Planificación de recursos

La funcionalidad de planificación de recursos ofrece a los responsables de recursos una visión integrada que combina:

Todos los recursos necesarios para proyectos y sus tareas subyacentes.
La capacidad de dichos recursos.

Al comparar estas dos vistas, los usuarios pueden identificar conflictos entre la demanda de los Project Manager y la disponibilidad de recursos. La funcionalidad de planificación de recursos también ofrece inteligencia para proyectos para abordar estos problemas:

Demanda total necesaria para un proyecto: Profundice en cada tarea y en cada perfil profesional para ver los detalles necesarios.
Capacidad disponible para cada perfil: Profundice en cada recurso individual para una vista más detallada.
Las brechas entre la demanda y los recursos asignados se resaltan en rojo para facilitar su identificación.
Las subasignaciones de un perfil profesional o recurso individual se destacan en verde, facilitando la identificación de recursos con alta disponibilidad.

Planificación de recursos para Project Manager

Existen dos formas en las que los Project Manager pueden asignar Team Member al proyecto y a sus tareas:

En la sección de control de equipo del área del proyecto

Control de equipo: Función de tarea

En la sección de equipo de una tarea, para cada tarea individual.

Pantalla de tarea: Asignaciones de equipo

Vista de control de equipo

Puede ocurrir que un Project Manager asigne una tarea a un Team Member que esté de vacaciones durante la duración de la tarea.

Para identificar estos casos, se muestra el signo junto al recurso.

Esto se muestra para cada tarea individual, dado que cada tarea tiene su propia duración.

Control de equipo: Indicaciones de las vacaciones de los Team Member

Para comprobar si las vacaciones del Team Member generan algún problema de capacidad en una tarea, el Project Manager puede pasar a la vista de esfuerzo estimado del control de equipo. Cualquier esfuerzo estimado marcado en naranja/rojo indica una sobreasignación del recurso para esa tarea. Al situar el puntero sobre el esfuerzo estimado, el Project Manager puede conocer la capacidad exacta disponible en el periodo.

Control de equipo: Indicaciones de sobreasignaciones en tareas de los Team Member

El control de equipo se utiliza para asignar Team Member de forma individual, pero en ciertos casos, en lugar de asignar recursos individuales, un Project Manager querrá planificar las tareas por perfiles profesionales, por ejemplo, especificando la necesidad de un analista senior o un arquitecto técnico. Para ello, se utiliza la subsección de esfuerzo de una tarea.

En esta pantalla, la sección superior muestra el esfuerzo asignado y no asignado para cada perfil profesional, mientras que la sección inferior muestra el esfuerzo estimado por cada Team Member asignado.

Pantalla de tarea: Esfuerzos por perfil profesional y Team Member

Planificación de recursos para Program y Portfolio Manager

Si bien los métodos anteriores son suficientes para los Project Manager, éstos carecen de una visión global de todos los proyectos a nivel de organización. Cada vez que un Team Member está disponible para trabajar a tiempo completo en una tarea de un Project Manager, y otro Project Manager asigna al mismo Team Member a otra tarea, se puede producir un conflicto.

Los usuarios con acceso completo, típicamente PMOs, Program y Portfolio Manager, pueden aprovechar una planificación de recursos más potente. Para facilitar la resolución de estos conflictos, el área de planificación de recursos ofrece una visión completa de la demanda y la capacidad en todos los proyectos:

La demanda en un proyecto o tarea representa el esfuerzo total planeado por el Project Manager, ya sea en la sección de control de equipo o en el área de tarea, incluyendo tanto los esfuerzos asignados como los no asignados.
La capacidad de un perfil profesional y sus recursos individuales subyacentes es la suma de sus horas de trabajo en el periodo.
Las horas asignadas son la suma de todos los esfuerzos estimados ya asignados por los Project Manager en el control de equipo o en la pantalla de tarea.

