Exibição Lenta ou Atrasada da Lista de Projetos

by admin | out 31, 2024

Exibição Lenta ou Atrasada da Lista de Projetos

Ocasionalmente, a lista de projetos pode demorar mais do que o esperado para ser exibida, às vezes levando até dois minutos em algumas instâncias. Geralmente, a causa pode ser atribuída a um dos motivos explicados abaixo ou a uma combinação de ambos:

A presença de campos calculados na lista de colunas solicitadas.
Um alto volume de projetos na lista (mais de 50) sem paginação.

Campos calculados não são armazenados como dados no ITM Platform, mas requerem processamento para exibir um valor.Um exemplo típico de um campo calculado é a “Estimativa de Orçamento”. Para exibir esses dados, o sistema deve passar por:

todos os projetos,
para cada projeto, todas as tarefas,
para cada tarefa, todos os membros da equipe,
para cada membro da equipe, todos os relatórios diários de horas,
e para cada relatório, verificar o custo do perfil profissional para aquela data.

Depois, aplicar o custo a cada hora de cada dia e acumular custos para cima, incluindo compras, se necessário. Um projeto com 25 tarefas, 4 pessoas e seis meses de duração requer cerca de 20.000 operações de cálculo para fornecer o campo “Estimativa de Custo”.

Para resolver o problema de tempo de resposta, selecione apenas campos calculados quando necessário.

Você também pode usar relatórios para gerar grandes volumes de informações ou com campos calculados.

Concomitante ou não ao mencionado acima, outro motivo pode ser o número de projetos solicitados na lista. Todas as listas na plataforma ITM oferecem a opção de paginação, de modo que a parte visível é limitada a um volume de 10, 20, 50 ou 100 itens.

Você também tem a opção de selecionar todos os itens, mas tenha em mente que isso será em detrimento da velocidade de resposta.

Se a configuração da sua lista contiver ambos os casos (mais de 50 projetos e campos calculados), você deve esperar tempos de resposta superiores a 30 segundos, potencialmente se estendendo por vários minutos, dependendo do volume.

Em geral, listas com mais de 20 itens não são úteis, pois o sistema de filtragem permitirá que você obtenha as informações necessárias. Considere usar esses filtros, o sistema de relatórios ou adicionar campos calculados e a lista completa apenas quando for essencial.

Gestão de Receitas por Horas

by admin | out 16, 2024

Gestão de Receitas por Horas

Conteúdo:

Receitas por Horas
Atribuir um perfil de faturamento a uma atribuição de usuário-tarefa
Horas não faturáveis
Parâmetros

A funcionalidade de Gestão de Receita por Horas da ITM Platform permite o cálculo automático de receitas com base em horas. Essa funcionalidade se aplica tanto a serviços quanto a projetos, oferecendo flexibilidade na forma como as receitas são estimadas e faturadas.

Conceitos-chave:

Gestão de receita: Funcionalidade geral para a gestão de receitas, que inclui o Reconhecimento de receitas.
Receitas manuais: Receitas agregadas manualmente, sem cálculos.
Receitas por horas: Calculadas com base nas horas estimadas ou reais trabalhadas.
Horas não faturáveis: Tempo registrado pelos usuários que não gera receitas.
Substituição de perfil profissional: Um perfil profissional que pode ser atribuído a um usuário em uma tarefa em vez de seu perfil profissional padrão.

Receitas por Horas

As Receitas por Horas automatizam o processo de geração de receitas com base nos esforços estimados ou horas reais trabalhadas em um projeto ou serviço. Melhora a gestão de receitas ao permitir alternar entre faturamento por tarefas ou recursos, incorporando horas não faturáveis quando necessário.

Conceitos-chave:

Horas estimadas: Utilizadas para prever as receitas antes da conclusão do trabalho real.
Horas reais: Refletem o esforço real realizado e ajustam as receitas em consequência.

Configuração do projeto para receitas por horas

Para habilitar as receitas por horas para um projeto, siga estes passos na página Geral do projeto:

Habilitar receitas: Deve estar ativado. Se o método de receitas reais se baseia em tarefas ou recursos e já foram geradas receitas, essa opção será bloqueada e impedirá futuras alterações.
Selecionar o método de receitas reais: Escolha entre:
- Somente manual: Requer a inserção manual de valores.
- Baseado em tarefas completadas: Calcula automaticamente as receitas com base nas tarefas completadas no período selecionado.
- Baseado em recursos: Calcula as receitas com base nas horas registradas por recursos individuais durante o período selecionado.

