Modelo de previsão de receitas

When you create revenue, you can fill in the revenue projected amount within the “Revenue Projection” section. This value will be displayed within the application regardless of the revenue status and can be used to compare the projected amount with the actual amount.

You can configure how the revenue projected amount will be filled in:

  • Manual: the projected amount will be typed. The currency can be changed to any of the enabled currencies
  • Based on completed tasks: The projected revenue amount will be based on the tasks completed per period. Users will be presented with a pop-up to select which tasks to include.
    Each task will add its value, which is calculated multiplying the estimated hours by the bill rate of the categories involved

 

Configuration

 There are three locations where you can set your preferences for revenue projected amount, from a higher level to the project itself:

For the whole company, in Configuration Configuration

  1.  Project Parameters → Methods.
  2. By project type, in Configuration → Project Parameters → Project Type.
  3. By project, in the General section of the project. This option will only be available if the option “Allow project settings to override this configuration” was ticked at the company level

At any of those levels, you will be able to set your preference for the way revenue projected amount is filled in

Reconhecimento de receitas

Introduction to Revenue Recognition

Revenue Recognition is part of the Project Revenue Management feature in ITM Platform, which includes plan revenue, recognize revenue, actual revenue processing, and perform project account closure and financial analysis within the project life cycle.

Revenue recognition is an accounting principle that identifies the specific conditions in which revenue is recognized. The revenue recognition concept is part of accrual accounting and establishes that revenue should be recorded when it has been earned, not received.

Revenue versus cash timing:

  • Accrued revenues are used for transactions in which goods and services have been provided, but cash has not yet been received.
  • Deferred revenues reflect situations in which money has been received, but goods and services have not been provided.

Recognition principles are extensively outlined in IFRS and U.S. GAAP.

ITM Platform provides the following project revenue recognition methods.

  • Percentage-of-completion
  • Linear Distribution by Milestones
  • Fixed Price per Period
  • Bill Rate per Estimated Hours
  • Direct Revenue Recognition

The revenue recognition feature will distribute the total project revenue budget within the different periods of the project. Each method will use different formulas to calculate revenue recognition for each period.

You can choose to apply the same method for all projects in your company, specify a method per project type, or specify the method project by project. Before describing each of the methods, let us clarify the concepts of periods, actuals, forecast, amounts, percentages, how they apply to projects and how they affect revenue recognition.

Periods

Intuitively, you can tell a period is a range of time between two dates. ITM Platform identifies periods as days, weeks, or months. Months are more generally used for accounting and financial analysis purposes.

When a project is created, so are the periods. For example, say a project starts on November 15th and ends on February 10th. It will have four periods: November, December, January, and February.

Whenever a Revenue Recognition is made, it will apply to one period. Therefore, you will be able to recognize revenue for each month, using the method of your choosing.

Actuals and forecast

When you select a revenue recognition method, establish a revenue budget, and set the project start and end dates, the system will automatically create a forecasted revenue recognition per period.

Forecasted revenue recognition is the expected revenue recognition for a future period. The forecast can use the revenue recognition method applied to the project or, if you configure it that way, it can just make a homogeneous distribution along all periods.

Once forecasts have been calculated, you can create an actual revenue recognition, starting with the first period.

Actual revenue recognition is usually applied to past periods and represents the revenue that has been recognized.

Amounts and percentages

Whenever revenue recognition is made, it will generate four relevant values per period: amount and percentage both for the period and accumulated to the project.

Let’s see an example:

The project has a revenue budget of 100,000 $ and has four periods. Let us assume each period will have the same revenue recognition of 25,000 $ each.

  • Revenue recognition amount for the period: the amount of money recognized on the period. In our example, this will be 25,000 $.
  • Accumulated revenue recognition amount: the amount of money recognized from the beginning of the project until that period. On the third period, it will be 75,000$
  • Revenue recognition percentage for the period: the proportion of the revenue recognition amount for the period over the total revenue budget. In our case, 25%
  • Accumulated revenue recognition percentage: the proportion of the accumulated revenue recognition amount for that period over the total revenue budget. On the third period, it will be 75%

 

Revenue Recognition Methods

Percentage-of-completion

This method calculates revenue recognition multiplying the project progress during the period by the total revenue budget.

Linear Distribution by Milestones

This method is based on “Revenue Milestones”. The value of each milestone is the proportion of its estimated hours within the project, multiplied by the total revenue budget

As opposed to the percentage-of-completion method, each milestone will consider a linear distribution of progress along time and will apply that percentage to-date to the milestone value, regardless of the progress reported.