Nota: El cálculo de la capacidad por perfil profesional ya tiene en cuenta las vacaciones de todos los recursos individuales.

La pantalla de planificación de recursos se divide en tres secciones:

selección/filtro de periodo
sección de demanda
sección de asignación de recursos

Nota: Los paneles de nivel superior e inferior están diseñados para mostrar el mismo periodo.

Nota: Al utilizar la barra de desplazamiento horizontal, ambos paneles se desplazarán horizontalmente. Esto le permite tener siempre una vista integrada de la demanda del proyecto y de la capacidad de recursos asignados en el mismo periodo.

Selección de un periodo

La parte superior de la pantalla incluye los filtros para establecer el rango de fechas que desea visualizar en la pantalla de recursos. La demanda y la capacidad se pueden ver en cuatro intervalos diferentes: día, semana, mes y trimestre.

Nota: El número máximo de intervalos es 31 para días, semanas y meses, y 8 para trimestres.

Al seleccionar la fecha de inicio, se establece a partir de qué día debe comenzar el primer intervalo. Para aplicar estos ajustes, haga clic en el botón Aplicar.

El campo Underallocation % permite establecer el umbral que resaltará en verde la subasignación de recursos en el panel inferior de la pantalla.

Ejemplo: Si la capacidad total de un recurso en un periodo es de 100 horas y se han asignado 60 horas, tendrá una subasignación del 40 por ciento. Al establecer el campo “Underallocation %” a 35, la disponibilidad se resaltará en verde.

Finalmente, el campo situado a la extrema derecha se utiliza para establecer el número de filas que desea visualizar en cada sección.

Planificación de recursos: Selección de periodo y filtro

Visión general de la demanda

Justo debajo del encabezado de la sección en la primera columna, se muestran el porcentaje, la demanda total, el total asignado y la brecha total para el periodo seleccionado:

El porcentaje muestra la cantidad de demanda ya asignada a recursos
La demanda total se refiere al número total de horas necesarias en el periodo
El total asignado se refiere al número total de horas asignadas en el periodo
La brecha total es la diferencia entre la demanda total y el total asignado en el periodo

El porcentaje que aparece sobre cada columna de intervalo muestra la cantidad de demanda ya asignada a recursos en ese intervalo. Dentro de la columna se muestran la demanda, las horas asignadas y la brecha para cada proyecto, tarea y perfil profesional.

Planificación de recursos: Encabezado de columna con indicadores principales

Al cargar la pantalla de planificación de recursos, la mayor parte de la información se encuentra colapsada: la sección de demanda muestra todos los proyectos y servicios con demanda en ese periodo.

Nota: Los iconos anteriores C, K y S indican un proyecto en Cascada, un proyecto ágil o un servicio.

Visión general de la demanda: Vista con proyectos colapsados

Cada proyecto se puede expandir haciendo clic en la flecha que lo precede, lo que desglosará el proyecto en las tareas subyacentes. Al hacer clic en la flecha que precede la tarea, se ampliará para ver cada perfil profesional que se necesita/asigna a la tarea.

Visión general de la demanda: Proyecto expandido

Los proyectos o tareas que presentan una brecha, es decir, en los que el número de horas asignadas es inferior a la demanda, se marcan con números rojos con un fondo naranja claro cuando la brecha es inferior a 10 horas, o con números rojos con un fondo amarillo oscuro cuando la brecha es superior a 10 horas.

Visión general de la demanda: Brechas

Existen varios métodos para resolver las brechas:

Vaya al perfil profesional (o perfiles) que provocan la brecha y asigne más horas de los recursos ya asignados. Consulte el apartado de Asignación de recursos de este artículo para más detalles. En la sección de demanda, puede hacer clic en el perfil profesional con la brecha para saltar a ese perfil en la sección de asignación de recursos.
Reducir la demanda. Dado que la demanda fue determinada por el Project Manager, puede que desee acordarla con él.
Cambiar la duración de la tarea. Esto se puede realizar en el menú del pop-up de la tarea.
Añadir recursos adicionales del mismo perfil profesional. Puede hacerlo haciendo clic en la rueda de herramientas situada a la derecha de la tarea y luego haciendo clic en añadir recursos. Cuando añada un recurso a la tarea, aparecerá en la sección de asignación de recursos con 0 horas, donde podrá asignar las horas correspondientes. Si es necesario, el sistema añadirá el perfil profesional requerido a la tarea.

