto” (4)

definición de workflow de proyecto - ITM Platform

Cómo acceder a la configuración de flujos de estado de proyecto en ITM Platform

Nota: Para poder editar la configuración de cambios de estado es necesario contar con los permisos de acceso de una cuenta Full Access.

Procedimiento de configuración

Hay cuatro pasos para definir el flujo desde un estado determinado:

a. Definición de estados

El primer paso es que la organización defina cuáles son todos los posibles estados de sus proyectos. Los clientes de ITM Platform llevan a cabo este paso durante la configuración inicial del entorno.

Nota: Es posible seleccionar uno y uno solo de los estados como estado predefinido, de manera que cualquier proyecto nuevo comience por él.

Nota: Los estados de “borrador” y “cerrado” son estados de sistema y no pueden eliminarse, aunque su nombre puede editarse para adaptarse a las peculiaridades de cada organización.

b. Habilitación de las autorizaciones

Para poder personalizar los flujos de estados, en primer lugar hay que habilitar las autorizaciones haciendo clic en la opción correspondiente.

habilitar proceso de autorizaciones

El proceso de autorizaciones debe ser habilitado

c. Aplicación de restricciones

Para aplicar restricciones es necesario seleccionar el estado de origen que se desea editar.

fases y estados de proyecto - ITM Platform

Vista general de los estados de origen y sus correspondientes estados de destino.

A continuación, las restricciones se aplican en dos pasos:

c1) Selección de los estados de destino

Al trabajar desde un estado de origen, dentro de cada ficha de estado se escoge cuáles son los destinos posibles a los que se puede mover el proyecto desde ese punto de partida. Por defecto, todos los estados de proyecto que se hayan creado aparecerán como posibles destinos.

c2) Aplicación de reglas condicionales

A continuación, es posible (aunque no obligatorio) crear reglas que establezcan un proceso de autorización del cambio de proyecto.

Esto quiere decir que cada vez que el proyecto cambie de estado desde el estado de origen en el que nos encontramos y bajo las condiciones seleccionadas, el nuevo estado tendrá que ser autorizado por la persona o personas que se haya indicado.

Para crear y configurar una nueva regla, se siguen tres pasos:

  1. Crear una nueva regla (1)
  2. Editar la regla para definir condiciones adicionales
    • Filtros (2)
    • Autorizadores (3)
    • Modelo lógico (4)

reglas de flujos de estado - ITM Platform

Los 4 pasos para crear reglas

La vista de condiciones permite establecer varios filtros:

filtros de autorización - ITM Platform

Tres filtros para la autorización de un cambio de estado

Solicitud de cambio de estado

Una vez definidas las reglas, los responsables de proyecto que deseen realizar un cambio de estado para el que sea necesaria autorización, deberán cursar una solicitud.

La solicitud de autorización se cursa directamente desde el menú general del proyecto, al editar el campo de estado.

En esta pantalla podrá seleccionar el estado de destino, y añadir comentarios.

Al guardar el estado, si el cambio de estado exige autorización, el campo de estado de autorización aparecerá como “pendiente”.

Estado del proyecto pendiente

Un proyecto cuyo estado ha cambiado a “cancelado” está pendiente de autorización

Emisión de autorizaciones

Para autorizar el cambio de estado desde la cuenta de un autorizador, sencillamente se accede a la sección “Mis autorizaciones” en el área de “Mi escritorio”.

Menú de autorizaciones de estado - ITM Platform

Autorizaciones pendientes y aprobadas de un líder de proyecto

Desde ese listado, basta con escoger el proyecto cuyo cambio de estado se desea aprobar, y clicar el botón de aprobación.