Tarefas geradas por IA

by | abr 1, 2024

Tarefas geradas por IA

 

Introdução

Seja diretamente com um prompt ou com a transcrição de uma reunião, a ITM Platform pode gerar uma lista de tarefas para ajudá-lo a elaborar planos de trabalho de forma simples.

 

Como usar a função de tarefas geradas por IA

  1. De qualquer seção do projeto onde você possa criar tarefas, selecione “Gerar um plano de ação baseado em um prompt”. Esta opção é geralmente representada por um símbolo de varinha mágica. Por exemplo:
    Task List
    Agile Panel
    Gantt
    ES panel agil
    Gantt
  2. Você verá uma caixa de texto onde poderá digitar ou colar o conteúdo sobre o qual deseja que o sistema gere uma lista de tarefas. Você também poderá recuperar o último prompt.
  3. Você poderá selecionar as tarefas geradas que lhe interessam e gravar. Existem algumas diferenças dependendo do tipo de projeto ou de onde você gerou a lista:

    • Do Gantt, as tarefas e suas dependências aparecerão diretamente nele, dando-lhe a oportunidade de modificar o que precisar antes de gravar.

    • Da lista de tarefas e do painel ágil, será oferecido um diálogo para selecionar as tarefas que deseja incluir. Dependendo de se é um projeto ágil ou preditivo (cascata), serão mostradas dependências e outras características dependentes do modelo de gestão de projeto.
      EN Task selection

Como funciona nos bastidores

A função de geração de tarefas com IA funciona por meio de:

  • Captura, processamento e envio do prompt para o modelo de IA junto com as instruções para gerar um plano de trabalho.
  • Processamento de dados: Os dados que vêm da IA são processados pela ITM Platform, adicionando informações que não requerem IA, como datas, dependências ou características básicas das tarefas.
  • Aprovação e gravação: O usuário pode revisar e aceitar este plano antes de gravar.

 

Segurança e gestão de dados

  • Sistemas de IA de terceiros: Utilizamos sistemas de IA avançados como Azure AI e OpenAI para o processamento.
  • Anonimato de dados: Não compartilhamos dados identificáveis da empresa nem nomes de projetos. Certifique-se de que o prompt não inclua informações comprometedoras, pois este conteúdo está fora do controle da ITM Platform.
  • Criptografia e privacidade: Todas as comunicações são criptografadas. Não há retenção de dados em serviços de terceiros, nem seus dados são usados para treinar outros modelos.

A função de geração de tarefas com IA na ITM Platform facilita a criação de planos de trabalho e pode sintetizar uma grande quantidade de informações em pontos de ação claros e concisos.

Recurso de Relatórios Gerados por IA

by | dez 11, 2023

Recurso de Relatórios Gerados por IA

Introdução

Na gestão de projetos, a comunicação clara e eficaz é essencial, especialmente ao trabalhar com equipes diversas e projetos complexos. Ferramentas tradicionais como painéis são valiosas, mas às vezes podem apresentar desafios na interpretação para todas as partes interessadas.

Para apoiar a clareza, a ITM Platform oferece um Recurso de Relatórios Gerados por IA. Isso utiliza as capacidades da IA Generativa para transformar dados complexos do projeto em relatórios claros e concisos. Foi projetado para ser acessível a partes interessadas de todos os níveis, independentemente de sua familiaridade com a terminologia de gerenciamento de projetos ou análise de dados.

O Recurso de Relatórios Gerados por IA opera analisando e resumindo os extensos dados gerados nas atividades de gerenciamento de projetos. Ele processa vários tipos de dados, incluindo informações financeiras, estimativas de tempo, avaliações de riscos e muito mais, convertendo-os em um formato de fácil compreensão.

