Análisis de recursos

Análisis de recursos es una funcionalidad dentro de ITM Platform que permite a los responsables de recursos analizar la capacidad, los esfuerzos estimados y los valores reales de los usuarios en proyectos y servicios. Esta herramienta ofrece información sobre la utilización de recursos, ayudándole a identificar discrepancias entre el trabajo planificado y el real, a optimizar la planificación de proyectos y a mejorar la eficiencia global.

Para acceder a la funcionalidad de Análisis de recursos, navegue en el menú de GESTIÓN y seleccione Recursos.

La sección de Solicitud

La interfaz de Análisis de recursos comienza con la sección de Solicitud, donde configura los parámetros de su análisis. Esta sección se compone de dos partes principales:

• Selección de modo: Elija cómo desea agregar los datos, ya sea en intervalos de tiempo o como cifras totales.
• Opciones de filtro: Especifique qué componentes (proyectos o servicios) desea incluir en su análisis.

Una vez haya establecido sus preferencias, haga clic en Aplicar para generar una tabla dinámica basada en sus criterios. La configuración se guardará y se cargará automáticamente la próxima vez que acceda a esta sección.

Selección de modo

El Modo determina cómo se agruparán los datos en su análisis.

Intervalos

Seleccionar Intervalos genera una tabla que agrupa las horas en períodos específicos como días, semanas, meses o trimestres. Este modo es ideal para analizar los esfuerzos a lo largo del tiempo.

• Ajustes de periodo:
  • Fecha de inicio: Defina un punto de partida y especifique el número de períodos a analizar a partir de esa fecha. Por ejemplo, analice 4 semanas a partir del 1 de septiembre.
  • Últimos: Analice un número determinado de períodos hacia atrás desde la fecha actual. Por ejemplo, analice los dos trimestres anteriores.

Según su selección, aparecerán campos adicionales para adaptarse a su solicitud.

Totales

Elegir Totales agrupa todos los esfuerzos y las horas sin dividirlos en períodos. Este modo ofrece dos opciones principales:

• Vigentes entre: Devuelve todos los componentes (proyectos o servicios) que estuvieron activos en cualquier momento entre las fechas de inicio y fin especificadas.
  Ejemplo: Si establece las fechas desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, se incluirán todos los proyectos activos durante ese año, incluso si comenzaron antes o terminaron después de esas fechas.
• Estrictamente entre: Devuelve los componentes cuyas fechas de inicio y finalización se encuentran totalmente dentro del rango especificado. Ejemplo: Para centrarse en proyectos que comenzaron y terminaron en el segundo trimestre, seleccione Estrictamente entre y establezca las fechas del 1 de abril al 30 de junio.

Opciones de filtro

La sección Filtro le permite reducir los componentes incluidos en su análisis. Puede filtrar por diversos criterios, como prioridad, cliente o duración.

Generación de la tabla dinámica

Tras configurar sus ajustes, haga clic en Aplicar. El sistema generará una tabla dinámica basada en sus selecciones, mostrando los esfuerzos estimados y los valores reales de los componentes y recursos elegidos.

Su configuración se guardará automáticamente y se recuperará la próxima vez que acceda a esta sección, permitiéndole realizar análisis de forma rápida y consistente.

La tabla dinámica

La tabla dinámica proporciona una vista flexible y detallada de sus datos, permitiéndole centrarse en los aspectos más relevantes para sus necesidades.

Opciones de pivote

En la parte superior de la tabla dinámica, dispone de tres opciones para organizar los datos:

• Componente – Elemento de trabajo: Muestra los proyectos o servicios en el primer nivel, seguidos de tareas o actividades, y luego de los usuarios. Esta vista es útil para analizar los esfuerzos a nivel de tarea dentro de cada proyecto.
• Componente – Usuario: Muestra los proyectos o servicios en primer lugar, los usuarios en segundo, y los elementos de trabajo en tercer lugar. Esta vista le ayuda a ver cómo cada usuario contribuye a diferentes tareas dentro de un proyecto.
• Usuario – Componente: Lista los usuarios en el primer nivel, seguidos de los proyectos o servicios. Esta vista es ideal para analizar la implicación de cada usuario en los distintos proyectos. En el modo de intervalos, esta opción añadirá la columna de Capacidad para cada intervalo, permitiéndole compararla con los valores estimados y reales.

Seleccione la opción de pivote que se adapte mejor a sus necesidades de análisis.

