Compartir Instantánea de Gantt
Los Project Manager y líderes de equipo a menudo encuentran la necesidad de compartir el progreso y la línea de tiempo de sus proyectos con las partes interesadas. Aquí es donde entra en acción la función “Compartir Instantánea de Gantt” en ITM Platform.
¿Qué es una instantánea del diagrama de Gantt?
Una instantánea del diagrama de Gantt es, esencialmente, una imagen congelada o captura del diagrama de Gantt de su proyecto en su estado actual. Piense en ello como tomar una fotografía; cualquier cambio que realice después no aparecerá en ella.
- Es estática: Una vez tomada la instantánea, los cambios adicionales en el diagrama de Gantt no se reflejarán, a menos que decida actualizarla.
- Acceso a la instantánea: Aunque es fácilmente accesible para cualquiera que disponga del enlace, no tiene por qué preocuparse por accesos no autorizados. El enlace no es fácilmente adivinable, ya que está protegido por un código hash único.
¿Cómo compartir una instantánea del diagrama de Gantt?
Compartir una instantánea está diseñado para ser intuitivo:
- Navegue a la sección Gantt de su proyecto.
- Haga clic en el botón de compartir situado en la esquina superior derecha de la página.
- Aparecerá una ventana emergente. Dependiendo de si ya ha creado una instantánea anteriormente, se le presentarán opciones para crear una nueva instantánea, actualizar una existente o eliminar la actual.
- Después de crear la instantánea, aparecerá el botón “Copiar enlace”. Al hacer clic en él, se guardará el enlace único en su portapapeles, listo para ser compartido.
Si decide revocar el acceso a la instantánea, simplemente haga clic en el botón de compartir y opte por eliminarla. Recuerde: una vez que se elimina una instantánea, nadie que disponga del enlace podrá acceder a ella. Para compartir de nuevo el diagrama de Gantt, tendrá que generar una nueva instantánea.
¿Qué verán los invitados al acceder mediante el enlace?
Quienes accedan al enlace de la instantánea verán:
- Diagrama de Gantt: El componente principal es el diagrama de Gantt en modo de solo lectura. Esto asegura que los usuarios externos no puedan realizar modificaciones.
- Detalles del proyecto: Esto incluye el nombre del proyecto, sus fechas de inicio y fin, el progreso registrado en el momento de la instantánea y una marca de tiempo. Además, verán el nombre de la persona que compartió el diagrama de Gantt y el nombre de la empresa asociada.
¿Quién puede compartir el diagrama de Gantt?
El control de quién puede compartir la instantánea del diagrama de Gantt se rige por los permisos basados en roles:
- Navegue a Organización > Gestión de usuarios > Definición de roles.
- Seleccione el rol deseado. Nota: Solo los roles basados en las licencias de “Project Manager” y “Full Access” pueden compartir la instantánea del diagrama de Gantt.
- Haga clic en “Establecer permisos de gestor" y marque la casilla “Compartir Instantánea de Gantt”.
Si alguna vez decide revocar estos permisos de un rol, cualquier usuario asignado a dicho rol ya no podrá ver ni utilizar la opción de compartir. Esto incluye su capacidad para eliminar instantáneas existentes. Si necesita eliminar una instantánea, asegúrese de que alguien con los permisos necesarios lleve a cabo la acción. Recuerde, el Administrador de la Empresa siempre conservará los privilegios de compartir.
¿Por qué compartir una instantánea del diagrama de Gantt?
Compartir una instantánea del diagrama de Gantt puede resultar útil en varios escenarios:
- Actualizaciones a partes interesadas: Mantener a las partes interesadas, especialmente a quienes no acceden regularmente a ITM Platform, informadas.
- Revisiones rápidas: Para cuando necesite retroalimentación inmediata o una revisión sin conceder derechos de edición.
- Documentación: Archivar o documentar las fases y líneas de tiempo del proyecto.
- Comunicación externa: Compartir la línea de tiempo del proyecto con clientes o colaboradores externos sin concederles acceso completo a la plataforma.
- Presentaciones: Cuando necesite una representación estática de la línea de tiempo de su proyecto para presentaciones o reuniones.
Asegúrese de gestionar los permisos de manera apropiada y aproveche esta función para mejorar la comunicación en sus proyectos.