Após gerar as receitas por horas, não será possível mudar o método.

Horas estimadas vs. reais: Essas opções serão habilitadas se as receitas por horas se basearem em tarefas ou recursos. Configuram a opção padrão ao criar receitas.
Permitir alterações por receita: Esta opção permite que o usuário que cria a receita escolha entre horas estimadas ou reais para essa receita específica.
Permitir que os usuários adicionem horas não faturáveis: Se essa caixa estiver marcada, os usuários com permissões poderão registrar horas não faturáveis para o projeto, fazendo com que essas horas sejam excluídas dos cálculos de receitas por horas.

Criação de receitas por horas

O processo de criação de receitas por horas depende de se o projeto está configurado para tarefas ou recursos:

Navegue até a seção Receita.
Clique em Gerar receita por horas.
Aparecerá um pop-up conforme a configuração do projeto, mostrando tarefas completadas ou recursos para o período selecionado.
Selecione o mês de faturamento. Se a configuração do projeto permitir, escolha entre horas estimadas ou reais.
As tarefas ou recursos já faturados estarão marcados e não poderão ser faturados novamente.

Cálculos de faturamento

Baseado em tarefas completadas:
- Horas estimadas: O preço da tarefa é calculado a partir da tarifa de faturamento do perfil profissional no projeto multiplicada pelas horas estimadas de cada tarefa.
- Horas reais: O preço da tarefa é baseado na tarifa do perfil do projeto, multiplicada pelas horas reais trabalhadas (excluindo as horas não faturáveis).
Baseado em recursos:
- Horas estimadas: Multiplica as horas estimadas registradas por cada usuário pela tarifa do perfil do projeto (aplicada a funcionários ou fornecedores).
- Horas reais: O mesmo cálculo se aplica às horas reais trabalhadas, excluindo as horas não faturáveis.

Atribuir um perfil de faturamento diferente a uma atribuição de usuário-tarefa

Para atribuir um perfil de faturamento diferente a um usuário para uma tarefa específica:

Vá até a aba Esforço da tarefa.
Na seção Designar por Membro de Equipe, há uma coluna de Perfil Faturamento disponível para cada usuário. Inicialmente, coincidirá com seu perfil profissional.
Altere o perfil de faturamento para a tarefa, se necessário.

Horas não faturáveis

As horas não faturáveis permitem que os usuários registrem tempo que não será incluído nos cálculos de receitas por horas quando se utilizam horas reais.

Passos para habilitar horas não faturáveis:

Certifique-se de que o projeto tenha habilitada a opção Permitir que os usuários adicionem horas não faturáveis.
Os usuários com essa permissão verão opções para registrar tanto horas faturáveis quanto não faturáveis na folha de ponto para cada tarefa.
Os usuários podem adicionar notas sobre as horas registradas na seção de Comentários.

Configurações e Parâmetros

Parâmetros para Horas Não Faturáveis

Para permitir que os usuários registrem horas não faturáveis em seus projetos e serviços, essa funcionalidade deve ser ativada no seu ambiente, tanto nos modelos de receita de projetos quanto de serviços.

Para fazer isso, vá em Configuração > Parâmetros de Projeto / Serviço > Métodos e selecione Permitir que os usuários adicionem horas não faturáveis.

No entanto, deve-se ter em mente que, para habilitar a inserção de horas não faturáveis em um tipo específico de projeto ou serviço, é necessário acessar Parâmetros > Parâmetros de Projeto / Serviço > Tipo de Projeto / Serviço e selecionar a opção “Permitir que os usuários adicionem horas não faturáveis”.

Dessa forma, os administradores poderão ter controle sobre os tipos de projetos e serviços nos quais as horas não faturáveis estarão habilitadas e realizar alterações e atualizações conforme suas necessidades.

