Cálculo para o planejamento dos custos das horas planejadas

by | dez 10, 2018

Cálculo para o planejamento dos custos das horas planejadas

 

Para ter uma estimativa dos custos de projeto e serviço, o ITM Platform permite estabelecer um custo para cada perfil profissional para calcular o orçamento estimado da tarefa ou do projeto.

Perfis profissionais suportam intervalos de datas. Por exemplo, “engenheiro Júnior” como funcionário (interno), pode ser alocado um custo de R$ $30,00/hora de 1 a 15 de janeiro e $35.00/hora a partir de janeiro 16 em diante. Para estimar o custo de uma tarefa que vai de 1 a 30 de janeiro, o sistema multiplicará as horas alocadas por dia pelo custo padrão correspondente ao dia. Neste caso:

  • Tarefa: projeto da turbina
  • Engenheiro Júnior designado: Cairo Martell
  • Total de horas de engenheiro Júnior: 80h
  • Horário de distribuição: uniforme, 4h/dia, 20 dias no total
      - 1-15 janeiro: 20 horas

      - 16-30 janeiro: 20 horas
  • Custo das horas de trabalho
      - 1-15 janeiro: 20 horas * $30/h = $600

      - 16-30 janeiro: 20 horas * $35/h = $700

           Custo total das horas de trabalho = $1300
  • Compras de tarefas: $2000
      - Custo total da tarefa: $3300

Para poder executar o cálculo anterior, as tarefas devem ter data de início e término, para que seja possível determinar o custo padrão por hora a ser aplicado. Desde que o ITM Platform permite ter as tarefas que não têm nenhuma ou nenhuma das duas datas, os cálculos serão executados de acordo com o seguinte diagrama:

Se houver datas de início e término na tarefa, o método acima será aplicado, calculando cada dia o custo equivalente às horas de acordo com a distribuição diária.

Se houver apenas uma data, início ou data de término na tarefa, o custo padrão atual será aplicado na data existente, durante o total de horas da tarefa.

Se nenhuma data existir na tarefa, o custo padrão atual será aplicado no momento do cálculo, ao longo do total de horas da tarefa.

Todos os dados acima são aplicados também para fornecedores.

Planejamento de custo das horas estimadas estão em: lista de projetos (tarefa agregada), lista de serviços, lista de tarefas e atividades, detalhes da seção esforço de tarefa, seção de orçamento do projeto ou serviço, painel de controle, valor agregado, relatórios e métodos da API

Outros artigos relacionados: planejamento de recursos.

Meu quadro de horários

by | set 26, 2018

Meu quadro de horários

Existem três maneiras de apontar horas no ITM Platform:

  1. Através do “Meu quadro de horários”.
  2. Através da lista de tarefas
  3. Através do Slack

Alternativamente, também é possível integrar um sistema de terceiros com a planilha de horas do ITM Platform através da API (interface de integração). Isso é útil quando a organização já usa outro sistema, mas deseja explorar as informações de esforço e custo no ITM Platform

 

Meu quadro de horários

Contém todas as tarefas e atividades atribuídas a um usuário durante um período específico e permite relatar horas para cada dia, adicionar comentários para cada apontamento de horas e, se você for responsável pela tarefa ou atividade, pode adicionar um acompanhamento (% de avanço).

Este módulo oferece uma série de recursos visuais e informações que permitem ao usuário ter um melhor controle e ser mais produtivo.

Controle de período

Por padrão, o quadro de horários oferece uma exibição semanal, embora seja possível escolher um intervalo diferente entre 1 e 30 dias.

Barra de controles

Contém as ações que facilitam a visualização de tarefas e períodos

Mostra ou oculta na parte inferior do quadro de horas todos os comentários feitos durante o período
   Mostra ou esconde dias não úteis. Se mostrado, será sempre marcado em uma cor distinta
   Exibe uma ou mais linhas para nomes de tarefas. Se você mostrar apenas um e o texto exceder esse comprimento, posicionar o ponteiro sobre ele mostrará o nome completo
   Mostra ou ocultar tarefas concluídas
   Desdobra ou replica projetos ou serviços, mostrando ou ocultando seus itens de trabalho
   Mostra ou esconde os acumulados. O acumulado à esquerda acrescenta as horas anteriores ao período para aqueles elementos de trabalho e o da direita acrescenta ao último o período atual
   Mostra ou oculta o cabeçalho onde é exibido um resumo das horas reportadas e de trabalho do período
   Maximiza ou mantém a parte fixa das horas

 

Apontamento de horas e comentários

Ao clicar em uma das caixas disponíveis para inserir dados, você pode executar duas ações: inserir horas e inserir comentários. Um canto vermelho indica que horas foram inseridas, mas ainda não foram registradas e um símbolo de comentário indicará a existência de um comentário naquele dia para essa tarefa.

Um botão dará a opção de escrever ou editar um comentário existente. Esses comentários não serão visíveis para o restante da equipe, apenas pela pessoa que o apresentou e pelo gerente do projeto.

Ações por tarefa

Na parte direita do quadro de horas, é oferecida uma série de opções que afetam toda a tarefa

   Insira um número de horas que serão repetidas para essa tarefa/atividade durante todo o período mostrado
   Adicione um comentário na tarefa/atividade, que será compartilhado no painel com todos os membros dessa equipe de trabalho
   Se você é responsável pela tarefa/atividade, você pode fazer acompanhamentos (% de avanço)

Rodapé do quadro de horas

Na parte inferior, você encontrará um resumo por dia das horas informadas, comparando-as com as horas de trabalho de cada dia.

