Gestión del esfuerzo: Estimado, Real y Aceptado

En ITM Platform, el esfuerzo se monitoriza desde la estimación hasta la generación de informes, sentando las bases para una mejor planificación, cálculo de costes y gestión de recursos.

El sistema utiliza varios campos de esfuerzo distintos —Estimado (asignado y no asignado), Real y Aceptado— cada uno con una función específica.

Esta guía ofrece una explicación detallada de cada tipo de esfuerzo, incluyendo su propósito, dónde se gestiona en la plataforma y los roles que pueden modificarlo.

1. Esfuerzo Estimado (asignado)

El Esfuerzo Estimado es la previsión o predicción del total de horas necesarias para completar una tarea o actividad.

El Jefe de Proyecto suele estimar el esfuerzo asignado al adjudicar un número específico de horas a un usuario para completar una tarea. A continuación, ITM Platform distribuye estas horas a lo largo de los días laborables entre las fechas de inicio y fin de la tarea, lo que permite la planificación de recursos y el análisis de capacidad.

Para qué se utiliza:

• Planificación inicial de proyectos y servicios.
• Planificación de la capacidad de los recursos.
• Cálculo de costes de línea base e ingresos potenciales para su gestión.
• Establecer la duración de la tarea en función del esfuerzo.

Cómo introducir el Esfuerzo Estimado en ITM Platform:

a. Desde la tarea: Puede añadir esfuerzo directamente desde la pantalla de detalle de la tarea o actividad. A continuación, se explica cómo:

1. Vaya al proyecto y abra la tarea que desea actualizar.
2. Vaya a la pestaña Esfuerzo.
3. Desde aquí, puede asignar esfuerzo a una Categoría Profesional (para planificación no asignada) o a un Miembro del Equipo específico.
4. Introduzca el número de horas en el campo de esfuerzo y guarde.

b. Para varias tareas a la vez: Puede añadir esfuerzo estimado a varias tareas al mismo tiempo desde la pestaña Equipo. A continuación, se explica cómo:

1. Vaya al proyecto o servicio y abra la pestaña Equipo.
2. Utilice el menú desplegable de la izquierda.
3. Elija la opción Esfuerzo Estimado (segunda opción).
4. Introduzca los detalles del esfuerzo para el miembro del equipo específico y haga clic en Guardar.

Quién puede editarlo: Jefes de Proyecto y de Servicio, o usuarios con una licencia Full Access.

2. Esfuerzo Estimado (no asignado)

El esfuerzo estimado no asignado se planifica para un perfil profesional específico (p. ej., «Jefe de Cuentas»), pero aún no se ha asignado a un miembro del equipo concreto. En la pestaña Esfuerzo, que se encuentra en la pantalla de detalle de la tarea, puede definir el esfuerzo por categoría profesional.

A medida que añade estimaciones a miembros específicos del equipo, el valor no asignado disminuye para compensarlo, manteniendo el esfuerzo total igual. Por ejemplo, si tiene 100 horas de esfuerzo no asignado para un «Jefe de Cuentas» y luego asigna 40 de esas horas a Jane Doe, el esfuerzo no asignado se reducirá a 60 horas.

Para qué se utiliza:

• Planificación en fases tempranas, cuando se conocen las habilidades requeridas pero no las personas específicas.
• Identificar carencias de personal entre la demanda y los recursos asignados para su gestión.

Cómo introducir el Esfuerzo No Asignado en ITM Platform:

Desde una tarea individual: Puede añadir esfuerzo no asignado directamente desde la pantalla de detalle de una tarea. A continuación, se explica cómo:

1. Vaya al proyecto/servicio y abra la tarea/actividad que desea actualizar.
2. Haga clic en la pestaña Esfuerzo.
3. Añada la Categoría Profesional para el rol que necesita (p. ej., «Jefe de Cuentas»).
4. Introduzca el número de horas en el campo de esfuerzo no asignado para esa categoría.
5. Haga clic en Guardar.

Quién puede editarlo: Jefes de Proyecto, Jefes de Servicio o usuarios con una licencia Full Access.

3. Esfuerzo Real

El Esfuerzo Real representa el tiempo real que los miembros del equipo han reportado trabajando en una tarea o actividad específica. Es el registro fáctico del trabajo realizado y sirve como la principal entrada para el seguimiento del progreso y los costes.

Para qué se utiliza:

• Seguimiento de la cantidad real de trabajo realizado.
• Proporcionar los datos para los cálculos de costes en tiempo real y la monitorización del progreso para su gestión.

