Importar y actualizar compras con un archivo CSV

En ITM Platform, usted puede gestionar las compras en cualquier proyecto. Las compras se pueden crear y procesar manualmente. Parte de este proceso se puede realizar importando un archivo CSV que contenga información actualizada en una o más compras. Este archivo CSV podría, por ejemplo, exportarse desde el sistema contable o ERP de su empresa.

El uso principal de esta funcionalidad es actualizar las compras existentes en ITM Platform una vez que se han pagado las facturas correspondientes. El proceso también puede utilizarse para añadir nuevas compras a ITM Platform. Dado que el alcance de este proceso abarca facturas pagadas, las compras se establecerán automáticamente en un estado que tenga un valor real (por ejemplo, "Pagado" o "Completado").

El proceso de importación se realiza en un proyecto individual. Si necesita actualizar compras en varios proyectos, deberá repetir el proceso para cada uno de ellos.

Configuración

Antes de utilizar el proceso de importación por primera vez, es necesario configurar el mapeo de campos entre el archivo CSV y ITM Platform. Esta sección requiere permisos de Acceso Total y se encuentra bajo el nombre "Importar" en "Personalización" en la pestaña "Configuración". Lo más sencillo es cargar un archivo de ejemplo, del cual ITM Platform leerá los nombres de las columnas. En la sección a continuación, podrá asignar el nombre de cada columna del CSV a su campo correspondiente en ITM Platform. Por ejemplo…
…
Todos los campos son opcionales, excepto "Nombre", "Fecha de estado" y "Importe real".

En la pantalla de configuración anterior, se ofrecen opciones adicionales:

Establecer como campo clave: Es obligatorio seleccionar qué campo se utilizará para establecer la relación entre cada fila del archivo CSV y la compra en ITM Platform. Puede elegir entre "Nombre" o "Compra No.".
Permitir la creación de nuevas compras: Active esta opción si desea permitir la creación de nuevas compras a partir del archivo CSV (según se describe con más detalle en "Creación de nuevas compras").
Permitir agrupar varias compras en una sola compra en ITM Platform: Active esta opción si desea agrupar varias compras del archivo CSV en una única compra en ITM Platform (según se describe con más detalle en "Agrupación de compras").
Separador de campos: Seleccione qué carácter se utilizará como separador de campos por defecto en el archivo CSV, eligiendo entre coma (,) y punto y coma (;). Esta configuración podrá sobrescribirse en cada importación.
Valor real: Al actualizar o añadir compras a ITM Platform desde el archivo CSV, estas se asignarán automáticamente a un estado con un valor real. Si en los parámetros de compras de su empresa existen varios estados con un valor real, puede seleccionar en esta configuración el estado al que se deben establecer las compras.
Asociación de compras anteriores: ITM Platform intenta vincular las compras de su archivo CSV con una compra existente en ITM Platform. En esta configuración, puede indicar qué debe hacerse si la fecha de estado de la compra importada es anterior a la(s) fecha(s) de vencimiento de la compra(s) coincidente(s) en ITM Platform. Las opciones disponibles son vincularla a la compra en ITM Platform con la fecha más antigua, con la fecha más reciente o crear una nueva compra.
Asociación de compras posteriores: En esta configuración, puede indicar qué debe hacerse si la fecha de estado de la compra importada es posterior a la(s) fecha(s) de vencimiento de la compra(s) coincidente(s) en ITM Platform. Las opciones disponibles son vincularla a la compra en ITM Platform con la fecha más antigua, con la fecha más reciente o crear una nueva compra.
Asociación por defecto: En esta configuración, puede indicar qué debe hacerse si la fecha de estado de la compra importada se sitúa entre las fechas de vencimiento de las compras coincidentes en ITM Platform. Las opciones disponibles son vincularla a la compra en ITM Platform con la fecha más antigua, con la fecha más reciente, con la fecha más cercana o crear una nueva compra.
Coincidencia débil: La coincidencia se basa en el grado de similitud entre los nombres de las compras en su archivo CSV y los de ITM Platform. En esta configuración, puede determinar el porcentaje mínimo de similitud para que una coincidencia se considere débil.
Coincidencia fuerte: La coincidencia se basa en el grado de similitud entre los nombres de las compras en su archivo CSV y los de ITM Platform. En esta configuración, puede determinar el porcentaje mínimo de similitud para que una coincidencia se considere fuerte.

