Avanço previsto das tarefas resumo e projetos

O cálculo do avanço esperado é executado considerando que, na data do dia, todas as tarefas são concluídas na mesma porcentagem do tempo decorrido desde o início. Nesta base, a percentagem esperada calculará o progresso das tarefas resumo e projetos da mesma forma que o faz com o progresso calculado.

Por exemplo, se uma tarefa tiver uma duração de 10 dias e a data de hoje for no sétimo dia, o sistema obtém 60% do progresso esperado para essa tarefa (6 dias decorridos / 10 dias totais).

Uma vez calculadas todas as tarefas, acumular-se-á a percentagem esperada para as tarefas resumo e para os projetos, o que resultará na percentagem de avanço esperado das mesmas.

O ITM Platform terá em conta o calendário predefinido e os fins-de-semana para o cálculo do progresso esperado, da mesma forma que são utilizados no cálculo das durações.

Progressos esperados na baseline

Se você tiver uma baseline ativa, o progresso esperado será calculado tanto para o planejamento atual quanto para a baseline, compensando tanto para a curva de acompanhamento do projeto.

Quão confiável é a % de avanço esperado?

O cálculo é uma projeção de tempo e, portanto, não representa necessariamente o progresso real esperado do projeto, a menos que o progresso real das tarefas seja proporcional ao tempo.

Em outras palavras, a produtividade real não está necessariamente ligada ao tempo decorrido. O gerente de projeto ou o gerente de tarefas informa sobre o progresso real da tarefa e não sobre o progresso do tempo, razão pela qual a % de avanço esperado pode diferir do que foi alcançado.

Exemplo: uma tarefa é colocar tijolos durante 10 dias, mas mais tijolos são colocados nos primeiros dias do que nos últimos. O responsável pela tarefa observa a realidade e ao final do terceiro dia relata um progresso/avanço de 40% (40% dos tijolos são colocados). No entanto, o progresso esperado não será igual à % de avanço real, pois o cálculo será de 30% (3 dias decorridos / 10 dias no total).

Considere a utilização do cálculo de valor agregado adicionalmente na mesma seção do projeto.

Acompanhamento e progresso em tarefas e projetos do tipo cascata (Gantt)

No ITM Platform é possível fazer acompanhamentos e indicar o progresso das tarefas do projeto, que acrescentarão um progresso calculado nas tarefas resumo e, se assim for configurado, no progresso total do projeto.

Antes de continuar, definiremos dois conceitos semelhantes, mas não iguais:

• Progresso (também conhecido como avanço e porcentagem de conclusão) de uma tarefa, resumo ou tarefas de projeto, é uma porcentagem que representa a taxa de avanço real. Assim, 0% indicará que não foi iniciado e, em geral, 100% foi concluída. Você pode marcar tarefas e projetos como concluídos sem atingir 100%
• Acompanhamento de tarefas e projetos, é um conjunto de dados que oferece mais informações. O acompanhamento inclui a avaliação (lista de valores configuráveis), uma descrição, a percentagem concluída (progresso) e a data do acompanhamento.

O progresso de uma tarefa representa o seu progresso real e, portanto, é um fato que a pessoa designada deve introduzir.

O progresso da tarefa não é dado pelo consumo real das horas planejadas, porque as horas invertidas não representam necessariamente o progresso real da tarefa. Por exemplo, você pode ter planejado 10 horas para a tarefa e conclui-la em 5 ou em 15.

Quem pode relatar o andamento de uma tarefa?

Normalmente, serão os gerentes da tarefa ou o gerente do projeto, embora os usuários com permissões de acesso total podem fazer alterações sem necessariamente ter que ser atribuído ao projeto.

Onde você pode atualizar essas informações nas tarefas?

Há três locais a partir dos quais um usuário pode relatar o progresso: em “meu quadro de horários”, na seção acompanhamento das tarefas e no Gantt.

É possível atualizar as tarefas de forma automatizada a partir de outro aplicativo com API‘s.

Acompanhamento em “Meu quadro de horários”:

Se o usuário designado à tarefa é o responsável pela mesma e este tem uma licença, pelo menos de Team Member, encontrará um ícone de “progresso” à direita da tarefa que permitirá realizar um acompanhamento completo sobre o avanço de dita tarefa.

Acompanhamento na seção “Acompanhamento” da tarefa:

As tarefas têm várias seções de informação, sendo uma delas “Acompanhamento”, onde o histórico dos mesmos fica armazenado, bem como a possibilidade de adicionar um novo acompanhamento.