Fixed Price per Period

This method will divide the total revenue budget by the number of periods within the project, applying the same revenue recognition amount per period.

Bill Rate per Estimated Hours

This method recognizes the revenue as the result of multiplying the bill rate per professional category by the estimated hours of each task, factoring in the progress task as the proportion for that period.

Direct Revenue Recognition

This method recognizes all revenue, regardless of their status.

 

Getting Started with Revenue Recognition

Configuration

There are three parts where you can set your preferences for revenue recognition, from a higher level to the project itself:

  1. For the whole company, in Configuration → Project Parameters → Methods
  2. By project type, in Configuration → Project Parameters → Project Type.
  3. By project, in the General section of the project. This option will only be available if the option “Allow project settings to override this configuration” was ticked at the company level

Regardless of the level at which you configured the settings, these are the options you can configure:

  • Revenue Recognition Method: any of the methods offered by ITM Platform.
  • Forecast Recognition Method: use the same as Revenue Recognition Method or create a linear distribution over the future periods.
  • Revenue Recognition Periods: Months or weeks.
  • Whether the actual revenue recognition amount can be manually changed or not.

Project requirements to work with revenue recognition

Once you have chosen the options that best meet your needs, make sure your project has the necessary information:

  • Your project has both start and end dates. Otherwise, the system will not be able to create the periods.
  • Your project has a total revenue budget. You can set this value in the Budget section of the project, clicking on the “Edit Top-Down Budget” button.

Accessing the revenue recognition feature

If your project meets the requirements, it will show a new “Revenue Recognition” section under “Revenue”

There are two main subsections on this page:

  • Summary, which provides with condensed and graphical data about the current revenue recognition status
  • Revenue Recognition Periods, which will display a list of all actual and forecasted revenue recognition periods

The button “Add New Revenue Recognition” button will convert the next forecasted revenue recognition into actual revenue recognition.

You will be able to add a description and, if it was configured that way, change the period amount.

Once you save, the line will turn into actual revenue recognition, and the next forecasted period will be next to become actual.

Actual revenue recognitions can be deleted from the list in the reverse order they were created. A user with enough permissions can lock actual revenue recognition lines, so they cannot be changed or deleted.

 

 

Gerenciamento de riscos e incidentes

Principais conceitos usados neste documento

  • Um risco é um potencial evento futuro que pode ter um impacto negativo em um projeto.
  • O nível de risco é determinado pela probabilidade de um risco ocorrer e pelo impacto que ele terá. Ambos são parâmetros que podem ser configurados.
  • Ao aplicar um plano de mitigação, reduzimos a probabilidade de ocorrência do risco.
  • Quando criamos um plano de contingência, não alteramos a probabilidade de ocorrência do risco, mas planejamos como controlar o impacto, caso isso ocorra.
  • Um incidente é um evento que afeta o projeto. Quando o plano de mitigação de riscos falha, você pode escalar o risco para um incidente.
  • Os incidentes podem ter naturezas diferentes. A ITM Platform fornece três tipos predefinidos de incidentes:
    • Um problema, um fato inesperado que afeta as previsões para a entrega do projeto ou serviço
    • Uma solicitação de mudança, ajuste nas especificações, afetando a entrega do projeto
    • Um bug, problema que afeta a funcionalidade do serviço ou produto
  • Tarefas afetadas pelo risco: tarefas existentes comprometidas pelo risco e qual a forma: escopo, orçamento ou cronograma.
  • Tarefas para enfrentar o risco: tarefas criadas para gerenciar, mitigar ou agir no plano de contingência.
  • Tarefas afetadas pelo problema: tarefas existentes afetadas pelo problema e como: escopo, orçamento ou cronograma.
  • Tarefas para resolver o incidente: tarefas criadas para resolver o problema.
  • O gerente de risco ou incidente: a pessoa encarregada de monitorar o risco ou lidar com o problema. Tarefas para lidar com riscos ou problemas também podem ter seus próprios gerentes e membros da equipe.
  • Resolução do incidente: conjunto de dados que reflete como o problema foi resolvido ou tratado. Inclui mudanças no custo, cronograma ou escopo do projeto.

Esta é uma visão geral do que explicaremos nas próximas seções.

Configuração

A ITM Platform oferece configurações predefinidas que permitem começar a usar o recurso de risco e incidente imediatamente. Se você precisar alterar a configuração, vá para a guia do menu CONFIGURAÇÃO, seção PARÂMETROS.

Parâmetros de risco

A seção mais relevante sobre parâmetros de risco é encontrada na guia nível de risco.

