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Presupuesto del Proyecto

En ITM Platform, los proyectos y servicios disponen tanto de presupuestos (top-down, definidos manualmente) como de estimaciones (bottom-up, calculadas a partir de la asignación de tareas y recursos). El presupuesto de un proyecto suele incluir:

  • Horas (equipo interno, equipo externo o sin asignar).
  • Compras o adquisiciones (facturas de proveedores externos, materiales, etc.).
  • Ingresos (si procede).

Puede hacer un seguimiento de estos elementos en la pestaña Presupuesto del proyecto, que se encuentra accediendo a:

GESTIÓN > Proyectos > [Seleccione un Proyecto] > Presupuesto

Estructura de la pestaña Presupuesto

La pestaña Presupuesto se divide en cuatro bloques:

  1. Presupuesto (Top-Down)
  2. Se edita manualmente haciendo clic en Editar presupuesto.
  3. Introduzca las horas para el equipo interno, el equipo externo o aquellos no definidos.
  4. Especifique el coste, el presupuesto de compras y los ingresos (si procede).

  5. Estas cantidades representan los fondos asignados al proyecto, incluidos los ingresos destinados al reconocimiento.

  6. Estimación (Bottom-Up)

  7. Refleja el coste detallado de horas y compras basado en las tareas y la planificación del proyecto.
  8. El sistema calcula estos valores a medida que planifica tareas y asigna recursos.

  9. Muestra la suma de las horas multiplicadas por el coste estándar de cada recurso, además de cualquier compra estimada.

  10. Valores reales

  11. Muestra los costes reales, basados en:
    • Los registros de horas introducidos por el equipo del proyecto.
    • Los costes reales de las compras (facturas).
    • Los ingresos realmente asignados.

  12. Se actualiza en tiempo real a medida que los miembros del equipo registran sus horas y se registran las facturas.

  13. Valores último cierre

  14. Muestra las cifras presupuestarias en el último cierre (si el proyecto ha sido cerrado y reabierto en algún momento).
  15. Se utiliza para comparar el presupuesto final al cierre con los costes actuales en caso de que el proyecto se reabra.

Acciones adicionales en la pestaña Presupuesto incluyen:

  • Configurar una nueva línea base para comparaciones.
  • Cambiar las tarifas de facturación del proyecto, lo que afecta a los cálculos de costes en todo el proyecto.

Presupuesto vs. Coste Estimado

Presupuesto (Top-Down)

Un presupuesto (top-down) es la cantidad máxima de dinero asignada a un proyecto, a menudo decidido antes de que el proyecto se detalle completamente. Se puede definir como:

  • Horas totales (equipo interno, externo, no definidas) multiplicadas por una tarifa de coste.
  • Presupuesto de compras (recursos externos, materiales, etc.).
  • Ingresos (si son relevantes para el proyecto).

Introducir estas cifras en el bloque de presupuesto indica cuánto está dispuesta la organización a asignar al proyecto.

Estimación (Bottom-Up)

El coste estimado (bottom-up) es calculado por el sistema una vez que se han planificado las tareas, el esfuerzo y los recursos. Por ejemplo:

  1. Asigne tareas y estime las horas que cada recurso necesitará.
  2. Cada recurso tiene un coste estándar basado en un perfil profesional (interno o externo).
  3. El sistema multiplica automáticamente las horas por las tarifas correspondientes.
  4. Añada cualquier compra externa estimada.

La suma de estos cálculos produce el coste estimado bottom-up. Esto ayuda a los Project Managers a ver si el proyecto se puede mantener dentro del presupuesto top-down.