AI Reporting ITM Platform

Como Usar o Recurso de Relatórios de IA

  • Navegue até a guia “Progresso” em seu projeto. Aqui, você encontrará um botão rotulado “Relatório de IA”.
    relatorio IA
  • Clique no botão “Relatório de IA”. O relatório será processado e enviado para o seu e-mail em poucos minutos.
  • O botão “Relatório de IA” permanecerá desativado para o projeto específico até que o relatório seja entregue em seu e-mail.
  • Interpretação do Relatório. Observe que, como um relatório gerado por IA, ele pode conter imprecisões. Ele fornece uma visão geral e não é destinado a ser uma ferramenta de análise detalhada. Para uma análise abrangente, consulte nossos painéis personalizáveis (Como Usar Painéis Personalizáveis).

Assinatura Semanal de Relatórios

Na mesma seção, escolha “Inscrever-se no o relatório IA”. Você receberá um relatório imediato, e então um a cada semana com quaisquer atualizações que tenham ocorrido.

Relatorios IA

O administrador tem a opção de selecionar os status dos projetos que podem ser assinados a partir da seção ‘Parâmetros > Projetos > Status do Projeto’.

Para quem as assinaturas são úteis?

  • Gerentes de Projetos, para ter informações atualizadas
  • Gerentes e stakeholders, que se conectam à Plataforma ITM menos frequentemente, mas querem permanecer informados sobre o progresso dos projetos mais relevantes.

 

 

 

Como Funciona nos Bastidores

O recurso de relatórios de IA opera da seguinte forma:

  1. Coleta de Dados: Coleta de dados brutos do seu projeto em um formato legível por máquina.
  2. Processamento de Dados: Diferentes metodologias de gerenciamento de projetos geram vários tipos de dados. Por exemplo, projetos Waterfall calculam métricas de Valor Agregado, enquanto projetos Ágeis focam no fluxo de tarefas. Elementos comuns de dados, como finanças, riscos, problemas e relatórios de tempo, também são incluídos.
  3. Processamento de IA: Esses dados brutos passam por pré-processamento e são alimentados em um modelo de IA. A IA gera então um relatório legível por humanos, que é enviado diretamente para o seu e-mail.
  •  

Segurança e Manipulação de Dados

  • Sistemas de IA de Terceiros: Utilizamos sistemas avançados de IA, como Azure AI e OpenAI, para o processamento.
  • Anonimato de Dados: Não são compartilhados dados identificáveis da empresa ou nomes de projetos.
  • Pré-Processamento de Dados: Os dados são pré-processados para minimizar o risco de identificação. No entanto, esteja ciente de que alguns dados podem potencialmente levar à identificação da sua empresa ou projeto.
  • Criptografia e Privacidade: Todas as comunicações são criptografadas. Não há retenção de dados em serviços de terceiros, nem seus dados são usados para treinar outros modelos.

O Recurso de Relatórios de IA na ITM Platform simplifica a interpretação de dados complexos, garantindo que as informações do projeto estejam facilmente acessíveis a todas as partes interessadas em todos os níveis.

Recurso de Compartilhamento de Captura de Gráfico de Gantt

by | ago 31, 2023

Recurso de Compartilhamento de Captura de Gráfico de Gantt

Gerentes de projeto e líderes de equipe frequentemente sentem a necessidade de compartilhar o progresso e o cronograma de seus projetos com as partes interessadas. É aqui que a funcionalidade “Compartilhar Captura de Gráfico de Gantt” na ITM Platform entra em jogo.

O que é uma captura de gráfico de Gantt?

Uma captura de gráfico de Gantt é essencialmente uma fotografia ou captura do estado atual do gráfico de Gantt do seu projeto. Pense nisso como tirar uma fotografia; quaisquer mudanças feitas após a foto não aparecerão nela.

  • É Estático: Depois de tirar uma captura, outras alterações no Gantt não serão refletidas a menos que você decida atualizar a captura.
  • Acesso à Captura: Embora seja facilmente acessível para qualquer pessoa fornecida com o link, você não precisa se preocupar com acesso não autorizado. O link não é facilmente adivinhável, pois é protegido por um código hash único.

Como compartilhar uma captura de gráfico de Gantt?

O compartilhamento de uma captura é projetado para ser intuitivo:

  • Navegue até a seção Gantt do seu projeto.
  • Clique no botão de compartilhamento localizado no canto superior direito da página.