*** Tenga en cuenta que estas configuraciones se aplican a todos los proyectos y a todos los usuarios de su organización. **

Actualizar compras existentes

El proceso se inicia haciendo clic en el botón "Importar desde archivo CSV" dentro de la sección Gestionar compras de un proyecto.

Se abrirá una ventana emergente en la que se le solicitará seleccionar su archivo CSV. En este punto, también podrá cambiar el separador de campos de su archivo CSV (coma o punto y coma).

Si se detectan incidencias, normalmente relacionadas con la sintaxis o el formato del archivo, recibirá un mensaje de error.

Al hacer clic en "Guardar", analizaremos su archivo CSV y le haremos una propuesta de cómo actualizar las compras. En la pantalla que se muestra a continuación, podrá realizar los cambios necesarios.

En el lado izquierdo de la pantalla, verá los campos extraídos del archivo CSV (campos con fondo gris).
En el lado derecho de la pantalla, aparecerán los campos correspondientes a las compras en ITM Platform con sus respectivos valores. Cualquier cambio realizado se aplicará a todos los campos.
En el centro de la pantalla, encontrará la columna "Tipo de coincidencia", que muestra el tipo de coincidencias que se han encontrado entre las compras de su archivo CSV y ITM Platform.
- Basándose en los nombres de las compras en su archivo CSV, una "coincidencia fuerte" indica que existe una fuerte correlación con otro nombre de compra encontrado en ITM Platform.
- Basándose en los nombres de las compras en su archivo CSV, una "coincidencia débil" indica que existe una correlación débil con otro nombre de compra encontrado en ITM Platform.
- "Nueva entrada" significa que no existe correlación y, dado que se permite la creación de nuevas compras a partir del archivo CSV, se creará una nueva compra.
- "Sin coincidencia" significa que no existe correlación y no se permite la creación de nuevas compras a partir del archivo CSV. Para continuar, deberá eliminar esta compra de la lista o seleccionar manualmente una compra de ITM Platform.
- "Seleccionado manualmente" significa que debe establecer manualmente la relación con una compra en ITM Platform.
En la columna "Nombre", se muestra la compra que se actualizará en ITM Platform. Para facilitar su identificación, se muestra su fecha de vencimiento entre paréntesis.
Para las compras existentes, la cuenta presupuestaria que se muestra no se puede modificar.
Al hacer clic en el botón junto al nombre de la compra, se abre una ventana emergente que le permite cambiar la compra que se actualizará.
Los campos "Descripción", "Compra No.", "Importe real", "Importe proyectado" y "Fecha de estado" se pueden modificar manualmente, escribiendo directamente en el campo deseado. El campo "Tipo" se puede modificar seleccionando un valor existente del menú desplegable.
Puede (opcionalmente) incluir un nombre de proveedor o tipo de compra, que se incorporará en la compra solo si se encuentra un valor coincidente en ITM Platform.
El proveedor se puede cambiar haciendo clic en el botón junto a él, lo que abrirá una ventana emergente donde podrá seleccionar un proveedor existente o crear uno nuevo.
También puede seleccionar o cambiar la tarea de la que depende una compra.
La columna "Grupo" muestra a qué grupo pertenece una compra. (Para más información, consulte la sección "Agrupación de compras").
La "x" en la última columna permite al usuario excluir compras individuales del proceso de importación.

Una vez que haya revisado el resumen de la importación y realizado los cambios necesarios, haga clic en "Confirmar" para enviar las modificaciones. Si existen incidencias con la importación, se le notificará mediante una ventana emergente y los cambios no se aplicarán hasta que se solucionen los problemas.

