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Flujos de trabajo y aprobaciones del estado del proyecto

Esta guía explica cómo funcionan las autorizaciones de cambios de estado del proyecto (flujos de trabajo) en ITM Platform.

¿Cuál es el Propósito del Flujo de Trabajo de Estado del Proyecto?

El flujo de trabajo define el proceso para actualizar los estados del proyecto y asegura que existan las aprobaciones correspondientes.

Por ejemplo, una organización puede establecer una regla en la que los proyectos con estado "En borrador" solo puedan pasar a "Iniciado" o "Descartado" con la aprobación de un miembro de la Oficina Técnica de Proyectos.

¿Cómo Acceder a la Configuración de Cambios de Estado?

Para configurar los cambios de estado, acceda a:

  1. Área de Configuración
  2. Desplegable de Parámetros
  3. Sección de Project Parámetros
  4. Menú de Estado del proyecto

Nota: Editar las configuraciones de cambios de estado requiere permisos de Full Access.

Configuración de Flujos de Trabajo de Estado

Hay cinco pasos fundamentales para definir los flujos de trabajo de estado del proyecto:

1. Definir los Estados del Proyecto

El primer paso es definir todos los posibles estados del proyecto para su organización. Los clientes de ITM Platform configuran esto durante la configuración inicial.

Nota: - Solo se puede configurar un único estado como predeterminado para nuevos proyectos. - "Borrador" y "Cerrado" son estados del sistema que no se pueden eliminar, pero sus nombres se pueden personalizar.

2. Activar Autorizaciones

Para personalizar los flujos de trabajo de estado, active las autorizaciones haciendo clic en la opción correspondiente en el panel de configuración.

3. Aplicar Restricciones de Cambios de Estado

Para definir restricciones:

  1. Seleccione el estado de origen que desea modificar.

  1. Defina los posibles estados de destino para cada estado de origen. Por defecto, todos los estados creados previamente aparecen como posibles destinos.

  2. Aplique reglas condicionales (opcional) para establecer un proceso de autorización para los cambios de estado.

Crear Reglas Condicionales

Para establecer condiciones de aprobación para los cambios de estado:

  1. Cree una nueva regla.
  2. Edite la regla definiendo:
  3. Filtros (criterios que deben cumplirse)
  4. Autorizadores (usuarios que pueden aprobar cambios)
  5. Modelo lógico (estructura de aprobación)

Puede configurar múltiples filtros para las condiciones:

4. Enviar una Solicitud de Cambio de Estado

Una vez configuradas las reglas, los Project Manager que necesiten cambiar un estado que requiera aprobación deben enviar una solicitud.

  • La solicitud se procesa directamente desde el menú del proyecto al editar el campo de estado.
  • Seleccione el estado de destino y añada comentarios antes de guardar.

Si se requiere aprobación, el estado de autorización se marcará como "Pending".

5. Aprobar Cambios de Estado

Para aprobar un cambio de estado:

  1. Inicie sesión como un aprobador autorizado.
  2. Acceda a Mis Autorizaciones en el área de Mi Escritorio.

  1. Seleccione el proyecto que requiere aprobación y haga clic en el botón Aprobar.

Este proceso garantiza transiciones controladas de estado del proyecto, manteniendo la integridad del flujo de trabajo en ITM Platform.