Parâmetros do projeto e Parâmetros do serviço

As seções de Parâmetros do projeto e Parâmetros do serviço permitem que os administradores definam os métodos padrão para calcular as receitas por horas. Essas configurações são estruturadas em duas áreas principais:

Aba de métodos:

Aba de metodos

Esta aba fornece opções para estabelecer os valores padrão a nível empresarial, tais como:
- Método de receitas reais: Configurado como “Por horas baseado em tarefas completadas”.
- Horas não faturáveis: Habilitar globalmente para contabilizar o tempo que não deve ser faturado.
- Opção de sobrescrever: Permitir que os gerentes de projetos ou serviços sobrescrevam as configurações a nível empresarial selecionando “Permitir que as configurações do projeto/serviço sobrescrevam esta configuração”.

Tipo de projeto/serviço:

Tipo de projeto

Podem ser aplicadas diferentes configurações conforme o tipo de projeto ou serviço. Por exemplo:
- Projetos de transformação: Podem não requerer acompanhamento de receitas.
- Projetos de consultoria: Frequentemente requerem faturamento por horas.
- Projetos de construção: Podem utilizar faturamento baseado em tarefas. Cada tipo de projeto/serviço pode herdar os métodos a nível empresarial ou personalizá-los para atender a necessidades específicas.

Os tipos de projeto são visíveis na aba ‘Geral’ de cada projeto:

A gestão de receitas por horas permite controlar e otimizar seus fluxos de receita de maneira precisa, garantindo que cada tarefa e recurso contribuam de forma transparente e mensurável para a rentabilidade do projeto.

Análise de Recursos

by admin | out 2, 2024

Análise de Recursos

Análise de Recursos é uma funcionalidade dentro da ITM Platform que permite aos gerentes de recursos analisar a capacidade dos usuários, os esforços estimados e reais em projetos e serviços. Esta ferramenta fornece insights sobre a utilização de recursos, ajudando a identificar discrepâncias entre o trabalho planejado e o real, otimizar o planejamento de projetos e melhorar a eficiência geral.

Para acessar a funcionalidade de Análise de Recursos, navegue até o menu GERENCIAMENTO e selecione Recursos.

A Seção de Solicitação

A interface de Análise de Recursos começa com a seção de Solicitação, onde você configura os parâmetros da sua análise. Esta seção é composta por duas partes principais:

Seleção de Modo: Escolha como deseja agregar os dados — seja em intervalos de tempo ou como números totais.
Opções de Filtro: Especifique quais componentes (projetos ou serviços) você deseja incluir na sua análise.

Depois de definir suas preferências, clique em Aplicar para gerar uma tabela dinâmica com base nos seus critérios. Sua configuração será salva e carregada automaticamente na próxima vez que acessar esta seção.

Seleção de Modo

O Modo determina como os dados serão agregados na sua análise.

O modo

Intervalos

Selecionar Intervalos gera uma tabela que agrega horas ao longo de períodos específicos, como dias, semanas, meses ou trimestres. Este modo é ideal para analisar esforços ao longo do tempo.

Configurações de Período:
- Data de Início: Defina um ponto de partida e especifique o número de períodos a serem analisados a partir dessa data. Por exemplo, analise 4 semanas a partir de 1º de setembro.
- Últimos: Analise um número definido de períodos retroativos a partir da data atual. Por exemplo, analise os últimos dois trimestres.

Dependendo da sua seleção, campos adicionais aparecerão para acomodar sua solicitação.

Totais

Escolher Totais agrega todos os esforços e horas sem dividi-los em períodos. Este modo oferece duas opções principais:

Ativo Entre: Retorna todos os componentes (projetos ou serviços) que estiveram ativos em qualquer momento entre as datas de início e término especificadas. Exemplo: Se você definir as datas de 1º de janeiro a 31 de dezembro, todos os projetos ativos durante esse ano serão incluídos, mesmo que tenham começado antes ou terminado depois dessas datas.
Estritamente Entre: Retorna componentes cujas datas de início e término caem inteiramente dentro do intervalo especificado. Exemplo: Para focar em projetos que começaram e terminaram dentro do segundo trimestre, selecione Estritamente Entre e defina as datas de 1º de abril a 30 de junho.

Opções de Filtro

A seção de Filtro permite restringir os componentes incluídos na sua análise. Você pode filtrar por vários critérios, como prioridade, cliente ou duração. Isso ajuda a focar em aspectos específicos que são mais relevantes para suas necessidades de análise.

