Seguimiento de Proyectos en Cascada
ITM Platform le ofrece las herramientas para informar y supervisar el progreso de las tareas en un proyecto. El progreso de las tareas se utilizará para calcular el progreso calculado de las tareas resumen y el progreso total del proyecto.
Antes de continuar, definamos dos conceptos similares pero no iguales:
- Progreso de una tarea, una tarea resumen o de un proyecto (también conocido como porcentaje completado) es un porcentaje que representa la proporción real de avance. Así, 0% indicará que no se ha iniciado y, en general, 100% indica que se ha completado. Usted puede marcar tareas y proyectos como finalizados sin haber alcanzado el 100%.
- Informe de progreso de tareas y proyectos ofrece información adicional. Incluye una valoración (lista de valores configurable), una descripción, el porcentaje completado (progreso) y una fecha de informe.
El valor de progreso representa el avance real y lo informa una persona, por lo general el responsable de tarea o el Project Manager.
Reportar horas no cambia el progreso de una tarea. Las horas registradas en la hoja de horas reflejan el esfuerzo real y el coste, pero el % completado de una tarea solo cambia con un informe de progreso, porque las horas invertidas no indican necesariamente cuánto se ha avanzado en ella. Esto también se aplica cuando el proyecto calcula el progreso por esfuerzo: ese método usa las horas estimadas para ponderar cada tarea en el progreso de las tareas resumen y del proyecto, no las horas reportadas. Consulte progreso calculado.
¿Quién puede informar del progreso de una tarea?
Pueden añadir un informe de progreso a una tarea:
- El responsable de tarea, es decir, un miembro del equipo con el rol Responsable en la tarea.
- El Project Manager, cuando su rol permite los informes de progreso.
- Los administradores de la compañía y los usuarios cuyo rol da acceso al progreso de las tareas de todos los proyectos, como los usuarios Full Access, sin necesidad de estar asignados al proyecto.
Los miembros de la tarea, asignados con el rol Miembro, reportan tiempo en ella, pero no pueden informar de su progreso. Cuando terminan su parte del trabajo, el responsable de tarea o el Project Manager actualiza el progreso.
El responsable de tarea se elige al asignar la tarea en la pestaña Equipo del proyecto, seleccionando el rol en la tarea Responsable. Consulte Gestión del equipo del proyecto.
¿Dónde puede informar del progreso en las tareas?
Existen tres lugares desde los cuales un usuario puede informar del progreso: la hoja de horas, la sección de seguimiento de tareas y el diagrama de Gantt.
Es posible realizar el seguimiento de manera automatizada desde otra aplicación utilizando la API.
Seguimiento desde la hoja de horas
En la hoja de horas, el icono Añadir un seguimiento aparece junto a cada tarea de la que usted es responsable, junto a las tareas de los proyectos que gestiona cuando su rol permite los informes de progreso, y junto a todas las tareas si es administrador de la compañía. Abre el formulario del informe de progreso sin salir de la hoja de horas, de modo que puede registrar horas y progreso en la misma visita.
Seguimiento desde la pestaña “Tareas”
Las tareas tienen varias secciones de información, una de ellas es “Progreso”, donde verá un historial de seguimiento, así como la posibilidad de añadir uno nuevo.
Informe de progreso desde el diagrama de Gantt
En el diagrama de Gantt, existe una columna de “% Completado” que puede ser editada por el Project Manager.
Al guardar, se generará automáticamente un informe de progreso para cada tarea. El progreso de las tareas resumen se actualizará siguiendo el método de progreso calculado configurado en el proyecto. Si se marca la opción, también se creará un informe de progreso del proyecto.
Estado de la tarea y progreso
Informe de progreso al cambiar el estado de la tarea
Cuando cambia una tarea a un estado de tipo completado, puede configurar el sistema para que el progreso se incremente hasta el 100%, generando un informe de progreso automático.
Para configurar este comportamiento en proyectos en cascada (diagrama de Gantt), acceda al menú CONFIGURACIÓN > PARÁMETROS > Parámetros de Tarea > Estado de Tarea. Al seleccionar “Tipo de estado”, marque la casilla “Actualizar automáticamente al 100%”.
A partir de entonces, las tareas que marque como completadas se asignarán un progreso del 100%.
Tenga en cuenta que, si revierte el estado a un tipo de “Pendiente” o “En Progreso”, deberá asignar manualmente el nuevo progreso, si lo desea.
El estado de la tarea cambia con el progreso
Lo contrario también ocurre, y no requiere ninguna configuración: en los proyectos en cascada el estado de la tarea sigue al progreso que usted reporta, desde donde lo reporte (la sección Progreso de la tarea, el diagrama de Gantt o la API).
- Reportar cualquier progreso superior al 0% en una tarea “Pendiente” la cambia a un estado de tipo “En curso”.
- Reportar el 100% la cambia a un estado de tipo “Completado”.
- Bajar del 100% una tarea completada la devuelve a “En curso”, y volver al 0% la devuelve a “Pendiente”.
Cuando su organización tiene más de un estado de un mismo tipo se aplica el estado predeterminado de ese tipo y, si no lo hay, el más antiguo. Las tareas en “Backlog” o “Archivo” mantienen su estado salvo que lleguen al 100%, un estado que usted fije a mano se conserva hasta el siguiente informe de progreso y las columnas de los tableros ágiles nunca cambian por esta vía.
Sección de Informe de Progreso
En la sección de Progreso del proyecto, tendrá acceso a las siguientes métricas:
- % Completado: representa el progreso establecido por el Project Manager, ya sea de forma manual o automática.
- % Esperado hoy: representa el progreso que el proyecto debería haber alcanzado hoy, en función de su duración.
- Línea base – % esperado: representa el progreso que se esperaría de la línea base activa.
Si no ha configurado una línea base, estos datos no se reflejarán en ninguno de los gráficos.
En esta sección también encontrará:
- Botón “Añadir un informe de progreso”, la opción para informar del progreso manualmente.
- Botón “Ver historial”, que le permite acceder a informes de progreso anteriores.
- La sección “Descripción del estado actual” que muestra la descripción del último informe.
- El botón “Valor Ganado” le mostrará el análisis del valor ganado del proyecto.
FAQ - Preguntas frecuentes
¿Reportar horas en la hoja de horas actualiza el progreso de la tarea?
No. Las horas reflejan el esfuerzo real y el coste, y el progreso de la tarea no cambia hasta que alguien añade un informe de progreso. Si usted es el responsable de la tarea, añádalo con el icono Añadir un seguimiento junto a la tarea en la hoja de horas cuando registre sus horas. Si es miembro de la tarea, pida al responsable de tarea o al Project Manager que actualice el progreso.
¿Por qué el diagrama de Gantt no muestra progreso después de que el equipo reportara horas?
La columna % Completado del diagrama de Gantt muestra el último informe de progreso de cada tarea, y las tareas resumen y el proyecto se calculan a partir de esos valores. Las horas reportadas no cuentan para esa cifra, ni siquiera en los proyectos que calculan el progreso por esfuerzo. Para comparar las horas invertidas con las estimadas, consulte el esfuerzo real y el estimado de la tarea.