Agrupación de compras

La agrupación de compras permite al usuario agrupar dos o más compras del archivo CSV en una única compra correspondiente en ITM Platform. Esto implica que se combinan los datos de dos o más compras del archivo CSV para actualizar una única compra en ITM Platform:

La fecha de estado que se establece es la que está más cercana a la fecha de vencimiento de la compra correspondiente en ITM Platform.
Para determinar el importe real que se establecerá en ITM Platform, se suman los importes de las compras individuales del archivo CSV.
Para añadir o actualizar el resto de la información en ITM Platform, se utilizan los datos de la compra del archivo CSV que tenga la fecha de estado más cercana a la fecha de vencimiento de la compra en ITM Platform.
La columna "Grupo" indica a qué grupo pertenece una compra.

Si ITM Platform ha encontrado una coincidencia con una compra existente pero prefiere crear una nueva compra en ITM Platform, puede hacer clic en el icono junto al nombre de la compra. En la ventana emergente que se abre, haga clic en "Crear nueva compra" y se generará una nueva compra.

Los grupos se proponen automáticamente en función de los nombres encontrados en el archivo CSV. Si no está de acuerdo con la propuesta que realiza ITM Platform, puede eliminar la compra del grupo. Haga clic en el icono junto al nombre de la compra y, en la ventana emergente que se abre, haga clic en "Eliminar del grupo".

Para añadir compras a un grupo, puede modificar manualmente la compra vinculada en ITM Platform. Si una compra de ITM Platform ya está vinculada a una o varias compras del CSV, se creará o ampliará un grupo.

Para eliminar compras de un grupo, puede cambiar manualmente la compra vinculada en ITM Platform. Al hacerlo, se eliminará automáticamente la compra de su grupo correspondiente. Tenga en cuenta que al hacer clic en "x", las compras se excluyen por completo de la importación, no solo del grupo.

La agrupación de compras se puede realizar tanto para compras existentes como para nuevas compras.

La agrupación de compras únicamente es posible si se ha habilitado la configuración correspondiente en la pantalla de configuración de importación.

Creación de nuevas compras

El proceso de creación de nuevas compras es similar al de actualización de compras existentes. En un mismo archivo CSV se pueden combinar compras existentes y nuevas compras.

Si ITM Platform no detecta una coincidencia entre la compra de su archivo CSV y ITM Platform, propone crear una nueva. Esto se indica con el valor "Nueva entrada" en la columna "Tipo de coincidencia". Algunas características específicas de la creación de nuevas compras son:

Seleccione una cuenta presupuestaria para cada nueva compra individual, eligiéndola del menú desplegable.
ITM Platform utilizará el nombre de compra proporcionado en el archivo CSV y este no se podrá modificar.
Puede (opcionalmente) incluir un nombre de proveedor o tipo de compra, que se incorporará en la compra solo si se encuentra un valor coincidente en ITM Platform.
Si incluye múltiples entradas de la misma compra en su archivo CSV, se agruparán automáticamente (si la agrupación está habilitada).
Puede seleccionar manualmente una compra existente de ITM Platform. Al hacerlo, se actualizará una compra existente en lugar de crear una nueva.

Historial de importaciones

Haga clic en "Importar desde archivo CSV" dentro de la sección Gestionar compras del proyecto y, en el menú desplegable, seleccione la opción "Ver historial de importaciones".

Se abrirá una ventana emergente donde verá un historial de todas las importaciones realizadas, junto con la fecha, el número de registros y el usuario.

Al hacer clic en una fila, se mostrará el detalle completo de la importación.

Requisitos para el formato del archivo CSV

Por favor, formatee su archivo CSV teniendo en cuenta los siguientes requisitos:

La primera fila debe incluir los nombres de las columnas.
Todas las columnas deben estar separadas por comas; no se admiten otros separadores.
Los valores pueden, opcionalmente, ir entre comillas (“”). Esto es necesario, por ejemplo, si necesita incluir comas en importes o dentro de un nombre.
Los formatos de importe y fecha deben coincidir con la configuración de la empresa en ITM Platform.
El archivo debe estar codificado en Unicode UTF-8.