Gerando a Tabela Dinâmica

Após configurar suas definições, clique em Aplicar. O sistema gerará uma tabela dinâmica com base em suas seleções, exibindo os esforços estimados e reais para os componentes e recursos escolhidos. Sua configuração é salva automaticamente e será recuperada na próxima vez que você acessar esta seção, permitindo uma análise rápida e consistente.

A Tabela Dinâmica

A tabela dinâmica oferece uma visão flexível e detalhada dos seus dados, permitindo que você se concentre nos aspectos mais relevantes para suas necessidades.

Opções de Tabela Dinâmica

No topo da tabela dinâmica, você tem três opções para organizar seus dados:

Componente – Item de Trabalho: Exibe projetos ou serviços no primeiro nível, seguidos por tarefas ou atividades, e depois usuários. Esta visualização é útil para analisar esforços no nível de tarefa dentro de cada projeto.
Componente – Usuário: Mostra projetos ou serviços primeiro, usuários em segundo, e itens de trabalho em terceiro. Esta visualização ajuda a ver como cada usuário contribui para diferentes tarefas em um projeto.
Usuário – Componente: Lista usuários no primeiro nível, seguidos por projetos ou serviços. Esta visualização é ideal para analisar o envolvimento de cada usuário em vários projetos. No modo de intervalo, esta opção adicionará a coluna de Capacidade para cada intervalo, permitindo que você compare com a estimativa e o real.

Selecione a opção de tabela dinâmica que melhor atende às suas necessidades de análise.

Visualizando Horas Estimadas e Reais

Dependendo do Modo que você selecionou, a tabela dinâmica exibirá diferentes colunas:

Modo Intervalos

Colunas de Período: Cada período (por exemplo, semana, mês) tem sua própria coluna, mostrando as Horas Estimadas e Horas Reais para aquele período.
Coluna de Resumo: Uma coluna adicional fornece um total das horas estimadas e reais em todos os períodos para cada linha.

Modo intervalos

Modo Totais

Coluna de Horas Totais: Uma única coluna mostra o total de Horas Estimadas e Horas Reais para cada linha, oferecendo uma visão geral sem segmentação de tempo.

Modo totais

Personalizando a Tabela

Você pode ajustar a tabela dinâmica para focar nas informações mais relevantes:

Alternar Linhas: No topo da tabela, você pode desmarcar certos níveis de detalhe. Por exemplo, se não precisar ver tarefas individuais, pode desmarcar a linha de Item de Trabalho, resultando em uma visão mais limpa e de alto nível.
Expandir/Colapsar: Use os ícones de expandir e colapsar ao lado de cada item para visualizar ou ocultar informações detalhadas conforme necessário.
Destacar Valores com Base em Limiares: Ao lado das Opções de Filtro, você pode destacar valores na sua tabela dinâmica com base em sua relação com outras métricas, definindo percentuais de limiar acima e abaixo para comparar valores Reais com Estimativas e Estimativas com Capacidade (quando disponível). Valores que excedem ou ficam abaixo desses limiares serão coloridos na tabela dinâmica, ajudando você a identificar rapidamente variações significativas.

Exemplos de Uso da Análise de Recursos

1. Comparando Esforços Estimados vs. Reais para Projetos

Suponha que você queira avaliar quão precisamente os esforços estimados se alinham com os esforços reais em seus projetos.

Modo: Selecione Totais.
Opção de Totais: Escolha Entre e defina as datas que cobrem o ano fiscal.
Filtro:
- Prioridade: Alta
- Cliente: Acme Corp
Tabela Dinâmica: Selecione Componente – Item de Trabalho para ver a divisão das tarefas.
Aplicar: Revise a tabela dinâmica para comparar as horas estimadas e reais para cada tarefa dentro de seus projetos de alta prioridade para a Acme Corp.

Esta análise pode ajudar a identificar projetos ou tarefas onde o esforço real se desviou significativamente das estimativas, fornecendo insights para o planejamento futuro.

2. Monitorando Esforços ao Longo do Tempo

Para monitorar como os esforços estão distribuídos ao longo do próximo trimestre:

Modo: Selecione Intervalos.
Configurações de Período:
- Data de Início: Defina para o primeiro dia do próximo trimestre.
- Número de Períodos: Escolha 3 meses.
Filtro:
- Status: Em andamento.
- É Serviço: falso (apenas projetos).
Tabela Dinâmica: Selecione Componente – Usuário para ver como os usuários contribuem para cada projeto ao longo do tempo.
Aplicar: Analise as horas estimadas e reais para cada período, identificando tendências ou variações que possam exigir atenção.