Um código de cores mostra uma diferença de + – 20% sobre as horas de trabalho, sendo o cinza indicativo de que não foram atingidos e vermelho que foram excedidos.

Todos os comentários para o período

Se você escolher na barra de controle para mostrar todos os comentários feitos no período, na parte inferior da tela eles serão mostrados, agrupados por data ou por tarefa/atividade, como você escolheu com o botão pivot.

Os gerentes de projeto e os gerentes de portfólio poderão acessar todos os comentários do relatório de tipo “meio expediente”

 

Relatório da lista de tarefas

O relatório de horas da lista de tarefas permite não apenas inserir horas, mas também as horas de início e fim.

Ele também permite que você informe as mesmas horas em um intervalo de datas, supondo que você execute a mesma rotina todos esses dias.

Avanços e atrasos entre tarefas

by | set 12, 2018

Avanços e atrasos entre tarefas

 

Ao criar dependências entre tarefas e ao alinhar o cronograma de acordo com elas, pode ser necessário adicionar folgas positivas ou negativas, de modo que o relacionamento entre uma tarefa e outra respeite uma diferença dos dias especificados. Existem dois modos de criar avanços ou atrasos:

  1. Através da coluna ” Precedência ” do Gantt

Simplesmente adicione um sinal “mais” (+) ou “menos” (-) e o número de dias, após o número da tarefa predecessora.

No exemplo, a tarefa predecessora da tarefa 43 é a tarefa 42, ao qual adicionamos +3. O sistema especificará automaticamente o tipo de dependência, que por padrão é FS (fim-início, ou sua sigla em inglês, Finish-Start), mostrando como resultado 42FS + 3

Da mesma forma, os dias podem ser subtraídos usando a notação 42FS-3

  1. Adicionando ou editando a dependência com o mouse

Se a dependência já existir, clique duas vezes com o ponteiro do mouse na seta de dependência para abrir uma caixa de diálogo que permite adicionar atrasos. Se o número digitado for negativo, resultará em um adiantamento.

Além disso, você encontrará as informações das dependências de cada tarefa na guia Geral da mesma

Note que, se você atualizar as datas de início ou término de uma tarefa na guia Geral (imagem superior) e as dependências afetarem outras tarefas, essas outras pessoas não alterarão suas datas, a menos que você atualize por dependências o Gantt.

Essa medida protege o projeto de alterações indesejadas sem uma visão completa do calendário.

Integração com Zapier

by | jul 20, 2018

Integração com Zapier

 

O Zapier é uma ferramenta de automação online para integrações entre softwares que pode conectar uma ampla variedade de ferramentas com o ITM Platform, permitindo que esses aplicativos criem tarefas automaticamente para você.

Como conectar o ITM Platform ao Zapier

  • Quando você começar a criar uma ação Zap com ITM Platform pela primeira vez, será solicitado que você conecte uma nova conta  ITM Platform
  • Clique no botão “Conectar uma nova conta” e insira os detalhes de login do ITM Platform. Observe que você pode obter o nome da conta do seu URL de login do ITM Platform. Se, por exemplo, você efetuar login em https://app.itmplatform.com/my_account, o nome da sua conta será ‘minha_conta’.
  • Depois de inserir os detalhes de login corretos, clique no botão para continuar e o pop-up será fechado. Agora você verá sua conta ITM Platform recentemente adicionada pronta para ser usada.
  • Você pode clicar no botão “Testar” para verificar se sua conta está conectada corretamente ao Zapier.

Depois de conectar o ITM Platform ao Zapier, você pode criar mais Zaps verificando nossa lista de modelos Zap ou criando seus próprios a partir do zero com o Zap Editor.

 

Coletando seus requisitos como tarefas em uma planilha de cálculo do Google

Criamos uma planilha Google pré-formatada para que você possa ir direto para o Google Sheet-ITM Platform zap  e documentar os requisitos do seu projeto. A planilha captura o mapeamento de valor e é adaptada aos parâmetros que você provavelmente usaria para definir uma tarefa. Você pode vê-lo aqui.

 

Se você tiver mais perguntas, por favor escreva a support@itmplatform.com

Para que serve a aprovação de projetos se existe um workflow?

by | jul 17, 2018

Para que serve a aprovação de projetos se existe um workflow?

 

A aprovação de projetos é um mecanismo mais simples e mais geral do que a aprovação de cada status de projeto, que é o que o fluxo de trabalho gerência.

A aprovação dos projetos ajuda a determinar se um projeto tem o consentimento para ser colocado em operação e, em geral, é um campo que só é completado antes do início do projeto.

ITM Platform fornece uma série de estados de aprovação padrão, que são personalizáveis para cada organização

Esses campos são refletidos nas diferentes telas de ITM Platform, como o portfólio ou a priorização de projetos na seção de alinhamento estratégico. De forma adicional ou então complementar pode ser usado o workflow de estados que apresenta um modelo completo de autorizações e regras para a aprovação de estados de projeto.

Devo usar o workflow ou é suficiente com as aprovações?

Em geral, depende do grau de exigência no controle das etapas do projeto: se sua organização requer uma supervisão rigorosa de investimentos em que pessoas diferentes podem estar envolvidas, sujeitas a regras diferentes (por exemplo, se o orçamento exceder uma quantidade), então é uma boa ideia ativar o fluxo de trabalho.

Se você ainda não está nessa fase de maturidade administrativa ou simplesmente o controle é executado de outra maneira, você pode usar o campo de aprovação, que pode ser preenchido pelo próprio gerente de projeto.