Visualización de horas estimadas y reales

Dependiendo del Modo seleccionado, la tabla dinámica mostrará diferentes columnas:

Modo de intervalos

• Columnas de periodo: Cada período (p. ej., semana, mes) tendrá su propia columna, mostrando las Horas Estimadas y las Horas Reales correspondientes a ese período.
• Columna de resumen: Una columna adicional proporciona el total de horas estimadas y reales a lo largo de todos los períodos para cada fila.

Modo de totales

• Columna de horas totales: Una única columna muestra el total de Horas Estimadas y Horas Reales para cada fila, ofreciendo una vista global sin segmentación temporal.

Personalización de la tabla

Puede personalizar la tabla dinámica para centrarse en la información más relevante:

• Alternar filas: En la parte superior de la tabla, puede deseleccionar ciertos niveles de detalle. Por ejemplo, si no le es necesario ver tareas individuales, puede deseleccionar la fila de Elemento de trabajo, obteniendo así una vista más limpia y de alto nivel.
• Expandir/Contraer: Utilice los iconos de expandir y contraer junto a cada elemento para ver u ocultar la información detallada según lo necesite.
• Resaltado de valores basados en umbrales: Junto a las Opciones de filtro, puede resaltar valores en su tabla dinámica en función de su relación con otras métricas, estableciendo porcentajes de umbral superiores e inferiores para comparar los valores reales con los estimados y estos últimos con la capacidad (cuando esté disponible). Los valores que superen o se encuentren por debajo de estos umbrales se colorearán en la tabla dinámica, ayudándole a identificar rápidamente variaciones significativas.

Ejemplos del uso de Análisis de recursos

1. Comparación de esfuerzos estimados frente a los reales en proyectos

Supongamos que desea evaluar qué tan acertadamente los esfuerzos estimados se alinean con los esfuerzos reales en sus proyectos.

1. Modo: Seleccione Totales.
2. Opción Totales: Elija Vigentes entre y defina las fechas que abarcan el año fiscal.
3. Filtro:
   • Prioridad: Alta
   • Cliente: Acme Corp
4. Pivote: Seleccione Componente – Elemento de trabajo para ver el desglose de las tareas.
5. Aplicar: Revise la tabla dinámica para comparar las horas estimadas y reales de cada tarea dentro de los proyectos de alta prioridad de Acme Corp.

Este análisis puede ayudarle a identificar proyectos o tareas en los que el esfuerzo real difirió significativamente de lo estimado, proporcionando información valiosa para futuras planificaciones.

2. Monitorización de los esfuerzos a lo largo del tiempo

Para monitorizar cómo se distribuyen los esfuerzos en el próximo trimestre:

1. Modo: Seleccione Intervalos.
2. Ajustes de periodo:
   • Fecha de inicio: Establezca la fecha del primer día del siguiente trimestre.
   • Número de períodos: Elija 3 meses.
3. Filtro:
   • Estado: En curso.
   • Es servicio: false (solo proyectos)
4. Pivote: Seleccione Componente – Usuario para ver cómo contribuyen los usuarios en cada proyecto a lo largo del tiempo.
5. Aplicar: Analice las horas estimadas y reales de cada período, identificando tendencias o variaciones que puedan requerir atención.

3. Evaluación de las contribuciones individuales de los usuarios

Si desea evaluar cómo se comparan los esfuerzos reales de cada usuario con lo estimado:

1. Modo: Seleccione Totales.
2. Opción Totales: Elija Vigentes entre y establezca el rango de fechas correspondiente.
3. Pivote: Seleccione Usuario – Componente para centrarse en las contribuciones de cada usuario en los proyectos.
4. Aplicar: Examine el total de horas estimadas y reales para cada usuario, identificando discrepancias o un rendimiento destacado.

Consejos para un análisis de recursos efectivo

• Monitorización regular: Utilice Análisis de recursos periódicamente para hacer un seguimiento de la correspondencia entre los esfuerzos reales y lo estimado, lo que le permitirá efectuar ajustes a tiempo.
• Identificar patrones: Busque discrepancias recurrentes entre lo estimado y lo real para mejorar futuras estimaciones.
• Aprovechar los filtros: Utilice las opciones de filtro para centrarse en clientes, proyectos o equipos específicos relevantes para su análisis.
• Simplificar los datos: Personalice la tabla dinámica alternando filas y contrayendo niveles para hacer los datos más digeribles.

Análisis de recursos en ITM Platform es una herramienta poderosa para obtener información detallada sobre los esfuerzos estimados y reales de su equipo. Combinada con las funcionalidades de Planificación de recursos, los cuadros de mando personalizables y las integraciones opcionales con herramientas de terceros, como las plantillas de Power BI, ofrece una solución integral para la gestión de recursos.