Esta abordagem permite que você acompanhe a distribuição de esforços ao longo do tempo, ajudando a identificar padrões ou desvios que podem impactar o andamento dos projetos.

3. Avaliando Contribuições Individuais de Usuários

Se você deseja avaliar como os esforços reais dos usuários individuais se comparam às estimativas:

Modo: Selecione Totais.
Opção de Totais: Escolha Entre e defina o intervalo de datas relevante.
Tabela Dinâmica: Selecione Usuário – Componente para focar nas contribuições de cada usuário em vários projetos.
Aplicar: Examine as horas totais estimadas e reais para cada usuário, identificando discrepâncias ou desempenhos excepcionais.

Esta análise ajuda a destacar áreas onde os usuários podem estar superando ou não atingindo as expectativas, permitindo ajustes e reconhecimentos apropriados.

Dicas para uma Análise de Recursos Eficaz

Monitoramento Regular: Use a Análise de Recursos periodicamente para acompanhar como os esforços reais se alinham com as estimativas, permitindo ajustes oportunos.
Identificar Padrões: Procure por discrepâncias recorrentes entre os esforços estimados e reais para melhorar as estimativas futuras.
Aproveitar Filtros: Utilize as opções de filtro para focar em clientes, projetos ou equipes específicos, relevantes para sua análise.
Simplificar Dados: Personalize a tabela dinâmica alternando linhas e colapsando níveis para tornar os dados mais fáceis de digerir.

A Análise de Recursos na ITM Platform é uma ferramenta poderosa para obter insights detalhados sobre os esforços estimados e reais da sua equipe. Combinada com os recursos de Planejamento de recursos, painéis personalizáveis e integrações opcionais com ferramentas de terceiros, como os modelos do Power BI, ela oferece uma solução abrangente para a gestão de recursos.

Para mais assistência ou dúvidas, entre em contato com a equipe de suporte.

Tarefas geradas por IA

by admin | abr 1, 2024

Tarefas geradas por IA

Introdução

Seja diretamente com um prompt ou com a transcrição de uma reunião, a ITM Platform pode gerar uma lista de tarefas para ajudá-lo a elaborar planos de trabalho de forma simples.

Como usar a função de tarefas geradas por IA

De qualquer seção do projeto onde você possa criar tarefas, selecione “Gerar um plano de ação baseado em um prompt”. Esta opção é geralmente representada por um símbolo de varinha mágica. Por exemplo:

Task List Agile Panel Gantt
Você verá uma caixa de texto onde poderá digitar ou colar o conteúdo sobre o qual deseja que o sistema gere uma lista de tarefas. Você também poderá recuperar o último prompt.
Você poderá selecionar as tarefas geradas que lhe interessam e gravar. Existem algumas diferenças dependendo do tipo de projeto ou de onde você gerou a lista:
- Do Gantt, as tarefas e suas dependências aparecerão diretamente nele, dando-lhe a oportunidade de modificar o que precisar antes de gravar.
- Da lista de tarefas e do painel ágil, será oferecido um diálogo para selecionar as tarefas que deseja incluir. Dependendo de se é um projeto ágil ou preditivo (cascata), serão mostradas dependências e outras características dependentes do modelo de gestão de projeto.

Como funciona nos bastidores

A função de geração de tarefas com IA funciona por meio de:

Captura, processamento e envio do prompt para o modelo de IA junto com as instruções para gerar um plano de trabalho.
Processamento de dados: Os dados que vêm da IA são processados pela ITM Platform, adicionando informações que não requerem IA, como datas, dependências ou características básicas das tarefas.
Aprovação e gravação: O usuário pode revisar e aceitar este plano antes de gravar.

Segurança e gestão de dados

Sistemas de IA de terceiros: Utilizamos sistemas de IA avançados como Azure AI e OpenAI para o processamento.
Anonimato de dados: Não compartilhamos dados identificáveis da empresa nem nomes de projetos. Certifique-se de que o prompt não inclua informações comprometedoras, pois este conteúdo está fora do controle da ITM Platform.
Criptografia e privacidade: Todas as comunicações são criptografadas. Não há retenção de dados em serviços de terceiros, nem seus dados são usados para treinar outros modelos.