Acompanhamento da tarefa alterando o status da tarefa

Quando você move uma tarefa para um estatus tipo completado, você pode configurar o sistema para que o progresso seja aumentado para 100%, gerando acompanhamento automático.

Para configurar esse comportamento em projetos waterfall (Gantt), acesse o menu CONFIGURAÇÃO > PARÂMETROS > Parâmetros de Tarefa > Status da Tarefa. Ao selecionar “Tipo de status”, marque a caixa de seleção “Atualizar automaticamente para 100%”

Depois disso, as tarefas que você marcar como concluídas serão atribuídas 100% de progresso.

Observe que se você reverter o status para um tipo “Pendente” ou “Em Andamento”, você precisará atribuir manualmente o novo progresso, se desejar.

Progresso no Gantt:

Há uma coluna “% concluída” no Gantt que pode ser atualizada pelo gerente de projeto sempre que a tarefa estiver em estado aberto.

Quando clicamos em “Salvar”, você irá gerar automaticamente um acompanhamento na tarefa, as porcentagens de progresso das tarefas resumo também serão atualizadas, se houver, e se a opção estiver marcada, você criará também automaticamente um acompanhamento geral no projeto com os dados do progresso calculado.

Acompanhamento do projeto

Na aba acompanhamento, é possível encontrar indicadores agregados:

• % Completado: representa o progresso criado pelo gerente de projeto, manual ou automaticamente.
• % Esperado para hoje: representa o progresso que o projeto deveria ter hoje, com base em sua duraçao.
• Baseline – % Esperado de acordo com a baseline: representa o progresso que seria esperado de acordo com a baseline ativa.

Se você não tiver fixado uma baseline, esses dados não serão refletidos em nenhum dos gráficos.

• Botão “Adicionar acompanhamento”, opção para relatar um acompanhamento manualmente
• Botão “Ver histórico”, permite que você acesse relatórios de rastreamento anteriores
• A seção “Descrição do estado actual” mostra a descrição do último acompanhamento
• O botão “Valor Agregado”, mostrará a análise do valor agregado do projeto

Existem outros artigos relacionados com esse tema na seção projeto e controle de tarefas.

Baselines do projeto

As baselines permitem definir pontos de controle sobre o planejamento, o que pode ser comparado à situação atual do projeto.

O ITM Platform permite estabelecer todas as baselines que você desejar, podendo ter uma delas ativa (Baseline ativa), que será a comparável com a situação atual.

Quando você adiciona uma nova baseline, diferentes tipos de informações do projeto são salvos: cronograma, esforço em horas, custos e receita.

• Cronograma
  • Data de início e término do projeto.
  • Data início e término de todas as tarefas.
• Horas:
  • Horas orçadas (para a equipe interna, externa e indefinida).
  • Horas planejadas.
• Custos:
  • Custos das horas orçadas e planejadas.
  • Custos planejados das compras e suas datas.
  • Custos dos itens orçamentários.
• Receitas: montantes esperados e suas datas

Adicionar uma nova Baseline

Novas baselines podem ser criadas a partir das seções geral, orçamento e Gantt (em caso de projetos em cascata (clássico). A partir de qualquer um desses locais, a baseline registrará as informações completas do projeto.

Para estabelecer novas baselines, você precisa ter as permissões necessárias atribuídas à sua função de usuário.

• Na seção geral, clique no botão “gerenciar Baselines ” e clique no botão “criar nova baseline”.
• Na seção de orçamento, clique no botão “criar nova baseline”.
• A partir do Gantt, clique no botão “criar nova baseline”.

Em todos os casos, será solicitado o nome da baseline, propondo por padrão uma sequência lógica de acordo com a anterior –se já existia- e oferecendo a possibilidade de estabelecê-la como uma baseline ativa.

Definir uma baseline ativa

Você pode definir uma baseline existente como ativa a partir da seção geral do projeto, clicando no botão “Gerenciar baselines”. Selecione a baseline existente e clique na opção-botão à esquerda, ou clique na opção-engrenagem à direita e selecione “marcar como ativa”.

Você também pode desmarcar a baseline ativa e deixar o projeto sem nenhuma.

Acessar dados de baseline

As informações das baselines são acessíveis nos mesmos locais onde a situação atual do projeto está localizada, para que ela possa ser facilmente comparada.

• Seção geral do projeto
• Orçamento
• Gantt
• Listas de projetos e listas de tarefas
• Relatórios
• API

O nome dos campos da baseline é identificável com seus homônimos da situação atual, porque adicionam ao mesmo nome à palavra “baseline “.