Botão Compartilhar Grafico Gantt

  • Uma janela pop-up aparecerá. Dependendo se você já criou uma captura anteriormente, serão apresentadas opções para criar uma nova, atualizar uma existente ou deletar a atual.
  • Após criar a captura, um botão “Copiar Link” ficará disponível. Clicar neste botão salvará o link único na sua área de transferência, pronto para ser compartilhado.

Copiar Link Grafico Gantt

O que os convidados verão no link?

Aqueles que acessarem o link da captura verão:

  • Gráfico Gantt: O componente principal é o próprio gráfico de Gantt, apenas em modo de leitura. Isso garante que os espectadores externos não possam fazer alterações.
  • Detalhes do Projeto: Isso inclui o nome do projeto, suas datas de início e término, o progresso registrado no momento da captura e um carimbo de data/hora. Além disso, verão o nome da pessoa que compartilhou o Gantt e o nome da empresa associada.

Recurso de Compartilhamento de Captura de Gráfico de Gantt

Quem pode compartilhar o gráfico de Gantt?

O controle sobre quem pode compartilhar a captura do Gantt é regido por permissões baseadas em papéis:

  • Navegue até Empresa > Gestão de Usuários > Definição papéis.
  • Selecione o papel desejado. Nota: Apenas papéis baseados nas licenças de “Project Manager” e “Full Access” podem compartilhar a captura do Gantt.
  • Clique em “Estabelecer nível de acesso do gerente” e marque a caixa “Criar instantâneo de Gantt público”.

compartilhar o gráfico de Gantt

Se você decidir revogar essas permissões de um determinado papel, qualquer usuário atribuído a esse papel não poderá mais ver ou usar a opção de compartilhamento. Isso inclui a capacidade de deletar capturas existentes. Se precisar deletar uma captura, certifique-se de que alguém com as permissões necessárias tome a ação apropriada. Lembre-se, o Company Admin sempre manterá os privilégios de compartilhamento.

Por que compartilhar uma captura de gráfico de Gantt?

Compartilhar uma captura de gráfico de Gantt pode ser útil em vários cenários:

  • Atualizações para Partes Interessadas: Mantendo as partes interessadas, especialmente aquelas que não acessam ITM Platform regularmente, informadas.
  • Revisões Rápidas: Para quando você precisa de feedback imediato ou revisão, sem conceder direitos de edição.
  • Documentação: Arquivar ou documentar etapas e cronogramas do projeto.
  • Comunicação Externa: Compartilhando cronogramas do projeto com clientes ou colaboradores de terceiros sem conceder-lhes acesso total à plataforma.
  • Apresentações: Quando você precisa de uma representação estática do cronograma do projeto para apresentações ou reuniões.

Certifique-se de gerenciar as permissões adequadamente e aproveite este recurso para melhorar as comunicações do projeto.

Como Convidar Usuários na Plataforma ITM

by | jun 20, 2023

Como Convidar Usuários na ITM Platform

A ITM Platform foi desenvolvida com um mecanismo de controle de acesso, permitindo que administradores e usuários com permissões específicas possam estender convites para indivíduos externos se juntarem à ITM Platform como Membros da Equipe. Este recurso é central para a flexibilidade do sistema, promovendo a colaboração e o gerenciamento eficiente de projetos.

Abaixo está uma descrição detalhada de como este recurso funciona.

Funcionalidade de Convite de Usuário

A funcionalidade de convite de usuário pode ser acessada através de vários pontos de entrada na interface da ITM Platform:

  • O menu principal, “atalhos”:

convidar-usuarios-atalhos-itm-platform

  • A lista de usuários:

Convidar-usuarios-gestao-usuarios-itm-platform

Entrega e Aceitação do Convite

Ao enviar um convite, um e-mail automatizado é enviado para o endereço de e-mail do convidado. Para se tornar um Membro Ativo da Equipe, o convidado deve aceitar o convite e preencher um breve formulário que captura as informações necessárias para o seu perfil.

O processo de convite de usuário foi simplificado para minimizar a entrada necessária do convidador e garantir a rápida integração de novos Membros da Equipe.