A função de geração de tarefas com IA na ITM Platform facilita a criação de planos de trabalho e pode sintetizar uma grande quantidade de informações em pontos de ação claros e concisos.

Recurso de Relatórios Gerados por IA

by admin | dez 11, 2023

Recurso de Relatórios Gerados por IA

Introdução

Na gestão de projetos, a comunicação clara e eficaz é essencial, especialmente ao trabalhar com equipes diversas e projetos complexos. Ferramentas tradicionais como painéis são valiosas, mas às vezes podem apresentar desafios na interpretação para todas as partes interessadas.

Para apoiar a clareza, a ITM Platform oferece um Recurso de Relatórios Gerados por IA. Isso utiliza as capacidades da IA Generativa para transformar dados complexos do projeto em relatórios claros e concisos. Foi projetado para ser acessível a partes interessadas de todos os níveis, independentemente de sua familiaridade com a terminologia de gerenciamento de projetos ou análise de dados.

O Recurso de Relatórios Gerados por IA opera analisando e resumindo os extensos dados gerados nas atividades de gerenciamento de projetos. Ele processa vários tipos de dados, incluindo informações financeiras, estimativas de tempo, avaliações de riscos e muito mais, convertendo-os em um formato de fácil compreensão.

AI Reporting ITM Platform

Como Usar o Recurso de Relatórios de IA

Navegue até a guia “Progresso” em seu projeto. Aqui, você encontrará um botão rotulado “Relatório de IA”.
Clique no botão “Relatório de IA”. O relatório será processado e enviado para o seu e-mail em poucos minutos.
O botão “Relatório de IA” permanecerá desativado para o projeto específico até que o relatório seja entregue em seu e-mail.
Interpretação do Relatório. Observe que, como um relatório gerado por IA, ele pode conter imprecisões. Ele fornece uma visão geral e não é destinado a ser uma ferramenta de análise detalhada. Para uma análise abrangente, consulte nossos painéis personalizáveis (Como Usar Painéis Personalizáveis).

Assinatura Semanal de Relatórios

Na mesma seção, escolha “Inscrever-se no o relatório IA”. Você receberá um relatório imediato, e então um a cada semana com quaisquer atualizações que tenham ocorrido.

Relatorios IA

O administrador tem a opção de selecionar os status dos projetos que podem ser assinados a partir da seção ‘Parâmetros > Projetos > Status do Projeto’.

Para quem as assinaturas são úteis?

Gerentes de Projetos, para ter informações atualizadas
Gerentes e stakeholders, que se conectam à Plataforma ITM menos frequentemente, mas querem permanecer informados sobre o progresso dos projetos mais relevantes.

Como Funciona nos Bastidores

O recurso de relatórios de IA opera da seguinte forma:

Coleta de Dados: Coleta de dados brutos do seu projeto em um formato legível por máquina.
Processamento de Dados: Diferentes metodologias de gerenciamento de projetos geram vários tipos de dados. Por exemplo, projetos Waterfall calculam métricas de Valor Agregado, enquanto projetos Ágeis focam no fluxo de tarefas. Elementos comuns de dados, como finanças, riscos, problemas e relatórios de tempo, também são incluídos.
Processamento de IA: Esses dados brutos passam por pré-processamento e são alimentados em um modelo de IA. A IA gera então um relatório legível por humanos, que é enviado diretamente para o seu e-mail.

Segurança e Manipulação de Dados

Sistemas de IA de Terceiros: Utilizamos sistemas avançados de IA, como Azure AI e OpenAI, para o processamento.
Anonimato de Dados: Não são compartilhados dados identificáveis da empresa ou nomes de projetos.
Pré-Processamento de Dados: Os dados são pré-processados para minimizar o risco de identificação. No entanto, esteja ciente de que alguns dados podem potencialmente levar à identificação da sua empresa ou projeto.
Criptografia e Privacidade: Todas as comunicações são criptografadas. Não há retenção de dados em serviços de terceiros, nem seus dados são usados para treinar outros modelos.

O Recurso de Relatórios de IA na ITM Platform simplifica a interpretação de dados complexos, garantindo que as informações do projeto estejam facilmente acessíveis a todas as partes interessadas em todos os níveis.

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