Lá você pode modificar os valores de impacto de risco ou criar novos. Por exemplo, alto, médio-alto, médio-baixo e baixo.

O segundo parâmetro é a probabilidade de risco, que, semelhante ao impacto do risco, possui valores que podem ser personalizados para atender às suas necessidades.

Por fim, a seção de nível de risco permite que uma empresa defina seus próprios limites para os níveis predefinidos alto, médio e baixo. O nível de risco será calculado multiplicando o impacto pela probabilidade, o que resultará em um dos níveis de risco existentes.

Por exemplo, suponha que o limite para atingir o nível de risco médio seja 25 e alto seja 35. Se um risco for marcado com um impacto de 4 e uma probabilidade de 7, o nível de risco resultante será 28. Portanto, médio.

Além do nível de risco, impacto e probabilidade, você pode personalizar o status e o tipo de risco.

Parâmetros de incidentes

O tipo do incidente o ajudará a identificar a natureza do problema, além de classificar as alterações nos custos e agendar por tipo. A plataforma ITM vem com três tipos predefinidos: solicitação de alteração, bug e problema. Você pode adicionar, editar ou remover esses itens.

O status do problema permite determinar se é um problema em andamento ou se foi resolvido. Existem dois status predefinidos: aberto e fechado. Você pode adicionar mais tipos de status, se necessário. Eles serão usados como sinalizador para seus painéis e relatórios.

Riscos

Os riscos podem ser encontrados na seção “Riscos e incidentes” de um projeto, subseção Riscos.

O layout inicial do registro de riscos será a “Visualização de gráfico”, que permite entender o mapa de riscos visualmente.

Aqui, você pode editar, adicionar ou excluir riscos, além de estabelecer os valores de impacto e probabilidade para atualizar o nível de risco dinamicamente.

Abaixo do indicador do nível de risco, existe um botão que mostra a matriz de risco.

No eixo vertical da tabela, você verá a probabilidade exibida e no eixo horizontal, o impacto. O nível de risco é o resultado da multiplicação de ambos os valores e é representado onde os dois se cruzam.

Se você selecionar a “Visualização de lista” no registro de riscos, todas as opções tradicionais de lista na ITM Platform estarão disponíveis, como filtragem, seleção de colunas ou exportação para o Excel.

O guia de risco

Ao editar um risco, você encontrará as seguintes seções:

Geral

Ele permite que você classifique o risco e dê um nome a ele. Além disso, um número de risco será fornecido.

Potencial Impacto no Projeto

Esta seção contém informações relacionadas ao impacto que o risco provavelmente terá no projeto, se materializado.

Aqui você encontrará a subseção de ocorrência de risco. Isso permite indicar a variação de custo potencial, a variação do cronograma em dias e uma descrição da possível mudança no escopo.

A terceira e última subseção são Tarefas afetadas por esse risco, que permitem selecionar tarefas existentes que serão particularmente afetadas pelo risco. Para cada tarefa, você pode indicar como ela será afetada: custo, orçamento ou escopo.

Gerenciamento de riscos

Esta seção contém as informações relacionadas a como o risco está sendo tratado. A primeira parte permitirá selecionar um gerente de risco e definir planos de mitigação e contingência. Você também pode anexar qualquer documento relacionado.

Você pode selecionar tarefas existentes para enfrentar riscos ou criar novas. Essas são tarefas específicas criadas para gerenciar o risco e não são as afetadas por ele.

Nesta subseção, você também encontrará o Custo total do gerenciamento de riscos e o total de horas de gerenciamento de riscos. Você pode especificar um valor para cada um deles ou clicar na opção para solicitar ao sistema que use o custo e as horas entre Tarefas e Risco.

Incidentes Associados

Como dito anteriormente, os riscos podem aumentar para se tornar um incidente. Nesta seção, você pode criar ou selecionar problemas existentes para associar ao risco.

Incidentes

Os problemas podem surgir como resultado de um risco previamente identificado ou serem completamente independentes.

A anatomia de um problema é muito semelhante à de um risco: inclui uma seção Geral, Tarefas afetadas pelo problema, Tarefas para resolver o problema e Riscos associados.

Na seção Geral, o Status do incidente é particularmente relevante, pois as informações que você encontrará nos painéis e nos relatórios serão classificadas entre problemas fechados e não fechados.

Resoluções de incidentes

Esta seção geralmente é preenchida quando o problema é encerrado. Inclui uma descrição final da resolução que pode ser estendida adicionando documentos.