Nota: El Team Member debe estar asignado al proyecto si desea asignarle una tarea.

Consejo: Asigne rápidamente el Team Member a un proyecto haciendo clic en la rueda de herramientas situada a la derecha del proyecto.

Asignar recursos a través de la configuración del proyecto

Consejo: Cuando un Team Member haya sido asignado al proyecto, puede asignarle la tarea utilizando la rueda de herramientas correspondiente.

Asignar recursos a través de la configuración de la tarea

Asignación de recursos

Al igual que la sección de demanda, la vista de asignación de recursos se encuentra colapsada por defecto. Muestra todos los recursos que tienen horas asignadas en el periodo, agrupados por sus perfiles profesionales.

Sección de asignación de recursos: Detalles del proyecto

La sección de asignación de recursos solo muestra los recursos que tienen horas asignadas en el periodo seleccionado. Si añade un recurso a una tarea desde la sección de demanda, aparecerá en la sección de asignación de recursos con 0 horas en cada columna.

Nota: Si guarda la pantalla sin asignar horas a un recurso recién añadido, éste desaparecerá de la sección de asignación de recursos.

Consejo: Añada una estimación de horas provisional para mantener el recurso. Recomendamos añadir solo 1 hora.

La sección de asignación de recursos muestra la siguiente información:

Capacidad: El número total de horas que tienen disponibles, ya sea todos los recursos asignados de un perfil profesional o un Team Member individual, basado en sus horas de trabajo y calendario en el periodo.
Asignado: El número total de horas que han sido asignadas, ya sea a todos los recursos de un perfil profesional o a un Team Member individual, en un proyecto o tarea en concreto.
Disponibilidad: La diferencia entre la capacidad y las horas asignadas. Si se marca en amarillo/rojo, indica una sobreasignación del perfil profesional o del Team Member individual. Un resaltado en verde indica una subasignación de acuerdo con el umbral establecido en el filtro.

Al expandirse, la información anterior se puede visualizar en cuatro niveles diferentes:

El total de todos los recursos asignados de un perfil profesional
El total de todas las horas de un Team Member en todos los proyectos a los que está asignado
El total de todas las horas en un proyecto individual para un Team Member
Una tarea individual para un Team Member

Nota: El único campo que se puede editar es la asignación de una tarea individual de un Team Member.

Nota: Los valores de capacidad no pueden ser editados, ya que dependen de las horas de trabajo y el calendario de un recurso.

Nota: La disponibilidad tampoco puede ser editada, ya que es un valor calculado.

Al aumentar el número de horas asignadas a un recurso, pueden ocurrir dos situaciones en relación con la demanda correspondiente:

La demanda total para el perfil correspondiente de la tarea excede la asignación total. Como resultado, la brecha total en la demanda del proyecto disminuirá.
Ejemplo: La demanda en la tarea es de 4:00 h. El esfuerzo asignado es de 1:00 h (por lo que la brecha es de 3:00 h). Si se incrementan las horas asignadas de 1:00 h a 3:00 h, la brecha disminuirá y quedará en 1:00 h.
La demanda total para el perfil correspondiente de la tarea es inferior a la asignación total: la demanda se incrementará para que la brecha sea exactamente cero.
Ejemplo: La demanda en la tarea es de 4:00 h, y el esfuerzo asignado es de 1:00 h (por lo que la brecha es de 3:00 h). Si se incrementan las horas asignadas de 1:00 h a 5:00 h, la brecha disminuirá y será de 0:00 h.