¿Que indican las distintas columnas en la sección presupuesto de un proyecto?
Los elementos de costo que se administran en los proyectos en ITM Platform son las horas y las compras o adquisiciones (facturas) externas. En un ejemplo sencillo podemos considerar que un proyecto consume “n” horas de trabajo a un costo por hora “x” y que es necesario realizar compras, como por ejemplo, de materiales, por un valor total de “z”. Así pues el coste total del proyecto será de n horas * x dólares/hora + z dólares.
Existen tres bloques principales en el presupuesto y seguimiento que se manejan en ITM Platform:
- Presupuesto: ❶ Es la cantidad de dinero destinada al proyecto. Es lo que también llamamos top-down, porque va desde la decisión de cuándo dinero se pone a disposición del proyecto, hasta su detalle. Puede determinarse en cantidad total para el proyecto, establecer cantidades dependiendo de si se trata de personal interno o externo, etc.
- Estimación de costo o bottom-up ❷, es la valoración de costos que realiza el sistema en base a las estimaciones de horas y compras que realiza el jefe de proyecto en la planificación. Por ejemplo, decimos que el proyecto consumirá “n1” horas en esta tarea y “n2” en aquella otra, que usará “z1” materiales para fabricación y “z2” materiales para comercial. La suma de todos ellos irá formando el costo estimado a medida que la planificación y actualización del proyecto vaya avanzando.
- Real. ❸ Esto es más sencillo de comprender, aunque probablemente sea lo más interesante y lo que hace que el sistema sea completo. Los costos reales en términos de horas se calcularán considerando a tiempo real los esfuerzos reportados por cada uno de los usuarios asignados al proyecto teniendo en cuenta las tarifas de cada recurso y las cantidades pagadas de las compras se consideran también como gastos reales. En paralelo, las facturas ingresadas y asignadas al proyecto sumarán en la correspondiente partida.
El cálculo de compras no tiene mayor complejidad, más allá de que pueden agruparse por partidas presupuestarias y ser asignadas a proveedores.
Pero el cálculo de costo de horas merece algo más de detalle:
ITM Platform dispone de un completo sistema de costos estándar que permite establecer los valores por cada perfil profesional, ya sea de personal interno o externo. Cada perfil profesional estará asignado a los usuarios de modo que el jefe de proyecto no ha de preocuparse por establecer estas relaciones, pues el sistema las realiza de forma automática al asignar el equipo de proyecto a las tareas y estimar su esfuerzo.