A mudança no custo do projeto indicará o impacto econômico que esse problema teve no projeto. Esse valor pode ser digitado manualmente ou você pode clicar na opção para usar o custo de ocorrência do risco, se houver algum risco associado. O mesmo vale para variações no cronograma.

Painel de Controle

O painel do projeto oferece os seguintes dashlets

Custo total do gerenciamento de riscos

  • Total: custo total do projeto + Custo total do gerenciamento de riscos
  • 2 divisões
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a todos os riscos, abertos e fechados

Custo total do gerenciamento de incidentes

  • Tipo: Torta
  • Total: custo total do projeto + Custo total do gerenciamento de incidentes
  • 2 divisões
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a todos os incidentes, abertos e fechados

Custo total da mudança para incidentes fechados

  • Tipo: Torta
  • Total: custo total do projeto + custo total da mudança para incidentes de status fechado
  • 2 divisões
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a incidentes fechados

Variação total do cronograma para incidentes fechados

  • Tipo: Barras horizontais
  • Barra 1: duração total do projeto
  • Barra 2: duração total do projeto (+/-) Σ duração total da mudança de cronograma
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a incidentes fechados

Custo total de incidentes por tipo

  • Tipo: torta
  • Total: custo total de questões fechadas
  • Tantas divisões por tipos de incidentes
  • Número (formatado) e porcentagem
  • Aplica-se a incidentes fechados

Acompanhamento de projetos com a metodologia ágil

Acompanhamento de projetos com a metodologia ágil

 Índice

O artigo a seguir explica o acompanhamento em projetos ágeis.

Ao contrário do monitoramento e do progresso em projetos em cascata (Gantt), os projetos baseados em metodologias ágeis não têm uma projeção de calendário e, portanto, a maneira de acompanhar seu progresso é diferente.

Na seção “Acompanhamento” de um projeto de metodologia ágil, você encontrará os seguintes blocos diferenciados: Acompanhamento, Tarefas por estado e Diagramas de monitoramento.

Acompanhamento

O acompanhamento manual permite que o gerente de projeto crie um registro indicando o progresso observado (% concluído), bem como a avaliação (lista de valores configuráveis), uma descrição e uma data.

Isso é útil quando o progresso do projeto não é representado apenas pelo consumo de tarefas, mas pela conquista das entregas do projeto.

Acompanhamento da tarefa alterando a coluna da tarefa.

Para configurar esse comportamento em projetos ágeis, acesse “Editar configuração painel”, editar a coluna do tipo “Completado” que você deseja e marcar a caixa de seleção “Atualizar automaticamente para 100%”

Depois disso, as tarefas que você marcar como concluídas serão atribuídas 100% de progresso.

Observe que se você reverter o status para um tipo “Pendente” ou “Em Andamento”, você precisará atribuir manualmente o novo progresso, se desejar.

Tarefas por estado

Este gráfico representa a porcentagem de tarefas em cada estado presente no projeto no momento.

Os tipos básicos de status são “Para fazer”, “Em progresso”, “Completado” e são independentes do número de colunas que o painel ágil possui, pois cada coluna será baseada em um desses três tipos.

Você pode optar por mostrar o projeto de forma agrupada ou dividi-lo em swimlanes.
Você também pode excluir um dos estados, para que o gráfico seja recalculado na base 100, considerando apenas os estados restantes.
Neste exemplo, removemos o status “Completado” para ver a composição do trabalho pendente (Para fazer e Em progresso)

Diagramas e gráficos de acompanhamento

Esta seção fornece dois tipos de gráficos, Burndown e Fluxo acumulado, descritos em cada seção.

Ambos os gráficos compartilham o mesmo bloco de filtro que permitirá personalizar as informações exibidas de acordo com suas preferências.

Intervalo de datas (começo e fim)

Determine a linha do tempo que o gráfico representará.

Primeiro, é importante entender que as datas representadas pelos gráficos são as das mudanças no status das tarefas. Ou seja, elas não são as datas de início ou de término delas.

Você pode visualizar datas e alterações de status na seção “Histórico de eventos” da tarefa.

De forma predeterminada

  •  O fluxograma cumulativo começará na data de criação da primeira tarefa e terminará hoje
  • No diagrama de burndown, o gráfico corresponde às datas de início e término do projeto

As datas que representam as verticais (eixo X) são o resultado da divisão do período por 14, para que, independentemente da dimensão temporal do gráfico, você sempre tenha uma visão homogênea. Se a duração for inferior a 14 dias, você observará quantos intervalos houver dias.