Cómo introducir el Esfuerzo Real

Los miembros del equipo pueden reportar su esfuerzo utilizando dos métodos diferentes, según sus necesidades.

a. Desde la pestaña «Mi Parte de Horas»: El método principal para reportar el esfuerzo es a través del Parte de Horas, ubicado en la sección «Mi Escritorio».

Esto proporciona una vista de cuadrícula donde los usuarios pueden introducir de manera eficiente el número de horas trabajadas en múltiples tareas para cada día de la semana. Es ideal para la entrada masiva de tiempo. A continuación, se explica cómo usarlo:

1. Vaya a Mi Escritorio > Mi Parte de Horas.
2. Esto abre una vista de cuadrícula de sus tareas asignadas para la semana.
3. Encuentre la tarea para la que desea reportar tiempo.
4. En la fila de esa tarea, introduzca las horas que trabajó en la columna del día correcto.
5. Repita para cualquier otra tarea.
6. Guarde su parte de horas.

b. Desde la pestaña «Mis Tareas y Actividades»: Los miembros del equipo también pueden reportar el esfuerzo desde su pestaña «Mis Tareas y Actividades», que se encuentra en la sección «Mi Escritorio».

Al hacer clic en el icono de entrada de tiempo de una tarea, pueden introducir horas con una hora de inicio y fin específicas, o en un rango de fechas. A continuación, se explica cómo funciona:

1. Vaya a Mi Escritorio > Mis Tareas y Actividades.
2. Encuentre la tarea para la que desea reportar tiempo.
3. Haga clic en el icono de entrada de tiempo junto al nombre de la tarea.
4. En la ventana que se abre, introduzca sus horas utilizando una hora de inicio/fin o un rango de fechas.
5. Haga clic en Guardar.

Nota: Si introduce horas de esta manera y luego edita el total para ese día en «Mi Parte de Horas», las horas de inicio y fin detalladas se perderán.

¿Quién puede editar el Esfuerzo Real? Los miembros del equipo tienen control total sobre sus propias imputaciones de tiempo para cualquier período de reporte abierto. Es importante señalar que los responsables no pueden introducir o modificar directamente el Esfuerzo Reportado de otro usuario en su parte de horas. Esto garantiza que las horas reportadas sean un reflejo exacto del trabajo realizado por cada persona.

4. Esfuerzo Aceptado

El Esfuerzo Aceptado es la cantidad de esfuerzo oficial y finalizada que se utiliza para los informes financieros y la consolidación de costes. Es el valor que la organización reconoce formalmente.

Por defecto, el Esfuerzo Aceptado es el mismo que el Esfuerzo Real, lo que significa que refleja directamente las horas reportadas por los miembros del equipo en sus partes de horas. En la mayoría de los casos, el Esfuerzo Aceptado no se modifica.

Cuando un responsable sobrescribe el esfuerzo, está estableciendo un único valor total para toda la asignación tarea-usuario, no editando las entradas diarias. Por ejemplo, si un usuario reporta 25 horas pero el presupuesto está limitado a 20, el responsable puede establecer el Esfuerzo Aceptado en 20.

Para qué se utiliza:

• Finalizar los costes para un período determinado.
• En proyectos, permite a los responsables sobrescribir las horas reales por motivos presupuestarios o de facturación.

¿Quién puede editar el Esfuerzo Aceptado? La capacidad de editar el Esfuerzo Aceptado es la principal diferencia en cómo se gestiona el esfuerzo entre proyectos y servicios, y esto es por diseño.

a. En Proyectos: El Jefe de Proyecto puede editar el Esfuerzo Aceptado desde la pestaña Equipo. A continuación, se explica cómo:

• Vaya al proyecto y abra la pestaña Equipo.
• En el menú desplegable de la izquierda, seleccione Esfuerzo Aceptado.
• Introduzca el esfuerzo aceptado para el miembro del equipo específico.
• Haga clic en Guardar.

b. En Servicios: El Esfuerzo Aceptado no es editable y siempre reflejará el Esfuerzo Reportado total. Esto es por diseño para garantizar un registro histórico inalterado para las actividades continuas.

Cierre de Período

Una vez que se ejecuta un Cierre de Período (PEC) para un usuario, el Esfuerzo Aceptado para ese período se bloquea y ya no se puede modificar ni en proyectos ni en servicios. Esto garantiza que los datos financieros permanezcan estables y auditables.