Diferencias entre las columnas de presupuesto

Dentro de la sección Presupuesto del proyecto, normalmente verá tres columnas principales de presupuesto (además de una posible columna de valores cerrados):

  1. Presupuesto (Top-Down)
  2. Fondos asignados manualmente.

  3. Establece el coste máximo o límite de gasto.

  4. Estimación(Bottom-Up)

  5. Calculado automáticamente a partir de las horas planificadas y las estimaciones de compras.

  6. Refleja lo que el proyecto debería costar en función de su desglose de tareas y los recursos asignados.

  7. Valores reales

  8. Muestra el consumo real de horas y los costes reales de compras (facturas).

  9. Se actualiza en tiempo real a medida que se registran las horas y se generan las facturas.

  10. Valores último cierre (si están presentes)

  11. Muestra las cifras de la última vez que el proyecto se cerró formalmente, siendo útil para comparaciones históricas o finales.

Entendiendo la estructura del presupuesto

El diagrama anterior ilustra cómo ITM Platform gestiona la generación y el seguimiento de presupuestos, desde los presupuestos a nivel de cartera hasta los componentes individuales del proyecto.

Elementos clave:

  • Presupuesto de cartera: La suma de los presupuestos de los componentes, lo que permite comparaciones con los costes reales.
  • Presupuestos a nivel de proyecto: Incluye presupuestos top-down, estimaciones y seguimiento de costes reales.
  • Estimación de esfuerzo: Prevé los costes laborales basándose en los recursos asignados.
  • Presupuesto de compras: Costes externos planificados, actualizados posteriormente con las facturas reales.
  • Costes reales: Incluye los valores rastreados en tiempo real a partir de las hojas de horas y las facturas.
  • Hoja de horas: Recoge las horas de trabajo registradas a través de entradas semanales o por tarea.

Presupuestación de horas y compras

Cálculo del coste por hora

ITM Platform utiliza un sistema de coste estándar:

  • Cada perfil profesional (interno o externo) tiene un coste estándar asociado.
  • Cada vez que asigne horas a un recurso en una tarea, el sistema calcula el coste en función de la tarifa estándar de ese perfil.
  • Cuando estime tareas, estos costes se suman automáticamente en la columna de Coste estimado.

Ejemplo: - Una tarea requiere 10 horas de un miembro del equipo interno. Si la tarifa interna es de 50 dólares/hora, ello contribuye con 500 dólares al coste estimado. - Si también necesita 5 horas de un consultor externo a 80 dólares/hora, se añaden 400 dólares. - La multiplicación de las horas estimadas por la tarifa en todas las tareas suma para formar el coste estimado (bottom-up) de las horas.

Configuración y revisión del presupuesto

  1. Vaya a Proyectos desde el menú de GESTIÓN.
  2. Seleccione el proyecto correspondiente.
  3. En la sección Presupuesto, puede:
  4. Asignar horas al equipo interno, al externo o a equipos no definidos.
  5. Utilizar la calculadora para estimar el presupuesto total en horas, en función del coste estándar.
  6. Introducir un presupuesto de compras para materiales y adquisiciones externas.
  7. Hacer clic en Editar presupuesto para actualizar las cifras globales.
  8. Observar cómo cambia la Estimación (Bottom-Up) a medida que planifica tareas y asigna recursos.
  9. Comparar Presupuesto vs. Estimación vs. Costes reales.
  10. Comprobar la diferencia para alcanzar el presupuesto (top-down), que muestra cualquier desviación entre el presupuesto top-down y la estimación bottom-up.

A medida que se registran las horas, el coste real se actualiza. Las facturas asociadas al proyecto también contribuyen a los costes reales en tiempo real.

Resumen

  • Presupuesto (Top-Down): Define el gasto máximo y establece las expectativas financieras.
  • Estimación (Bottom-Up): Refleja las tareas planeadas, la asignación de recursos y las adquisiciones, proporcionando un pronóstico de costes más preciso.
  • Valores reales: Muestra en tiempo real cuánto del presupuesto se ha consumido en función de las hojas de horas y las facturas.
  • Valores último cierre: Registra las cifras finales al momento del último cierre del proyecto.

Compare estos cuatro para detectar desviaciones tempranamente y tomar decisiones informadas que mantengan los proyectos encaminados.