Colunas y swimlanes

Você pode optar por mostrar ou ocultar tarefas que pertencem a:

  • Colunas: lembre-se de que cada coluna possui um dos três estados e são esses os representados nos gráficos
  • Swimlanes, sejam usadas como estado de processo ou sprints

Diagrama Burndown

Também chamado de “trabalho pendente” ou “combustão de tarefas” representa a dinâmica do trabalho realizado.

O diagrama Burndown geralmente é usado quando todas as tarefas são determinadas desde o início.

Exemplo:

Observe que o trabalho pendente (Para fazer) são tarefas criadas no mesmo dia. Vamos ver o que acontece se passarmos um para um estado “Completado” enquanto outro para “Em progresso”
Se continuarmos a um determinada ritmo, terminaremos todos, deixando a coluna de trabalho pendente em zero.

No entanto, se adicionarmos tarefas a “Pendente” à medida que o projeto ou o sprint for aprovado, observaremos anomalias na tendência, porque, em vez de reduzir o trabalho pendente, ele poderá aumentar.

Linha de avanço esperado

É apenas uma linha reta que conecta o início do intervalo (eixo X) e o número de tarefas no estado “Para fazer” naquele momento (eixo Y), com o fim. Nesse momento, não deve haver tarefas pendentes (eixo Y = 0); portanto, é uma linha descendente com uma inclinação uniforme.

Sua leitura é a seguinte: se as tarefas são de tamanho semelhante, o número de tarefas pendentes deve ser representado pela linha de avanço esperado.

Linha de progresso real

Representa o número real de tarefas para fazer em cada intervalo. Ou seja, o número total de tarefas pendentes no início menos as concluídas. Já explicamos esse conceito anteriormente com os exemplos de barra.

A inclinação da linha de progresso indica a “velocidade” e determina o número de tarefas concluídas por bloco de tempo (geralmente um sprint)

Interpretação do diagrama de Burndown

Em progresso: A linha de progresso ideal e real estão juntas. Se você continuar, o projeto terminará no prazo.
Atrasado: Se a linha de progresso real estiver acima do ideal, significa que a equipe está atrasada e deve ter concluído mais trabalhos nesse momento.

Adiantado:Se a linha de progresso real estiver abaixo do ideal, ela estará se movendo em um ritmo mais rápido do que o esperado. Você pode concluir antes do agendamento ou adicionar tarefas.

Essas interpretações são válidas desde que as tarefas tenham o mesmo tamanho, ou seja, o tempo para resolvê-las seja semelhante.

Limitações do diagrama de Burndown

O gráfico Burndown representa apenas o trabalho concluído: ele reporta o trabalho pendente, mas na verdade não visualiza o que está sendo feito.

Burndown funciona melhor em sprints ou projetos curtos e faz menos sentido em projetos de longo prazo. Em projetos de longo prazo, o trabalho pendente passa por muitas alterações para que as estimativas façam sentido. Essa é a maior razão pela qual Burndown não é recomendado para a metodologia ágil.

O gráfico Burndown não representa alterações de escopo, pois as alterações na quantidade de trabalho pendente não são exibidas efetivamente.

Essas limitações são superadas pelo fluxograma cumulativo.

Diagrama de Fluxo cumulativo (Cumulative Flow Diagram o CFD)

Um fluxograma acumulado é um gráfico de áreas empilhadas que mostra, a cada intervalo de tempo, o número de tarefas por estado.

Lendo CFD

À medida que avança, o gráfico mostra o fluxo de tarefas em seus estados. É chamado de “acumulado” porque não mede incrementos entre intervalos, mas conta cada elemento em cada estado, independentemente de estar nesse estado na medição anterior.

Assim, resolve o principal problema do Burndown, porque representa melhor as situações em que as tarefas pendentes não são criadas durante todo o primeiro dia.

O CFD também oferece duas informações fundamentais em gerenciamento ágil: trabalho em andamento (WIP) e tempo de ciclo (CT).

A largura de banda “Em progresso” representa o trabalho em andamento (WIP, Work in Progress) e o espaço entre os intervalos oferece o Cycle Time, o tempo médio gasto por uma tarefa para passar de um estado para outro.
Limitações do diagrama do fluxo cumulativo

Apesar de resolver as principais limitações do gráfico Burndown, o CFD possui suas próprias limitações

  • Não reflete se alguma tarefa está bloqueada
  • Relacionado ao anterior, não indica o tempo de ciclo individual, o que significa a quantidade de tempo que uma determinada tarefa permaneceu em um único estágio

Essas limitações podem ser resolvidas por meio de relatórios ou visualizações personalizadas de tarefas