Gestión de calendarios
ORGANIZACIÓN > Gestión de usuarios > Calendarios
El menú Calendarios le permite crear y gestionar calendarios para su empresa. Los calendarios definen los días no laborables de su organización. Por ejemplo, si su empresa opera en varias regiones, puede crear un calendario para cada región y asignarlo a los usuarios en consecuencia. También puede crear calendarios para días festivos o eventos especiales.
Al crear un calendario, puede:
- Establecer su nombre
- Definir los días no laborables
- Designarlo como el calendario predeterminado de la empresa
Creación de un nuevo calendario
Para crear un calendario distinto al predeterminado, vaya a:
ORGANIZACIÓN > Gestión de usuarios > Calendarios y haga clic en Añadir nuevo calendario.
Seleccione los días no laborables para este calendario.
Luego, asigne este horario a los usuarios en la sección de Gestión de usuarios.
Subir días no laborables mediante CSV
También puede subir los días no laborables utilizando un archivo CSV descargando una plantilla e importando los datos.
Sección de calendario de usuario
GESTIÓN > Usuarios > [Usuario] > Calendario
A cada usuario se le asignan inicialmente dos calendarios:
- Calendario predeterminado de la organización: Definido en la sección de Gestión de usuarios > Calendarios.
- Calendario personal: Incluye los días festivos y de permiso específicos del usuario.
Además, puede asignar calendarios a nivel de cuenta, como los calendarios de días festivos regionales. Los calendarios asignados afectan a:
- Días no laborables
- Disponibilidad
- Estimación del esfuerzo
- Distribución de horas
Cuando se añade o modifica un calendario, ITM Platform recalcula la distribución del esfuerzo de las tareas del usuario en consecuencia.
Gestión de calendarios de usuario
En la pestaña Calendario de un usuario, verá:
- El calendario predeterminado de la empresa
- El calendario personal (para días festivos individuales y permisos)
- Cualquier calendario a nivel de cuenta asignado al usuario
Por ejemplo, si su empresa dispone de calendarios regionales, puede agregarlos aquí para garantizar una planificación precisa para los usuarios en diferentes ubicaciones.
Asignar calendarios a proyectos
Además de asignar calendarios a usuarios, puede asignar un Calendario de festivos específico a cada proyecto. Esto permite que las programaciones del proyecto utilicen un calendario distinto al predeterminado de la cuenta.
Cuando un proyecto no tiene un calendario personalizado asignado, utiliza el Calendario de festivos predeterminado de la cuenta, es decir, el mismo comportamiento que antes.
Cómo establecer el calendario de un proyecto
- Abra el proyecto y vaya a la pestaña General.
- Busque el desplegable Calendario de festivos.
- Seleccione el calendario deseado o elija "Predeterminado" para utilizar la configuración predeterminada de la cuenta.
- Guarde el proyecto.
Cuando modifica el calendario respecto al valor guardado, aparece un icono de advertencia naranja junto al desplegable. Al pasar el cursor sobre él, se indica que al guardar se recalculará la duración de las tareas y del proyecto y el esfuerzo no asignado, sin cambiar las fechas.
Qué afecta el calendario del proyecto
- Diagrama de Gantt — Los días no laborables (columnas sombreadas) reflejan el calendario del proyecto
- Cálculos de duración — El número de días laborables entre las fechas de inicio y fin de la tarea se calcula con el calendario del proyecto
- Distribución de esfuerzo no asignado — Los días laborables para esfuerzo asignado a una categoría (no a una persona específica) se determinan según el calendario del proyecto
- Planes generados por IA — Los cálculos de fechas utilizan el calendario del proyecto
- Reconocimiento de ingresos — El recuento de días laborables para modelos de ingresos utiliza el calendario del proyecto
Qué NO se ve afectado
- Horarios individuales de usuarios — Las Horas de trabajo y los festivos personales de cada miembro del equipo no cambian. Las hojas de horas, la distribución de esfuerzo por usuario y el Análisis de recursos siguen utilizando el horario asignado individualmente a cada persona.
- Gantt de Portafolio y Programa — Estas vistas agregadas siguen utilizando los valores predeterminados de la cuenta.
Cambiar el calendario de un proyecto con tareas existentes
Puede cambiar el calendario de un proyecto en cualquier momento. Las fechas de las tareas permanecen igual, pero las duraciones se recalculan automáticamente según los nuevos días laborables. El diagrama de Gantt se actualiza en consecuencia y el esfuerzo no asignado se redistribuye.
Protección contra eliminación
Si un Calendario de festivos está asignado a uno o más proyectos, no se puede eliminar. Verá un mensaje indicando cuántos proyectos lo utilizan. Para eliminarlo, primero reasigne cada proyecto a un calendario diferente o vuelva a seleccionar Predeterminado.