A partir daí, esses novos membros da equipe estão aptos a serem designados para vários projetos, onde podem começar a contribuir para alcançar os objetivos do projeto.

Sistema de Notificações

A ITM Platform está integrada a um sistema de notificações em tempo real, que informa ao convidador assim que o convidado aceitou o convite e preencheu o formulário, ingressando formalmente na plataforma como Membro da Equipe.

Isto atua como uma confirmação de que o convite foi recebido e aceito com sucesso, permitindo ao convidador planejar e alocar recursos de acordo.

Adição Ilimitada de Membros da Equipe

As empresas que utilizam o licenciamento de Membros da Equipe gratuitos têm a liberdade de convidar e adicionar um número ilimitado de membros com licença Team Member, oferecendo escalabilidade e flexibilidade para satisfazer as necessidades da organização. Este artigo explora esses benefícios com mais detalhes

Benefícios Estratégicos dos Membros da Equipe

A incorporação de Membros da Equipe à ITM Platform amplia vários aspectos do gerenciamento de projetos. Esses aspectos são fundamentais para a execução bem-sucedida de projetos e abrangem áreas-chave como execução de trabalho, gerenciamento de tempo e relatórios de progresso. 

Desativar a opção de convite

Por padrão, o recurso de convite está habilitado na ITM Platform. No entanto, para empresas que desejam ter mais controle sobre o recurso, é possível desativá-lo em CONFIGURAÇÃO > ORGANIZAÇÃO > Dados Gerais > Desmarcar a opção Habilitar convites.

desativar-convites-usuarios-itm-platform

Uma vez que o recurso esteja desativado, os usuários que acessam o sistema não verão a opção de convidar outros.

Esse recurso pode ser particularmente útil para organizações que desejam controlar o ritmo em que adicionam novos membros da equipe ou gerenciar quem tem a capacidade de estender convites.

Campos Personalizáveis

by | abr 28, 2023

Campos Personalizáveis

Se você precisar exibir alguma informação de tarefa ou projeto disponível no ambiente ITM Platform, poderá criar campos personalizáveis. Essencialmente, esses campos são locais para armazenar informações adicionais sobre projetos e tarefas.

Para criar um campo personalizado, navegue até o menu: CONFIGURAÇÕES > PERSONALIZAÇÃO > Campos personalizados. Aqui, escolha a Entidade (projeto, tarefa, compra, risco, etc.) à qual deseja adicionar ou modificar um campo personalizável. uma vez selecionado. Você verá a lista de campos personalizáveis ​​existentes (se houver), bem como um botão para criar um novo.

Para configurar um novo campo personalizável, conclua as seguintes etapas:

  1. Edite o Nome do Campo. Se sua organização opera em vários idiomas, você pode definir o nome para cada idioma suportado pela ITM Platform.
  2. Selecione o Tipo de entidade para especificar a quais entidades o campo personalizável será aplicado. Por exemplo, você pode querer adicionar um campo chamado “número de tijolos” que é aplicável apenas para tarefas relacionadas à construção.
  3. Escolha o tipo de campo personalizável (data, lista suspensa, lista, HTML, semaforo, etc.). Algumas opções adicionais aparecerão com base no tipo de campo selecionado.
  4. Determine se o campo é obrigatório. Observe que os usuários não poderão criar novas entidades até que o campo seja preenchido.
  5. Por fim, marque a opção “Mostrar” para tornar visível o campo personalizável. Para algumas entidades, como Tarefas, você também pode ver uma opção chamada “Mostrar para os Membros da Equipe”. Se a opção for deixada desmarcada, apenas administradores de projeto e proprietários de tarefas poderão ver o campo.

Em resumo, os campos personalizáveis ​​fornecem um nível básico de flexibilidade e personalização para ITM Platform, permitindo que os usuários capturem e exibam informações exclusivas sobre tarefas ou projetos que podem não estar disponíveis por padrão. Ao configurar os campos personalizáveis, as organizações podem adaptar a plataforma para melhor atender às suas necessidades e requisitos específicos, melhorando assim o gerenciamento de projetos e a comunicação da equipe.