Tutorial: Configuração do fluxo de trabalho dos estados do projeto
Neste tutorial, veremos como funcionam as autorizações de mudanças de estado ou fluxo de trabalho.
Qual é o objetivo do fluxo de trabalho do estado do projeto?
O fluxo de trabalho permite definir o fluxo de estados de um projeto.
Por exemplo, podemos definir que os projetos cujo estado é “em rascunho” só podem mudar para os estados “iniciados” ou “descartados” com a aprovação de um membro do Escritório de Projetos Técnicos de nossa organização.
Navegação: como acessar as configurações de mudança de estado
Para navegar até a configuração das mudanças de estado, siga este estas étapas:
- Área de “Configuração”
- Selecionar “Parámetros”
- Seção “Parâmetros do projeto”
- Menu “Estado do projeto”
Nota: Para poder editar a configuração de mudanças de estado, é necessário ter as permissões de acesso de uma conta Full Access.
Procedimento de configuração
Há quatro etapas para definir o fluxo de um determinado estado:
a. Definicão de estados
O primeiro passo é que a organização defina o que todos os estados possíveis de seus projetos são. Os clientes de ITM Platform realizam este passo durante a configuração inicial do ambiente de trabalho.
Nota: É possível selecionar um e apenas um dos estados como um estado predefinido, de modo que qualquer novo projeto comece com ele.
Nota: Os estados de “rascunho” e “concluído” são estados do sistema e não podem ser eliminados, embora seu nome possa ser editado para se adaptar às peculiaridades de cada organização.
b. Habilitar as autorizações
Para poder personalizar os fluxos de estado, você deve primeiro habilitar as autorizações clicando na opção correspondente.
c. Aplicação de restrições
Para aplicar restrições, é necessário selecionar o estado de origem que deseja editar.
As restrições são aplicadas em duas etapas:
c1) Seleção de estados de destino
Ao trabalhar a partir de um estado de origem, dentro de cada ficha de estado, você escolhe quais são os destinos possíveis para os quais o projeto pode ser movido a partir desse ponto de partida. Por norma, todos os estados do projeto que foram criados aparecerão como possíveis destinos.
c2) Aplicação de regras condicionais
Também é possível (embora não obrigatório) criar regras que estabeleçam um processo de autorização para a mudança do projeto.
Isso significa que cada vez que o projeto muda de estado do estado de origem em que estamos localizados e nas condições selecionadas, o novo estado terá que ser autorizado pela pessoa ou pessoas indicadas.
Para criar e configurar uma nova regra, são necessárias três etapas:
- Criar uma nova regra
- Editar regra para definir condições adicionais
- Filtros
- Autorizadores
- Modelo lógico
A visualização de condições permite definir vários filtros:
Pedido para mudança de estados
Uma vez que as regras foram definidas, os gerentes de projeto que desejam fazer uma mudança de estado para a qual a autorização é necessária devem enviar um pedido.
A solicitação de autorização é processada diretamente no menu geral do projeto, ao editar o campo de estado.
Nesta tela, você pode selecionar o status do destino e adicionar comentários.
Ao salvar o estado, se a mudança de status requer autorização, o campo de status da autorização aparecerá como “pendente”.
Emissão de autorizações
Para autorizar a mudança de status da conta de um autorizador, você pode simplesmente acessar a seção “Minhas autorizações” na área “Minha área de trabalho”.
A partir desta lista, basta escolher o projeto cuja mudança de estado deve ser aprovada e clicar no botão de aprovação.